Office Manager / Operations Coordinator (k/m)

O nas: LEGALLY.SMART to polska kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie działająca międzynarodowo. Kancelaria specjalizuje się w kompleksowej obsłudze biznesu (w tym klientów zagranicznych), jak również podmiotów należących do szeroko rozumianego sektora publicznego. Zajmujemy się także innowacyjnymi i rozwijającymi specjalizacjami prawnymi (m.in. doradztwo w projektach „smart city”, projekty infrastrukturalne, India Desk).

Twój zakres obowiązków:

Zarządzanie operacyjne biurem:

• Nadzór nad bieżącym funkcjonowaniem biura i administracją

• Obsługa recepcji oraz urządzeń biurowych

• Dbanie o porządek w biurze i salach konferencyjnych

• Bieżąca organizacja pracy biura, w tym obsługa spotkań wewnętrznych i zewnętrznych

• Współpraca z zarządcą budynku: zgłaszanie usterek i egzekwowanie napraw

• Koordynacja współpracy z firmami kurierskimi oraz dostawcami usług

Tworzenie i usprawnianie procesów:

• Projektowanie i wdrażanie procesów administracyjnych oraz biurowych

• Optymalizacja workflow i organizacji pracy zespołu

• Dbanie o prawidłowy obieg dokumentów oraz komunikację w biurze

• Budowanie systemu organizacyjnego zapewniającego terminowość i jakość realizowanych zadań

Onboarding i wsparcie zespołu:

• Przygotowywanie stanowisk pracy dla nowych pracowników

• Koordynacja onboardingu (dostępy, materiały, wdrożenie)

• Wsparcie zespołu w codziennych zadaniach operacyjnych

• Dbanie o właściwą atmosferę i organizację pracy

Koordynacja oraz wsparcie działań marketingowych i komunikacji:

• Nadzór nad realizacją zadań zespołu marketingowego

• Przygotowywanie prezentacji, ofert, materiałów marketingowych i postów oraz inicjowanie pomysłów na zaprezentowanie działań kancelarii

• Pilnowanie terminów i spójności działań komunikacyjnych

Obsługa klientów i ofertowanie:

• Odpowiadanie na zapytania klientów

• Koordynacja przygotowania ofert

• Dbanie o wysoki standard komunikacji

Finanse i administracja:

• Wystawianie faktur

• Rozliczenia i dokumentacja administracyjna

• Współpraca z działem finansów i księgowością

Organizacja i logistyka:

• Kompleksowe zaopatrzenie biura (sprzęt, artykuły spożywcze)

• Organizacja podróży służbowych (loty, hotele)

• Przygotowanie i obsługa wydarzeń firmowych oraz eventów integracyjnych

Zarządzanie zadaniami i egzekucja:

• Delegowanie zadań i monitorowanie ich realizacji

• Pilnowanie terminów i kalendarzy

• Egzekwowanie terminowości i jakości pracy

• Aktywne „domykanie tematów” i pilnowanie szczegółów

Kogo szukamy?

Szukamy osoby, która:

• Ma bardzo dobrą organizację pracy oraz dbałość o terminowość i jakość wykonywanych zadań

• Jest kreatywna i samodzielna w działaniu

• Działa proaktywnie i dynamicznie – widzi problemy i je rozwiązuje

• Potrafi pracować w multitaskingu i efektywnie ustalać priorytety

• Dobrze czuje się w zarządzaniu tematami

• Ma podejście „załatwiam sprawy” i potrafi zarządzać zadaniami oraz egzekwować ich realizację

• Jest dokładna, uporządkowana i odpowiedzialna

• Swobodnie komunikuje się i tworzy dokumenty w języku polskim oraz angielskim (poziom B2+/C1)

• Jest dyskretna, rzetelna, zaangażowana