Asystent/ka Zarządu / Koordynator/ka Biura i Obsługi Klienta

Umowa na zastępstwo

O nas

Mediaformats to dynamicznie rozwijająca się firma działająca w branży marketingowej i mediowej. Wspieramy klientów w realizacji skutecznych kampanii, budowaniu relacji z odbiorcami oraz osiąganiu ambitnych celów biznesowych.

Obecnie poszukujemy osoby, która stanie się organizacyjnym sercem naszego biura. Jeśli lubisz pracę z ludźmi, potrafisz doskonale organizować zadania, dbasz o szczegóły i sprawiasz, że wszystko działa sprawnie – zapraszamy do naszego zespołu.

Twój zakres obowiązków

Wsparcie Zarządu

• bieżące wsparcie Zarządu w realizacji codziennych zadań administracyjnych i organizacyjnych,

• organizacja spotkań biznesowych, podróży służbowych, wydarzeń firmowych,

• przygotowywanie dokumentów, zestawień, prezentacji oraz materiałów na potrzeby Zarządu,

• prowadzenie korespondencji oraz nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów,

• współpraca z kontrahentami, partnerami biznesowymi oraz dostawcami usług,

• wsparcie w organizacji projektów realizowanych przez Zarząd,

• realizacja bieżących zadań zlecanych przez Zarząd.

Koordynacja i organizacja biura

• kompleksowa opieka nad biurem i zapewnienie jego sprawnego funkcjonowania,

• dbanie o estetykę, porządek oraz wysoki standard przestrzeni biurowej,

• organizacja i koordynacja codziennych spraw administracyjnych biura,

• zamawianie artykułów biurowych, spożywczych oraz wyposażenia,

• współpraca z dostawcami usług, administratorami budynku i firmami zewnętrznymi,

• nadzór nad wyposażeniem biura oraz koordynowanie napraw i zgłoszeń serwisowych,

• organizacja wizyt gości, spotkań oraz wydarzeń firmowych,

• wsparcie procesów administracyjnych związanych z funkcjonowaniem firmy,

• dbanie o komfort pracy zespołu i pozytywną atmosferę w biurze.

Obsługa Klienta

• bieżący kontakt z klientami oraz odpowiadanie na zapytania telefoniczne i mailowe,

• wsparcie klientów w zakresie realizowanych usług,

• koordynowanie przepływu informacji pomiędzy klientami a poszczególnymi działami firmy,

• monitorowanie terminowej realizacji zgłoszeń klientów,

• budowanie i utrzymywanie pozytywnych relacji z klientami,

• dbanie o wysoką jakość obsługi i pozytywne doświadczenia klientów.

Obsługa reklamacji

• przyjmowanie, rejestrowanie i koordynowanie zgłoszeń reklamacyjnych,

• kontakt z klientami w zakresie prowadzonych reklamacji,

• współpraca z odpowiednimi działami w celu sprawnego rozwiązywania zgłoszeń,

• monitorowanie terminowości procesów reklamacyjnych,

• przygotowywanie dokumentacji i raportów związanych z reklamacjami,

• identyfikowanie obszarów wymagających usprawnień w procesie obsługi klienta.

Nasze wymagania

• doświadczenie na stanowisku administracyjnym, asystenckim lub w obsłudze klienta,

• bardzo dobra organizacja pracy własnej i umiejętność ustalania priorytetów,

• samodzielność, odpowiedzialność i inicjatywa w działaniu,

• wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne,

• wysoka kultura osobista i profesjonalne podejście do obowiązków,

• dokładność, skrupulatność oraz dbałość o szczegóły,

• dobra znajomość pakietu MS Office,

• umiejętność pracy w dynamicznym środowisku.

Mile widziane

• doświadczenie w pracy w branży marketingowej, mediowej lub reklamowej,

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym,

• doświadczenie w organizacji wydarzeń i spotkań biznesowych.

Oferujemy

• opiekę medyczną Medicover/ Kartę Multisport

• program poleceń pracowników

• śniadania mistrzów

• wspólne wyzwania sportowe

• samodzielne i odpowiedzialne stanowisko

• realny wpływ na organizację pracy biura i usprawnianie procesów

• współpracę z zaangażowanym i wspierającym zespołem

• możliwość zdobywania nowych kompetencji i rozwoju zawodowego

• nowoczesne biuro na warszawskim Mokotowie

Jeśli lubisz, gdy wszystko jest dopięte na ostatni guzik, potrafisz łączyć zadania administracyjne z obsługą klienta i odnajdujesz się w dynamicznym środowisku pracy – czekamy na Twoją aplikację.