Asystent/ka Zarządu / Procesów w agencji reklamowej + AI

Jesteśmy butikiem mediowym kupującym media 360, specjalizującym się w planowaniu digital, który realizuje złożone strategicznie zadania reklamowe dla naszych klientów. Zobacz jakim wyzwaniom stawiamy czoła:

➡ Byliśmy odpowiedzialni za prowadzenie reklam we wszystkich Social Media dla Żabka / Hochland / Lorenz / Berlinki / Pringles.
➡ Odpowiadamy za zwiększenie sprzedaży dla sieci siłowni CityFit i Just Gym.
➡ Wprowadziliśmy na rynek nową kategorię produktową: brain drink Brainer. Kampania prowadzona była w 11 kanałach online i offline.
➡ Wspieramy w rozwoju startup Petsy.
➡ Wdrażamy nietypowe formaty reklamowe, jak bannery z wbudowanym silnikiem Google Maps, rejestrujących konwersje przyjścia do punktów stacjonarnych, in-game ads, rich media.
➡ Prowadzimy sprzedaż wielu eventów jak Please Stand-up, koncerty Comy, Nosowskiej, Roguckiego, O.S.T.R.

Klienci, z którymi pracowaliśmy: cityfit / just gym / vox / żabka / petsy / kompania piwowarska / please stand-up! / hochland / berlinki / szkoły żak / lidia kalita / arbiton / converse / duży ben / nordis / semcore / dealz

Pracujemy w systemie 4 dniowego tygodnia pracy: od poniedziałku do czwartku 9-16 i w piątki do 15 :)

Jeśli szukasz pracy, w której będziesz tylko parzyć kawę, odbierać telefony i przekładać papiery z miejsca na miejsce, to nie wysyłaj CV. Jeśli jednak chcesz mieć wpływ na to jak agencja funkcjonuje od kuchni, samodzielnie tworzyć procesy i bawić się w automatyzację z użyciem AI, to zapoznaj się z procesem rekrutacyjnym*:

1. Otrzymujemy Twoje CV - jeśli pasujesz do profilu, rozmowę umawiamy w ciągu 1-2 dni.

2. Widzimy się na zdalnej, 30 minutowej rozmowie

3. Dostajesz zadanie rekrutacyjne do rozwiązania

4. Widzimy się na kolejnej rozmowie, gdzie omawiamy Twoje odpowiedzi

5. Zatrudniamy wybranego kandydata

Zakres obowiązków:

• obsługa administracyjna agencji przy użyciu nowoczesnych narzędzi i automatyzacji (fakturownia / airtable / scanye): faktury (przyjmowanie, opisywanie, kontakt z księgowością), ewidencja urlopów i nieobecności, korespondencja, zamówienia biurowe

• tworzenie i utrzymywanie procesów dotyczących obiegu dokumentów (umowy z klientami, NDA, aneksy, dokumenty kadrowe) oraz fakturowania projektów

• wsparcie zarządu w bieżących sprawach: kalendarz, umawianie spotkań, przygotowywanie materiałów, notatki, follow-upy

• pomoc w organizacji wydarzeń firmowych (integracje, wyjazdy zespołowe, spotkania z klientami)

• automatyzacja powtarzalnych procesów z wykorzystaniem narzędzi AI i no-code (Make, Zapier, ChatGPT/Claude, Notion AI itp.) + budżet na ich wykorzystanie

Czego oczekujemy:

• doskonałej organizacji pracy własnej i umiejętności pilnowania wielu rzeczy jednocześnie

• doświadczenie w administracji fakturami i znajomość pojęć księgowych

• samodzielności i inicjatywy — nie czekasz, aż ktoś Ci powie co masz robić, tylko widzisz co trzeba poprawić i to robisz

• podstawowych umiejętności automatyzacji procesów z użyciem AI, potwierdzonych projektami (mogą być prywatne — liczy się to, że coś zbudowałeś/aś, a nie gdzie) -> wymagane w CV

• dobrej znajomości języka angielskiego

• dobrej znajomości pakietu Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar)

• mile widziana znajomość Notion, ClickUp/Asana lub podobnych narzędzi

• dyskrecji i dojrzałości biznesowej — będziesz mieć dostęp do wrażliwych informacji

• zaangażowania i chęci uczenia się nowych rzeczy

Co możemy Ci zaoferować:

• pracę zdalną

• 4-dniowy tydzień pracy (pon-czw 9-16, piątki do 15)

• elastyczny tryb zatrudnienia: pełny etat, 3/4 lub 1/2 etatu — do ustalenia

• samodzielne stanowisko z realnym wpływem na to jak funkcjonuje agencja

• wynagrodzenie 6-8k netto przy pełnym etacie (proporcjonalnie przy mniejszym wymiarze)

• możliwa UoP lub B2B

• przestrzeń do nauki i eksperymentowania z narzędziami AI