Specjalista / Specjalistka ds. organizacji pracy biura

Poszukujemy dwóch osób na stanowiska: Specjalista / Specjalistka ds. organizacji pracy biura odpowiedzialnych za obsługę dwóch odrębnych obszarów:

- Biura Prawnego

oraz

- Biura Audytu i Compliance.

Każda z zatrudnionych osób obsługiwać będzie jedno biuro. Stanowiska mają ten sam profil administracyjno-organizacyjny, jednak zakres codziennych zadań będzie się różnić ze względu na specyfikę danego biura.

Zachęcamy do aplikowania osoby zainteresowane pracą w jednym z powyższych obszarów, zaznaczając preferowany obszar w formularzu aplikacyjnym.

GŁÓWNE ZADANIA

• Koordynacja oraz obsługa pracy sekretariatu biura.

• Prowadzenie obiegu dokumentów oraz korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej.

• Bieżące administracyjne wsparcie dyrektora biura w realizacji codziennych obowiązków.

• Prowadzenie i aktualizacja terminarza spotkań dyrektora.

• Koordynacja i organizacja wyjazdów służbowych (dokonywanie rezerwacji i rozliczeń finansowych).

• Umawianie, organizacja oraz obsługa spotkań służbowych.

• Obsługa telefoniczna sekretariatu oraz dyrektora.

• Przygotowywanie dokumentacji na potrzeby dyrektora (np. projektów pism, zestawień).

• Przetwarzanie i obsługa faktur biura.

• Realizacja spraw związanych z zaopatrzeniem sekretariatu i biura w materiały biurowe.

• Zapewnienie sprawnego przepływu informacji oraz współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi biura a innymi działami Spółki.

OCZEKIWANIA

• Doświadczenie na podobnym stanowisku (w przypadku biura prawnego – preferowane doświadczenie w biurach prawnych lub biurach Zarządu, w przypadku biura audytu i compliance –  preferowane doświadczenie w środowisku regulowanym, obejmujące wsparcie procesów audytowych).

• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office.

• Umiejętność dobrej organizacji pracy własnej oraz wykonywania wielu zadań jednocześnie, rzetelność, dokładność i odpowiedzialność w realizacji powierzonych zadań.

• Wysoka kultura osobista oraz umiejętność profesjonalnej komunikacji.

• Umiejętność pracy z informacjami wrażliwymi.

• Wykształcenie wyższe.

MILE WIDZIANE

• Znajomość systemu SAP.