Executive Assistant

Kogo szukamy? 🔎

Poszukujemy osoby, która będzie najbliższym partnerem Zarządu w prowadzeniu spraw organizacyjnych, strategicznych i komunikacyjnych firmy.  To rola łącząca funkcje doradcze, koordynacyjne i operacyjne, polegająca na pracy bezpośrednio z CEO i członkami zarządu, pomagając im realizować priorytety firmy. Charakteryzuje się wysokim poziomie zaufania, wymaga doskonałych umiejętności organizacyjnych, analitycznych i interpersonalnych. Jeżeli lubisz łączyć perspektywę biznesową z operacyjną i świetnie odnajdujesz się w pracy „tuż obok” kluczowych decydentów — ta rola jest dla Ciebie. 

Twój zakres obowiązków 📑

• Bliska współpraca z Zarządem oraz koordynacja bieżących tematów zarządczych. 

• Przygotowywanie materiałów merytorycznych – prezentacji, dokumentów, podsumowań oraz notatek ze spotkań zarządczych i projektowych. 

• Zarządzanie agendą Zarządu: organizacja spotkań, warsztatów i wydarzeń, pełna obsługa kalendarza (Outlook), w tym bieżące reagowanie na zmiany priorytetów. 

• Koordynacja przepływu informacji pomiędzy Zarządem a kluczowymi działami organizacji; dbałość o terminową realizację ustaleń i monitorowanie statusu kluczowych inicjatyw. 

• Przygotowywanie analiz, rekomendacji i dokumentów wspierających procesy decyzyjne na poziomie strategicznym. 

• Weryfikacja i porządkowanie dokumentów biznesowych i finansowych oraz ich redakcja zgodnie z wytycznymi Zarządu. 

• Przygotowywanie materiałów na spotkania z partnerami zewnętrznymi. 

• Zapewnienie wysokiej jakości komunikacji i reprezentowanie Biura Zarządu w kontaktach z managerami. 

• Dbanie o poufność i bezpieczeństwo informacji — rola oparta na zaufaniu i profesjonalizmie. 

  
  

Nasze wymagania 🧩

• Minimum 3–5 lat doświadczenia w pracy z kadrą zarządzającą (np. Executive Assistant, PMO, Biuro Zarządu, Chief of Staff, Business Operations). 

• Bardzo dobre umiejętności organizacyjne i komunikacyjne. 

• Umiejętność tworzenia prezentacji, syntez i dokumentów na wysokim poziomie (PowerPoint, Google Slides, raporty). 

• Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office, w tym Outlook, PowerPoint, Excel i Word. 

• Dojrzałość biznesowa, poufność i odpowiedzialność. 

• Samodzielność, orientacja na rozwiązywanie problemów, umiejętność pracy pod presją czasu. 

• Znajomość języka angielskiego na poziomie min. C1. 

• Dostępność do pracy w trybie stacjonarnym i otwartość na podróże służbowe. 

  
  

To oferujemy 🤝

• Bezpośrednią współpracę z Zarządem i realny wpływ na kierunki rozwoju firmy. 

• Dużą samodzielność w działaniu oraz możliwość kształtowania sposobu pracy Biura Zarządu. 

• Możliwość rozwoju w obszarach operacyjnych, strategicznych i inwestorskich. 

• Pracę w dynamicznym, rosnącym środowisku biznesowym. 

• Atrakcyjne wynagrodzenie i pakiet benefitów (kafeteria benefitów, prywatna opieka medyczna, kartę MultiSport, ubezpieczenie na życie, wydarzenia integracyjne, dostęp do platformy Mindgram).