HRakterna środa — 6 powodów, dla których warto mieć dobrze zaprojektowane biuro

Posiadanie przestrzeni biurowej nie jest obecnie koniecznością. Istnieje wiele środków komunikowania się na odległość i często firmy decydują się na niemal w pełni lub wyłącznie zdalną współpracę. Posiadanie przestrzeni firmowej ma jednak niewątpliwie swoje zalety i decydując się na nią warto uświadomić sobie, że pracownicy spędzają tam średnio ok. 2 000 godzin w ciągu roku. Poza zasadniczą funkcją “miejsca pracy” wpływa ono również na wiele aspektów.

Paulina Leja. Specjalistka do spraw rekrutacji IT i employer brandingu w NeuroSYS. Uwielbia kontakt z ludźmi i relacje społeczne. Chce zastanawiać się nad tym jak świat powinien wyglądać, a następnie takim go tworzyć i właśnie tę misję codziennie realizuje jako HR-owiec z wyboru. Bardzo ceni podejście projektowe oraz elastyczność w pracy. Karierę zawodową rozpoczynała w firmie oustourcingowej, następnie skoncentrowała się na działalności w software house’ach.

Warto poświęcić im nieco uwagi, ponieważ wpływają wielopłaszczyznowo na wydajność pracowników, a co za tym idzie, całego przedsiębiorstwa. Jakie to aspekty? O tym chciałabym dziś opowiedzieć. Żeby je ubarwić, będą one przeplatane zdjęciami ciekawych biur różnych firm z całego świata.

1. Produktywność

Dobrze zaprojektowane biuro to przestrzeń, w której pracownik może się skupić. Biuro może działać na pracowników i ich produktywność na wiele różnych sposobów. Może pomagać im się skupić lub przeszkadzać. Jeżeli weźmiemy pod uwagę drugą kwestię — pracowników może dekoncentrować ilość światła — za mała lub zdecydowanie za duża, czy poziom hałasu. Oprócz dźwięków (w biurze lub tych z ulicy) drażnić mogą również kolory czy aranżacja biura. Częstym problemem jest również rozmieszczenie klimatyzacji, która sprawia, że latem część pracowników siedzi w swetrze, a druga część w podkoszulkach.

Przestrzeń może również sprawiać, że pracownicy tracą czas. Codzienne wędrówki, żeby dotrzeć do swojego zespołu, który znajduje się po drugiej stronie np. 500-metrowej przestrzeni mogą zająć tylko 30 sekund, albo minutę. Jednak droga powtarzana codziennie kilkanaście albo kilkadziesiąt razy, jest ogromną stratą czasu. Dekoncentruje również nieład — może spowodować spadek produktywności do ponad 13%.

Projektując biuro trzeba brać pod uwagę wszystkie powyższe elementy — oświetlenie, natężenie hałasu, przepływ ludzi albo to, jakie trasy codziennie pokonują “wszyscy” lub część pracowników (np. te osoby, które weryfikują pracę innych). Może warto zainwestować w wygłuszacze dźwięków, dodatkowe lampy lub podwieszane elementy, które pozwolą rozprowadzić nawiew równomiernie po pomieszczeniu. Dobrze zaprojektowana przestrzeń sprawia, że każdego dnia pracownicy nie muszą zmierzyć się z koniecznością koncentracji, ze względu na powstające rozproszenie, czy ze względu na brak ergonomii biura.

Podziemne biuro White Mountain. Źródło. 

2. Kultura organizacji

Kultura organizacyjna jest to coś trudnego do zdefiniowania i jeszcze trudniejszego to świadomego kształtowania. Jest to bardzo szerokie pojęcie, ale warto podkreślić, iż nie zależy ono jednak wyłącznie od osób zatrudnionych. Przestrzeń wpływa i niejednokrotnie definiuje to jak pracownicy się poruszają i gdzie spędzają czas. Mikroskopijne, nieprzyjemne pokoje i malutka kuchnia, raczej nie wpływa na duży poziom integracji w pracy i przyjazną atmosferę. Umieszczenie kadry zarządzającej i managerów w osobnych pokojach nie komunikuje: “mamy płaską strukturę organizacyjną i jesteśmy transparentni”.

Jeżeli zależy nam na braku poczucia silnej hierarchii i atmosferze współpracy — stawiałabym na większe przestrzenie. Nie tylko open space, ale co być może ważniejsze: kuchnia, salki konferencyjne lub przestrzenie do spotkań. Pomóc mogą również duże biurka, przy których można się spotkać i omawiać poszczególne sprawy. Jeśli zależy nam na bardzo dużym skupieniu i precyzji, atmosferze koncentracji — tu sprawdzić się mogą lepiej mniejsze pokoje.

Kanadyjski gigant z branży mediów postanowił połączyć nieco staroświecki styl z klasą i elegancją. Źródło. 

3. Kultura pracy i innowacyjność

Przestrzeń definiuje to, jak i gdzie osoby w firmie będą pracować. Brak pomieszczeń do wymiany myśli z pewnością utrudni stworzenie sprawnej kultury pracy, a innowacyjność będzie tłumiona. Czasem pracownicy czują leciutkie spięcie, kiedy manager wchodzi do pokoju. Następuje krótki rachunek sumienia, “co ja właściwie zrobiłem/zrobiłam od rana?”. Na pomysły i innowacje ciężko jest zaplanować czas między 10:05, a 10:15. O, 10 minut minęło. Boom, mam pomysł.

Przestrzeń do swobodnej wymiany myśli, narzędzia takie jak tablice czy ściany z farbą pozwalającą po niej pisać, mogą pomóc odnaleźć inspirację. Do szczęścia może być też potrzebna czasem, dla odmiany, przestrzeń ciszy lub relaksu, gdzie oderwą się od swojego świetnie zaplanowanego planu dnia i pomyślą nad lepszymi rozwiązaniami.

Stave Jobs powiedział:

“There’s a temptation in our networked age to think that ideas can be developed by email and iChat. That’s crazy. Creativity comes from spontaneous meetings, from random discussions. You run into someone, you ask what they’re doing, you say “Wow” and soon you’re cooking up all sorts of ideas.”

W wolnym tłumaczeniu wypowiedź Jobsa odnosi się to do stwierdzenia, że pomysły nie rodzą się z maili czy środków do komunikowania się na odległość. Kreatywność przychodzi ze spontanicznych spotkań i przypadkowych dyskusji. Wpadasz na kogoś, pytasz się co on robi, mówisz “wow” i do głowy przychodzą Ci kolejne pomysły.

Oczywiście nie każda praca wymaga ogromnej pomysłowości. Niemniej, komunikacja jest jednym z ważniejszych elementów w prawie każdym miejscu pracy. To w jaki sposób będzie przebiegać ona na linii szef — pracownik, lub między współpracownikami, może zostać zdefiniowane po części przez organizację miejsca pracy. Może oferować możliwość prywatnych spotkań lub grupowej burzy mózgów. Może wpłynąć na to ile spontanicznej komunikacji będzie miało miejsce podczas codziennej pracy, co pociąga za sobą innowacyjność i kreatywność pracowników.

Siedziba Palotta Teamworks. Przestrzeń otrzymała nagrodę za świetne wykorzystanie przestrzeni w 2002 roku. Źródło:

Źródło.

4. Branding (=pieniądze)

Biuro niewątpliwie jest wizytówką firmy. Wywiera jakże ważne pierwsze wrażenie zarówno na klientach i kandydatach na pracowników, wpływa na odbiór oraz reputację firmy. Jest to całkowicie naturalne i słuszne. Wygląd biura potrafi sporo powiedzieć o przedsiębiorstwie, o tym na co zwracane jest w nim uwagę i jaki styl prezentuje. Jeżeli wszyscy w firmie jeżdżą na hulajnogach, to wywiera ona konkretne wrażenie. To samo można powiedzieć o braku recepcji, pięknej kuchni czy ogromnej przestrzeni pełnej mikroskopijnych boksów.

Może to zachęcić klientów, którzy prezentują konkretną kulturę organizacyjną lub ich zniechęcić.

Ładne biuro to też świetne narzędzie employer brandingowe. Jak wynika z raportu Leesman Index „The Next 250k”, blisko 90 proc. pracowników biurowych deklaruje, że ważny jest dla nich design miejsca pracy. Praca w pięknym biurze jest powodem do “pochwalenia się” swoim pracodawcą i może w łatwy sposób zwiększyć współczynnik empolyee advocacy wśród pracowników.

Innymi słowy piękne biuro to inwestycja, która może i powinna się zwrócić.

Biuro należące do Urban outfitters. Źródło.

5. Zdrowsi pracownicy

Standing deski, klęczniki, piłki, ergonomiczne krzesła czy nawet pojawiająca się ciekawostka: treadmill desk — czyli biurka z bieżnią. Dobrze zaprojektowane stanowisko pracy redukuje problemy z kręgosłupem, z krążeniem, układem pokarmowym (nasze jelita są zgniatane podczas siedzenia cały dzień na krześle, a siedzący tryb życia jest jednym z czynnikiem łączonym z częstszym zachorowaniem choćby na cukrzycę!).

Odpowiednie natężenie oświetlenia sprawia, że wzrok mniej męczy się przed komputerem i jest mniej obciążony. Natomiast świetnie wyposażona kuchnia może sprawić, że pracownicy chętniej przygotowują sobie posiłki w domu i odgrzewać je na kuchence czy w piekarniku lub w mikrofalówce.

Wszystkie te elementy sprawiają, że pracownicy są zdrowsi, a tym samym szczęśliwsi i bardziej efektywni. Bóle pleców, oczu czy brzucha rzutują na wiele innych, łączących się z nimi przypadłości sprawiają ogromny dyskomfort pracownikom na całym świecie. Możliwość zapobiegania takim sytuacjom przez pełne wyposażenie biura jest niewątpliwie sytuacją wartą wykorzystania.

Biuro architektoniczne hiszpańskiej firmy Selgas Cano. Źródło.

6. Dobry nastrój

Nie ukrywajmy — oczywiście ważna jest ergonomiczna i dobrze wyposażona przestrzeń, ale dobry design i ładne biuro sprawia, że ludzie czują się po prostu dobrze. Ciekawe pomieszczenie może zapobiec nudzie i zmęczeniu otoczeniem. Wspomniane dziś wielokrotnie naturalne światło czy rośliny (lub nawet drzewa) działają pobudzająco i sprawiają, że pracownicy chcą spędzać czas w danej przestrzeni. Dobre samopoczucie sprawia, że jesteśmy lepszymi pracownikami, pozytywnie oddziałuje to też relacje międzyludzkie. Piękne biuro sprawia, że pracownicy mają zagwarantowane odczuwanie satysfakcji z pracy na pewnym poziomie i wpływa na ich samopoczucie. A jak wynika z badań przeprowadzonych na grupie 700 pracowników — szczęście zwiększa efektywność w pracy średnio do 12%! (skrajnym przypadkiem było 20%!).

Projekt biura “BOB”, źródło.

Podsumowanie

Jak wspomniałam na początku, posiadanie biura nie jest obowiązkiem w dzisiejszych czasach. Decydując się jednak na posiadanie przestrzeni dla pracowników trzeba pamiętać, że spędzają tam oni w tygodniu pracy przeważnie około 8 godzin dziennie. Jest to niejednokrotnie dłużej niż czas, w którym świadomie przebywają w swoich mieszkaniach. Tym samym biuro często staje się drugim domem. Żeby chętnie spędzać w nim czas, przede wszystkim trzeba lubić swoją pracę, lubić ludzi, z którymi się przebywa, a samo miejsce musi być takim, w którym można poczuć się komfortowo.

Warto jest zadbać również o ten ostatni aspekt i potraktować go jak inwestycję, zwracającą się w produktywnych, szczęśliwszych pracownikach, chętniej aplikujących kandydatach i dającym możliwość zaprojektowania wrażenia, jakie się wywiera na klientach oraz wpływania na kulturę organizacji pracy w danym miejscu. Dlatego ładne biurka czy komputery mogą nie wystarczyć. Osobiście nie znam nikogo kto chciałby, żeby jego miejsce pracy wyglądało tak:

…choć może komuś to nie przeszkadza.

A na koniec chyba najciekawsze biuro jakie udało mi się znaleźć. Należy do amerykańskiej fabryki wynalazków Inventionland. Spójrzcie na to…

P.S. To też fajne!

Źródło z Dropboxa: https://jesmarycamacho.wordpress.com/2014/01/31/12-oficinas-increibles-y-super-creativas/

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.