HRakterna środa – zajęty, a produktywny. O deep worku

25 września, 2019 Zespół redakcyjny

Kolejne zadania pojawiają się na liście, końca nie widać. Jak rozciągnąć dobę i zmieścić w niej co najmniej dwie, by zdążyć zrobić jeszcze więcej? Choć jest to niemożliwe, to pewnym rozwiązaniem może być praca nad produktywnością, nad efektywnością realizowanej pracy. Czym jest deep work? O tym dzisiejszy tekst.

Spis treści

Paulina Leja. Specjalistka do spraw rekrutacji IT i employer brandingu w NeuroSYS. Uwielbia kontakt z ludźmi i relacje społeczne. Chce zastanawiać się nad tym jak świat powinien wyglądać, a następnie takim go tworzyć i właśnie tę misję codziennie realizuje jako HR-owiec z wyboru. Bardzo ceni podejście projektowe oraz elastyczność w pracy. Karierę zawodową rozpoczynała w firmie outsourcingowej, następnie skoncentrowała się na działalności w software house’ach.

Skuteczność i wydajność podejmowanych działań fascynuje mnie na wielu płaszczyznach. Wstęp teoretyczny i pierwsze narzędzia, które mogą pomóc w rozwijaniu tej umiejętności opisałam w artykule o definiowaniu celów tutaj. Staram się jednak systematycznie zgłębiać swoją wiedzę na ten temat. I tak w ręce wpadła mi książka, która podaje złoty przepis na stan idealnego, głębokiego skupienia jakim jest deep work.

Mowa o książce “Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World” autorstwa Cala Newporta, która, obok książki braci Chip “Pstyk. Jak zmieniać, żeby zmienić”, będzie najczęściej przytaczanym dziś źródłem. W książce Newporta znajduje się kilka “złotych rad” produktywności. Jak do wszystkich złotych rad podeszłam sceptycznie i tym razem na moim sceptycyzmie się nie zawiodłam – kilka z nich są niemożliwe do zrealizowania. Część z nich zależy od potrzeb i fizycznych predyspozycji odbiorcy i nie wątpię, że sam autor, oczywiście przy ogromie pracy nad sobą, ma dobre predyspozycje do realizacji swoich założeń. Nie zmienia to faktu, że jego propozycje są ciekawe, a część z nich nawet warta rozważenia. Dzisiaj skupię się na tym jak można sobie pomóc i osiągnąć stan głębokiego skupienia.

Zmiany, zmiany

Chip i Dan Cheat we wspomnianej już książce “Pstryk. Jak zmieniać, żeby zmienić” dzielą ludzi i ich system decyzyjny na wewnętrznego Jeźdźca, który wie, co należy zrobić, ale jest tylko małym człowiekiem na grzbiecie ogromnego Słonia. Słoń zaś ma siłę działania, ale jest emocjonalny i trudno długo zmuszać go do podejmowania pewnych czynności. Wynika to z tego, że samokontrola jest bezsprzecznie wysiłkiem, którego nie możemy podejmować w nieskończoność – jej zasoby są wyczerpywalne.

Autorzy, podkreślając jak niezbędna jest kooperacja obu tych elementów (Jeźdźca i Słonia), w celu osiągnięcia trwałego sukcesu, radzą, aby wykorzystywać narzędzia takie jak np. wygładzenie ścieżki. Powinniśmy zatem stworzyć kilka małych rytuałów, które pozwolą skłonić wewnętrznego słonia do podjęcia pewnych czynności (przygotujmy przed snem buty do biegania i dres, tylko tyle), które faktycznie skłonią nas do działania (budzę, się i widzę dres… no dobra, pójdę pobiegać, tak, by faktycznie osiągnąć swoje cele).

Również wspomniany Cal Newport wprowadza kilka zasad, które pomogą przekonać Słonia i Jeźdźca, lub, inaczej mówiąc, przyzwyczaić każdego do celu, który założył w swojej książce, czyli maksymalnej produktywności.

Na wstępie definiuje on deep work jako zdolność do szybkiego opanowywania skomplikowanych rzeczy oraz dostarczaniu rozwiązań na światowym poziomie, zarówno pod względem jakości, jak i szybkości działania. Podkreśla, że aktywność zawodowa wykonywana w stanie bez rozpraszania uwagi, przesuwa możliwości poznawcze do granic możliwości. Ten wysiłek tworzy nową wartość, podnosi umiejętności i daje efekty, które są trudne do powtórzenia. Brzmi idealnie, ale jak to zrobić? Cal Newport w swojej książce podał wzór na pracę wysokiej jakości:

Praca wysokiej jakości = spędzony czas x intensywność skupienia.

A w związku z tym, że nad intensywnością skupienia można pracować, podaje też przepis na to jak dojść do idealnego jego poziomu. Składa się on z pięciu zasad, które chcę wam przedstawić.

Zasady deep worku

1. Skup się na pracy

Celem tej zasady jest usunięcie rozpraszaczy, co jest pierwszym krokiem do osiągnięcia stanu pożądanego, jakim jest idealne skupienie. Żeby zrealizować tę zasadę autor proponuje kilka podpowiedzi:

a) Wybierz własną filozofię pracy

To podpowie Ci, kiedy należy wykonywać projekty. Te filozofie to:

„Monastyczna” – w której cały czas poświęcony jest pracy, aż zadanie zostanie wykonane. Tydzień, miesiąc, pół roku – 100% uwagi jest poświęcone konkretnemu celowi.
„Bimodalna” – zakłada, mnogość zadań, pośród których, np. raz w tygodniu, czy miesiącu, jeden dzień przeznaczony jest na pracę nad projektem. Tego dnia inne zajmowanie się innymi obowiązkami jest zawieszone.
„Rytmiczna” – wskazuje, aby codziennie, dokładnie o tej samej godzinie, przeznaczyć określony czas na pełne skupienie nad projektem.
„Dziennikarska” – poświęcając swoją uwagę na wybrany projekt w każdym dostępnym czasie – w komunikacji miejskiej, w przerwie na obiad.

b) Stwórz rytuały

W książce “Pstryk” autorzy wskazują, że ludzie często nie wykonują obowiązków nie z lenistwa, ale dlatego, że de facto nie wiedzą co należy zrobić. Podają idealny przykład zadania: “zrób przegląd samochodu”, który jest odkładany przez kolejne miesiące. Jednak celem nie jest wzięcie zestawu narzędzi i pilne obserwowanie samochodu, w celu ustalenia, że to rzeczywiście jest silnik.

Źródło: starecat.com

Tak naprawdę trzeba zawieźć auto do mechanika. Jednak mało który mechanik czeka z otwartymi ramionami na klientów podrzucających mu samochód, bez umówienia się na przegląd. Dlatego najpierw trzeba zadzwonić i upewnić się, że znajdzie czas dla naszego samochodu. To oznacza, że naszym zadaniem jest zadzwonienie do mechanika. A tak się składa, że nie mamy numeru telefonu. Dlatego też (mniejsze) zadanie “znajdź numer do mechanika” wyznaczone na jeden dzień lub tydzień jest znacznie mniej przerażające i dużo bardziej wykonalne, niż (większe) “zrób przegląd samochodu”. A jak już będziemy mieli ten numer, rzeczy szybko potoczą się naturalną koleją rzeczy.

Cal Newman zapoznał się z podobnymi wynikami eksperymentów społecznych, i również proponuje przemyślenie następujących kwestii:

gdzie i przez jaki czas planujesz pracować?
jak będziesz pracować, kiedy już zaczniesz?
jak będziesz wspierać swoją pracę?

Dzięki temu stojąc przed zadaniem “pracuj w pełnym skupieniu” nie zostanie to odłożone na kolejny i następny dzień, z tego powodu, że zadanie będzie zbyt trudne.

c) Stosuj “wielkie gesty”

Codzienna praca może być bardzo monotonna i nie dawać poczucia, że faktycznie jest się na drodze do osiągnięcia celu. Mówi o dużej zmianie, która wesprze stawiane przed sobą zadanie, tak aby poczuć jak ważne ono jest.

Innym przykładem jest zmiana środowiska – jak na przykład prośba o pracę cały tydzień w domu, tak by skończyć projekt. Sławnym “wielkim gestem” jest “think week”, czyli dwa tygodnie spędzane samotnie przez Billa Gates’a dwa razy do roku, podczas których myślał nad przyszłością Microsoftu.

Takie wielkie gesty można podzielić na “niskokosztowe” oraz “średnio-” i “wysokokosztowe”.

Źródło: doist.com

d) Pracuj z innymi

Cal Newman podkreśla, że żeby osiągnąć stan maksymalnego skupienia często trzeba pracować samotnie, ale to współpraca z innymi może pozwolić pobudzić kreatywność. Proponuje również spróbować współpracy na zasadach deep worku – tak, by ze współpracownikami skupiać się na jednym problemie i wspólnie motywować się do poszukiwania najlepszych rozwiązań. Współpraca powinna być planowana i traktowana priorytetowo.

e) Pracuj tak, jakbyś prowadził biznes

To jeden z moich ulubionych punktów. Nie aż tak wiele osób zastanawia się nad tym czym różni się ich praca od zadań szefa. Cal Newport oferuje kilka zasad, którymi warto się kierować w codziennej priorytetyzacji. Opiera się on na koncepcji 4DX (4 dyscypliny), przedstawionych w książce: “The 4 Disciplines of Execution”:

skup się na najważniejszych i najistotniejszych zadaniach, które przynoszą największy dochód,
wybierz metryki i używaj ich do podejmowania decyzji,
bądź ze sobą szczery w zakresie czasu spędzanego nad projektami i miej pod ręką wyniki,
weryfikuj swoje cele: codziennie, po tygodniu, po miesiącu. To pozwoli uzyskać pogląd na to, co zostało zrobione i ułatwi planowanie na kolejne okresy.

f) Bądź leniwy/leniwa

Kto oglądał film, który miał premierę w zeszłym roku “Krzysiu gdzie jesteś”, ten wie o czym mowa. Dla niewtajemniczonych, jednym z cytatów z tego filmu jest “Czasem z robienia nic rodzą się całkiem fajne cosie”. Inny znajdziecie na plakacie poniżej.

Źródło: edukacjafilmowa.pl

Cal Newport jednoznacznie zaznacza, że odpoczynek i nuda tworzą przestrzeń, żeby zastanowić się nad tym dokąd się zmierza i do jakich celów dąży. Odpoczynek również pozwala zdobyć niezbędną do skupienia energię. Wypoczęty człowiek może pracować w maksymalnym skupieniu nawet do czterech godzin, choć po tym czasie trzeba niestety liczyć się z możliwym wyczerpaniem takiej osoby, zaś osoba zmęczona w taki sposób może pracować maksymalnie godzinę.

Reasumując, zasada pierwsza pozwala na ustalenie swojego trybu pracy, tak by konsekwentnie realizować cel, radzi stosować rytuały, żeby wspomóc swoje działania oraz wielkie gesty, kiedy rutyna staje się demotywująca. Zachęca do pracy z innym oraz wdrożenia zasad 4DX, czyli takich, jakie stosują prowadzący biznes. Przypomina też jednak o konieczności odpoczynku, tak, aby móc maksymalizować swoje możliwości.

2. Zaprzyjaźnij się z nudą

(w oryginale: “Embrace Boredom”, jednak powyższe tłumaczenie wydaje mi się najbliższe sensowi tego wyrażenia).

a) Zaplanuj rozrywki

Choć ta zasada może wydawać się nieco podobna do poprzedniej, autor ugryzł ją na nieco inny sposób. Chodzi o organizację pracy i rozrywki. Przyświeca temu myśl: “rób przerwy od pracy, a nie od rozrywek”. I żeby to osiągnąć zaleca zaplanowanie rozrywek i wykorzystanie produktywnie czasu na nudę (jakkolwiek brzmi to jak oksymoron). Proponuje on na przykład ograniczenie używania internetu do pięciu minut pod koniec każdej godziny, po godzinie 17:00. Np. w przypadku chęci sprawdzenia, nazwiska aktora, który grał w filmie X, możesz zapisać to zadanie na liście i sprawdzić dopiero w wyznaczonych ramach.

Jest to o tyle trudne, że jeden z moich ulubionych badaczy psychologii, o nazwisku, które mało kto potrafi wymówić, Csikszentmihalyi, w swoich badaniach pokazał, że, o ironio, praca dużo łatwiej sprawia nam przyjemność, niż czas wolny, ponieważ z pracą wiążą się ciągłe aktywności, cele, feedback, wyzwania. Sprawia to, że jednostki są zaangażowane i tracą koncentrację na swojej osobie. Chwile wolne są nieustrukturyzowane i wymagają dużo większego wysiłku, żeby ukształtować to w coś, co może sprawiać przyjemność.

b) Pracuj jak Teddy Roosevelt

W książce opisano intensywne lata studenckie przyszłego Prezydenta USA, które utrudniały mu studiowanie. Żeby ukończyć szkołę planował dokładną ilość godzin w tygodniu, którą ma na studiowanie i skrupulatnie ją wykorzystywał. Był on całkowicie niedostępny na spotkania lub inne rozrywki. Tu kolejny raz pojawia się skuteczne wykorzystywanie czasu, na czynności, które zostały zaplanowane, a nie rozpraszanie się na inne czynności.

c) Produktywna medytacja

Medytacja w mojej ocenie, to użyte tu nieco na wyrost określenie, autor miał bowiem na myśli to, by każda wolna chwila, nie przeznaczona na pracę lub rozrywkę (np. dojazdy do pracy, spacery) została wykorzystana na skupienie na konkretnym temacie czy problemie.

d) Zapamiętaj kolejności całej talii kart

To chyba najłatwiejsze do wdrożenia ćwiczenie. Jego celem jest to, by część czasu wolnego od pracy poświęcić na ćwiczenia pamięci i koncentracji. Poleca na przykład zapamiętywanie kolejności kart w talii. Skupienie, to nic innego jak umiejętność, którą można wyćwiczyć. Budując ją na bazie tak niby trywialnego, ale trudnego zadania, mózg może wykorzystać ten stan przy bardziej znaczącej pracy.

Zasada druga pozwala ćwiczyć umiejętność skupienia i organizować swoje życie, tak, aby tę umiejętność jak najłatwiej wykorzystywać. Pozwalają również zwiększać efektywność każdej czynności poprzez planowanie zarówno rozrywek, jak i posiadanie dedykowanego czasu na realizację swoich celów. Zachęca także do wolnego, którego nie można spożytkować produktywnie przeznaczać na myślenie i planowanie, oraz ćwiczenie uwagi zapamiętywaniem kolejności kart.

3. Wyeliminuj cyfrowe zakłócenia

W osiągnięciu tego celu pomóc mogą trzy kroki:

a) Określ swoje podejście do social media, wybierz spomiędzy:

opartego na wyborze, które zakłada, że możesz korzystać z social media, jeżeli możesz zweryfikować jego możliwe korzyści, lub co Cię ominie bez korzystania z social media,
a podejścia rzemieślniczego, w którym trzeba zidentyfikować czynniki decydujące o sukcesie, szczęściu w życiu zawodowym, osobistym i korzystać z social media tylko wtedy, kiedy mają znaczenie, lub przewyższają negatywne skutki.

b) Wyeliminuj social media. …ale nie wszystkie. Ostrożnie, po dokładnej analizie czasu tam spędzanego, wybrać jeden, dwa portale, a pozostałe porzucić. Ta analiza powinna opierać się na odpowiedzi na pytania: dlaczego korzystam z tego portalu i jakie mam z tego korzyści? Być może zbyt długo odwiedzasz daną stronę, a porzucenie jej de facto niewiele zmieni w Twoim życiu.

c) Znajdź rozrywki poza siecią. Autor jest świadomy, że Internet jest często niezbędny do pracy. I dlatego, żeby podczas wykonywania obowiązków móc się maksymalnie skupić, radzi on szukania rozrywki wśród wyższych form przyjemności. Wymienia naukę muzyki, wspinaczkę górska, czy spacery wśród natury, czytanie dobrej książki, spotkania z przyjaciółmi i rodziną, czy gotowanie. W innym wypadku staniemy się przywiązani do urządzeń (takich jak telewizor czy komputer), a to nie sprzyja ochronie naszej uwagi.

Zasada trzecia ma pomóc nam poukładać relacje z social mediami, które niejednokrotnie przejmują nasz czas. Za jej pomocą ustalimy jak chcemy z nich korzystać, wyeliminujemy zbędne portale oraz odzwyczaimy się od korzystania z urządzeń elektronicznych w wolnych chwilach.

4. Eliminuj czas bez skupienia

To rada, która pierwotnie mnie nieco zraziła (przecież trzeba odpoczywać, to już ustaliliśmy!), jednak z drugiej strony pokazuje, jak bardzo jesteśmy przyzwyczajeni do stanu braku skupienia. Autor radzi, żeby zaplanować każdą minutę swojego dnia, a raczej świadomie dedykować konkretny czas na dane zadania i mieć świadomość na co go przeznaczamy. Pomóc ma w tym zapisywanie planu, weryfikacja i notowanie na nim odstępstw. To może znowu pomóc w wyłapaniu “czasopochłaniaczy”. W osiągnięciu tego celu pomóc nam mogą trzy kolejne czynności.

a) Oceń „jakość” każdej aktywności

Autor zachęca do audytu swoich codziennych zadań i nadawania im statusów na skali jak bardzo są istotne. Może pokazać, które zajęcia nie pomagają w osiąganiu celów. W myśl pracy jak biznesmen, można je eliminować. Dzięki temu łatwiej będzie “pozbyć się” pewnych czynności z życia i zrobić to świadomie.

b) Eliminuj płytką pracę

Ta rada opiera się na minimalizowaniu odpisywania na e-maile, czy wewnętrzne komunikatory. Większość z nas (co pewnie ma związek z dopaminą, silnie uzależniającym hormonem szczęścia, który uwalnia się wraz z dźwiękiem przychodzącej wiadomości) ma potrzebę żeby NATYCHMIAST odpisać na wiadomość. Weryfikacja, ile czasu zajmują nam takie zadania i chęć ich zminimalizowania, może pomóc dostrzec te faktycznie ważne zadania.

c) Bądź trudno dostępny

Ten punkt bezpośrednio łączy się z poprzednim – chodzi o dostępność w ramach komunikatorów. I nie chodzi o nie odpisywanie, co nie jest najlepszym rozwiązaniem, zwłaszcza, jeśli wymaga tego wasza praca lub po prostu chcecie pozostać lubiani. Naukowcy z Uniwersytetu w Kalifornii, odkryli, że przerwane myśli wymagają trochę czasu, żeby wrócić do poprzedniego stanu. 82% wszystkich prac jest wznawianych tego samego dnia, ale powrót do nich zajmuje średnio 23 minuty i 15 sekund. Pewnym rozwiązaniem może być wystosowana do współpracowników prośba, aby w zwięzły i klarowny sposób przedstawiali sprawę – tak aby “wgryzanie się” w nią nie zajmowało więcej, niż to jest niezbędne (a autor maila najczęściej jest na bieżąco kwestii, o którą pyta i nie powinno nastręczyć mu to trudności). To tyczy się również wysyłania maili przez nas samych, tak, by maksymalnie skracać wymianę maili.

Ta zasada pozwala wyeliminować zbędne czynności w ciągu dnia, tak by mieć przestrzeń na te faktycznie istotne i “głębokie”. Możliwe jest to poprzez ocenę każdego zadania, wykluczanie płytkich zadań i unikanie ich, również przez nieodpisywanie od razu i kończenie bez rozproszenia rozpoczętych zadań.

5. Zacznij codzienną praktykę!

Każdy ma swój sposób na rozpoczynanie zmian w życiu. I choć instrukcja Cala Newporta wydaje się całkiem jasna, zrozumiem jeżeli będzie dawała Wam poczucie, jakie opisałam w zasadzie “1 – stwórz rytuały”. Zadanie “zrób przegląd auta” nie jest instrukcją porównywalną do pierwszego kroku realizacji dużego zadania, które w rzeczywistości rozpocznie się od “znajdź numer do mechanika”. Na szczęście znalazłam również templatkę do wprowadzenia w życie tej metody. Dostępna ona jest tutaj.

Tu kończy się pięć rozbudowanych zasad proponowanych przez Cala Newmana. Jak wspomniałam na wstępie część zasad wydaje mi się nieco nierealna, duża jednak wydaje się ciekawa.

Naturalnie te zasady nie są pierwszym rozwiązaniem, które wpłynąć mogą na codzienną wydajność. Jest ich znacznie więcej, np. technika krzywej REFA, metoda GTD, Metoda ALPEN, podobna metoda TRZOS, procedura OATS, zasada 60:40, metoda PRM, czy znana i wydająca się o wiele prostsza Metoda Pomodoro. I tak na przykład podstawową tej ostatniej jest praca w 25-minutowych interwałach. Celem jest wybranie jednego (tylko jednego!) zadania i ustawienie limitu na wykonanie zadania na 25 minut. Następnie pracuje się nad zadaniem do momentu upływu wyznaczonego czasu. Następuje pięciominutowa przerwa. Po 1-4. razach następuje piętnastominutowa przerwa.

I chodź 25 minut wydaje się nie aż tak imponujące (w porównaniu z 4 godzinami deep worku) ten system produktywności jest bardzo chwalony (oczywiście do momentu, do którego ktoś nie powie “jestem zbyt zajęty, nie mam czasu na Pomodoro”).

Pomodoro tym różni się od deep worku, że niesie za sobą po prostu system organizacji pracy i przerw, a nie ideę, że da się zaplanować każdą minutę swojego dnia. Jeżeli ktoś weźmie sobie ten pomysł do serca za bardzo, wtedy już bardzo blisko do przekonania, że zawsze można bardziej i że nie wykorzystuje się czasu dostatecznie dobrze.

Wszystko może skończyć się podobnie do Igora Morza, który w swoim mocno osobistym i ciekawym artykule o niebezpieczeństwach rozwoju osobistego i utraty pewności siebie (dostępnego tutaj) opisał jak przygoda z coachingiem może się skończyć. Warto jednak uważnie przeanalizować zaproponowane rozwiązania, a te wartościowe wdrożyć (z głową, umiarem i rozsądkiem!) do swojego codziennego dnia. Może nie jest to konieczne, ale być może dzięki temu uda Wam się stać się nieco bardziej efektywnymi. Za wszystkich chętnych mocno trzymam kciuki.

Źródła:

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.