Jak definiować i osiągać cele

Każdy z nas ma w ciągu doby tyle samo czasu. Ten truizm zdarzyło mi się słyszeć kilkukrotnie i choć na poziomie logicznym nie można mu nic zarzucić, to nie zgadzam się z nim. Każdy z nas potrzebuje innej ilości snu, dojazdy do pracy zajmują nam różną ilość czasu (całe spektrum od zera w przypadku osób pracujących zdalnie, po 2,5. godzinne dojazdy mojej koleżanki, która z jednego krańca Londynu musi przedostać się na drugi i, póki co, nie ma możliwości zmiany). Nie zmienia to faktu, że mamy pewien czas do wykorzystania a czynności, które podejmujemy powinny być skuteczne i efektywne. Po drugiej stronie tej skali jest lenistwo.

Paulina Leja. Specjalistka do spraw rekrutacji IT i employer brandingu w NeuroSYS. Uwielbia kontakt z ludźmi i relacje społeczne. Chce zastanawiać się nad tym jak świat powinien wyglądać, a następnie takim go tworzyć i właśnie tę misję codziennie realizuje jako HR-owiec z wyboru. Bardzo ceni podejście projektowe oraz elastyczność w pracy. Karierę zawodową rozpoczynała w firmie outsourcingowej, następnie skoncentrowała się na działalności w software house’ach.

Moja ulubiona skala przedstawiającą tę nierówną walkę z rzeczywistością została stworzona przez twórczynię komiksów z chatolandia.pl:

Źródło: chatolandia.pl

By znaleźć się na środku skali pomóc nam może wiele elementów, choć sprawa oczywiście nie jest prosta. W grę wchodzą np. kwestie związane z organizacją, planowaniem, motywacją, schematami postępowania (nawykami) i myślenia – tego typu czynniki można mnożyć. Naprzeciw chęci zwiększenia swojej efektywności wychodzą pewne modele, które ukształtowały się w ostatnim stuleciu i które pozwalają zdefiniować cele działania. To zaś zwiększa szanse ich realizacji, utrzymanie dobrego poziomu motywacji i odsunięciu tego, co rozprasza – innymi słowy, takie które mogą pomóc być “lepszym sobą”. I o tym chciałabym Wam opowiedzieć dzisiaj.

Efektywność

Zanim jednak o metodach chciałabym zastanowić się, czym jest efektywność. Encyklopedia przedsiębiorczości przychodzi z pomocą i mówi, że:
“Efektywność jest rozumiana jako zasady racjonalnego gospodarowania albo w wersji wydajnościowej, gdzie głównym celem jest maksymalizacja efektu, albo w wersji oszczędnościowej – jako minimalizacja nakładów”.

Podaje również rozwinięcie:

“Charakteryzuje ją najszerszy zakres obejmowanych treści głównie ze względu na to, iż dotyczy relacji między efektami, celami, nakładami i kosztami. Zazwyczaj traktuje się ją jako wynik pozytywny, sprawność i umiejętność. Może dotyczyć gospodarki jako całości, pojedynczego przedsiębiorstwa, procesów, finansów, inwestycji, kierowania czy decyzji” .

Innymi słowy, w efektywności chodzi o to, żeby osiągać cele przy mniejszych nakładach lub – w kontekście wydajności – żeby osiągać więcej przy stałych nakładach. Czasem rozróżnia się też podział na efektywność i wydajność, jednak na rzecz tego artykułu przyjmijmy to dwojakie rozumienie samej efektywności.

Natomiast samo rozwinięcie pojęcia jest o tyle ważne, ponieważ wskazuje, gdzie można opisane niżej sposoby wykorzystać – np. w zarządzaniu przedsiębiorstwem, w samych procesach, w kierowaniu, czy przy podejmowaniu decyzji.

SMART (i 6W)

Jedną z takich metod jest niezwykle popularny model SMART. U jego podstaw leży fakt, że w momencie pragnienia osiągnięcia, czy zrobienia, czy wymarzenia czegoś, należy przeformułować tę myśli na cel. By był on gotowy do realizowania musi posiadać konkretne cechy. Zgodnie z akronimem metody ma on być:

• Skonkretyzowany (ang. [S]pecific) – jego zrozumienie nie powinno stanowić kłopotu, sformułowanie powinno być jednoznaczne i niepozostawiające miejsca na luźną interpretację. Na przykład chcąc zorganizować najlepszy wyjazd integracyjny w firmie – mamy już pewien zarys. Trzeba się tylko zastanowić co to znaczy “najlepszy” – np. ile osób ma ocenić wyjazd na maksa w ankiecie ewaluacyjnej – ale to już w następnym kroku.
• Mierzalny (ang. [M]easurable) – a więc tak sformułowany, by można było liczbowo wyrazić stopień realizacji celu, lub przynajmniej umożliwić jednoznaczną „sprawdzalność” jego realizacji. No właśnie – wszystkie mierniki, które należy zastosować podchodzą właśnie pod ten punkt. Ciężko jest osiągnąć satysfakcję, gdy nie ustaliło się ze sobą, kiedy realizacja jest dostatecznie satysfakcjonująca. Wszyscy znamy powiedzenie – zawsze może być lepiej. Dzięki niemu frustracja ciągle wzrasta, w pogoni za kolejną wersją. Aby odczuć samozadowolenie – trzeba ustalić, co nas zadowoli.
  
• Osiągalny (ang. [A]chievable) – cel zbyt ambitny podkopuje wiarę w jego osiągnięcie i tym samym motywację do jego realizacji, cel nieosiągalny – jest po prostu bez sensu. Trzeba mierzyć siły na zamiary, a (niestety) nie żyjemy w świecie nieograniczonych środków i możliwości. Dlatego szycie celów na miarę pozwala faktycznie osiągnąć satysfakcję.
• Istotny (ang. [R]elevant) – cel powinien być ważnym krokiem naprzód, jednocześnie musi stanowić określoną wartość dla tego, kto będzie go realizował. Tę literę zamiennie rozwija się jako realny, a poprzednią jako ambitny – w obu wersjach sens SMART-a sprowadza się do tego, aby nie tworzyć celów typu – “zawiążę dziś rano sznurówki swoich butów za pierwszym razem” – jest to bowiem marnowanie swoich własnych zasobów – a przecież nie o to chodzi.
• Określony w czasie (ang. [T]ime-bound) – cel powinien mieć dokładnie określony horyzont czasowy w jakim zamierzamy go osiągnąć. Bez tego ciężko jest przeprowadzić ewaluację, zastanowić się czy został on faktycznie osiągnięty. Tu nakładamy na siebie, a raczej na nasze lenistwo, pułapkę – przez ten punkt nie można realizacji odkładać w nieskończoność w czasie.

6W

Przy realizacji tych celów lub przy konkretyzacji pomóc może również metoda 6W – odnoszą się one do sześciu angielskich pytań zaczynających się od litery “w”:

• (Who) Kto jest związany z celem?
• (What) Co chcę osiągnąć?
• (Where) Określ miejsce.
• (When) Określ przedział czasu, w którym cel ma zostać osiągnięty.
• (Which) Określ wymagania i ograniczenia związane z realizacją celu.
• (Why) Określ przyczyny realizacji danego celu i korzyści płynące z osiągnięcia go.

Te dwa narzędzia pozwolą z łatwością definiować cele. Wtedy zdecydowanie łatwiej zabrać się za realizację. Powyższe metody bardzo dobrze sprawdzą się przy mniejszych celach lub tych osobistych. Podczas tych większych oraz związanych z przedsiębiorstwem rynek proponuje natomiast stosunkowo nową metodę, która jest (w mojej opinii) lepiej dostosowana do realiów rynkowych.

V2MOM

V2MOM został po raz pierwszy zaimplementowany przez Salesforce.com kwietniu w 1999 r. Salesforce.com to firma, która w 19 lat wyewoluowała ze startupu do przedsiębiorstwa zatrudniającego 30 000 pracowników, oferującego CRM (usługi związane z zarządzaniem relacji z klientami). Metoda opublikowana została przez Marc’a Benioff’a, pod tytułem “Play #100: Use V2MOM to Focus Your Goals and Align Your Organization”, w jego książce “Behind the Cloud: The Untold Story of How Salesforce.com Went from Idea to Billion-Dollar Company-and Revolutionized an Industry”. Sam Benioff mówi, że właśnie ta metoda pomogła im zdefiniować czego chcą i co zrobić.

Skąd nazwa? Jest to skrót od angielskich słów
VISION (wizja),
VALUES (wartości),
METHODS (metody),
OBSTACLES (przeszkody, trudności),
METRICS (metryki),
– które składają się na ten model. V2MOM to również narzędzie do komunikacji wizji, celów.

W tym modelu wizja definiuje co chcesz zrobić lub osiągnąć, wartości – to główne zasady i przekonania, które pomagają osiągnąć wizję, metody – definiują, kiedy praca będzie zrobiona (get the job done), przeszkody to wyzwania, problemy, które trzeba pokonać, żeby osiągnąć wizję, mierniki – mierzalne rezultaty celu.

Jeżeli chcemy zabrać się za tworzenie modelu V2MOM najlepiej odpowiedzieć sobie na kilka pytań.

VISION, czyli co chcielibyśmy osiągnąć?

VALUES, czyli co jest dla nas ważne/jakie wartości są dla nas istotne?

METHODS, czyli w jaki sposób chcemy to osiągnąć?

OBSTACLES, czyli co może nam stanąć na drodze do osiągnięcia celu?

METRICS, czyli nasze „definition of done”.

W tym modelu wartości są bardzo ważne dla wizji, ponieważ pomagają ustalić zasady i kierować ich wyborami i priorytetyzacją. Metody, które mówią o tym, kiedy praca zostanie zrobiona i wskazują jakie kroki muszą zostać podjęte. Wyzwania, problemy i trudności  zidentyfikowane jako “obstacles” pomogą skoncentrować się na tym jak je rozwiązać. Natomiast mierniki konkretyzują rezultaty, które stoją za celami. Często zdefiniowane są jako liczby, które trzeba osiągnąć, ale nie zawsze.

Zalety

V2MOM pozwala wiele zyskać i ma szereg zalet:

1. V2MOM to pewnego rodzaju umowa o to, gdzie firma chce dotrzeć. Ten model ma inspirować i nawigować wszystkich do pewnego celu. Jednocześnie wartości muszą być realne – przenikać całą firmę i znajdować ujście w zachowaniu pracowników na wszystkich poziomach. To dlatego V2MOM jest takie jednoczące, a zarazem ważne jest, żeby model objął wszystkich zainteresowanych (np. cały dział HR).

2. Posiadanie systemu opartego na transparentnym celu i wartościach pozwala zredukować hierarchię i kontrolę. Dzięki temu wszyscy popychają firmę we wspólnym kierunku i być może nawet rozumieją swoją rolę w niej.

3. V2MOM jest bardzo konkretne. Nie jest to 100 stron książki, której nigdy nikt nie przeczyta. Jest to około 1. strona spójna i mocno związana z DNA firmy.

4. Metoda została sprawdzona i przetestowana. Wynik jest jasny. To działa.

Kilka przykładów i inspiracji

Przed chwilą napisałam, że metoda jest przetestowana. Jest to wiadome, ponieważ dostępnych jest w czeluściach internetu kilka przykładów. Oczywiście zaczniemy od pionierów. Pierwszy V2MOM Saleforce.com wyglądał następująco:

Wizja

Gwałtownie stworzona światowej klasy firma/strona internetowa do zautomatyzowania sprzedaży

Wartości 

1. Klasa światowej organizacji.

2. Szybkość wprowadzenie na rynek.

3. Funkcjonalność.

4. Użyteczność (jakość Amazonu).

5. Partnerstwo wnoszące wartość.

Metody

1. Zatrudnij zespół.

2. Dokończ specyfikację i architekturę produktu.

3. Szybko rozwiń specyfikację produktu do wersji beta i produkcyjnej.

4. Zbuduj partnerstwo z dużymi firmami związanymi z e-commercem, kontentem i hostingiem.

5. Stwórz plan launchingu (wypuszczenia produktu na rynek).

6/ Stwórz strategię wyjścia: wejście na giełdę/sprzedanie się większej firmie.

Przeszkody:

1. Deweloperzy.

2. Product manager/specjalista z zakresu business development.

Mierniki

1. Prototyp jest supernowoczesny.

2. Wysokiej jakości funkcjonalność systemu.

3. Partnerstwa są online i zintegrowane.

4. Strona Salesforce.com jest rozpoznawana jako wizjonerska i jednocześnie jako lider branży.

5. Wszyscy jesteśmy bogaci.

Wyglądało to tak:

Źródło: visible.vc

Pierwsze sekcje stworzonego V2MOM przez CEO Wundera (firmy tworzącej cyfrowe rozwiązania), z września 2017:

Dla osób, które chcą się nieco głębiej wgryźć w temat polecam case study przygotowane przez Zuzannę Woźniak z BeeTalents dostępną tutaj, a dla osób, które tę metodę chcą wykorzystać do prywatnych celów – opisany przykład znajdziecie tutaj (i jest bardzo ciekawy). Natomiast jeśli chcecie się dowiedzieć jeszcze więcej – odsyłam do Trailhead tutaj, gdzie znajdziecie bardzo dobre artykuły jak stworzyć, napisać i zarządzać V2MOM (jest tam do pobrania nawet templatka, z grafiką, która nie pozwoli się nudzić!).

V2MOM i SMART dla HR

Czy da się żyć bez stosowania V2MOM lub metody SMART? Z pewnością! Jednak wdrażając V2MOM w dziale HR lub, w dalszej perspektywie, w ramach coachingu zachęcić do wprowadzenia go w firmie można dojść o wiele dalej. Definiując aspekty, które znajdują się pod skrótem V2MOM (co również można robić za pomocą SMART-a!) lub chociaż smartując, można stworzyć przestrzeń do znacznie bardziej efektywnego działania. I, jak kilkukrotnie wspominałam, można to robić zarówno w przestrzeni zawodowej, jak i prywatnej. Spróbujcie i zobaczcie co z tego wyszło!

Źródła:

• Walczak R. (2014), Podstawy zarządzania projektami metody i przykłady, Difin, Warszawa,
• Wysocki R.K. (2013), Zarządzanie projektami w organizacji, OnePress, Warszawa,
• Janasz K, Wiśniewska J. (2014), Efektywne zarządzanie projektami, Difin, Warszawa,
• Blanchard K. (2014), „Przywództwo wyższego stopnia, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 
• projectsmart.co.uk,
• Kaczor K., „Jak wyznaczać i osiągać cele metodą SMART”,
• Kozina A. (2015), „Formułowanie problemów i celów negocjacji w firmie”,
• Kopczyński T. (2014), [3], „Rola i kompetencje kierownika projektu w zwinnym zarządzaniu projektami na tle tradycyjnego podejścia do zarządzania projektami”,
• marzeniawcele.pl, 
• psychowiedza.com.

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.