W końcu zadzwonili i kasa się zgadza. Świetnie, masz nową pracę! Tylko jak się w niej odnaleźć?

fot. Shutterstock.com / Tatiana Chekryzhova

Nieważne, czy mamy na karku 2 czy 20 lat doświadczenia, nowa praca zawsze rodzi w nas silne emocje. Nowe stanowisko jawi się niczym pusta karta, nieograniczona przez dawne przyzwyczajenia i zaszłości. Jednakże, wielkie możliwości zazwyczaj wiążą się z jeszcze większymi wyzwaniami. Pierwsze tygodnie są kluczowe, żeby odpowiednio wybadać swoje nowe środowisko zawodowe, zaklimatyzować się w nim i zrobić dobre wrażenie. Jak zacząć nową pracę w iście gwiazdorskim stylu?

Nowa praca wiąże się ze stresem, ale również nowymi możliwościami rozwoju. Jak sobie poradzić ze zmianą i na co zwrócić uwagę, kiedy wchodzimy w nowe środowisko zawodowe? We współpracy z ekspertem ds. HR – Arturem Dzięgielewskim – przygotowaliśmy dla was obszary, na których powinni skupić się debiutanci oraz przyjmujące ich firmy. Przedstawimy również wachlarz praktycznych porad, dzięki którym ten proces przebiegnie jak najsprawniej.

Chociaż entuzjazm i żywe zaangażowanie są wspólną cechą wszystkich nowicjuszy, stojące przed nimi wyzwania mogą się diametralnie różnić. Na przykład, świeżo upieczeni juniorzy będą się uczyć wykonywania zadań od strony technicznej, podczas gdy menadżerowie będą musieli dogłębnie poznać swój zespół i jego rolę w organizacji. Pomimo podobnych rozdźwięków można jednak znaleźć wspólne mianowniki towarzyszące temu procesowi. Nowe środowisko zawodowe zawsze wiązać się będzie z nawiązywaniem kontaktów bądź poznawaniem kodu kulturowego firmy. Pierwsze dni mogą często uwarunkować dalszą drogę zawodową, nie tylko w danym przedsiębiorstwie oraz wyznaczyć przyjmowaną później rolę.

Dlatego właśnie, do rozpoczęcia pracy należy podchodzić metodycznie i korzystać ze wszelkich możliwości oferowanych przez programy onboardingowe. Warto również mieć na uwadze, że asymilacja to nie tylko pierwsze dni i spotkania z zespołem. Zazwyczaj adaptacja do nowej roli może potrwać nawet kilka miesięcy. Przez ten okres, priorytet powoli przenosi się z kwestii doraźnych jak wywarcie dobrego pierwszego wrażenia do długoterminowych jak wypracowanie skutecznej rutyny pracy. 

Nowa praca – jak się odnaleźć wśród ludzi?

Jak podkreśla Artur Dzięgielewski:

Największym z wyzwań, stojącym przed większością nowych pracowników, jest pokonanie stresu związanego z pierwszym dniem pracy w nowym miejscu. Stres ten wiąże się z tym, że nowo dołączająca osoba niejednokrotnie nie wie, w jakim zespole będzie pracować, jakie zadania będą przez nią wykonywane, czy w końcu kim będzie bezpośredni przełożony.

Nowa praca może napawać nas przerażeniem pod wieloma względami. Martwimy się zarówno o zmodyfikowany zakres obowiązków, techniki ich wykonywania, jak i stosowane narzędzia. Prawdopodobnie nic jednak nie spędza nam snu z oczu tak jak obawa o relacje międzyludzkie. Wraz ze starym stanowiskiem porzucamy nie tylko zwady, lecz również szerokie grono koleżanek i kolegów. Może się wydawać, że z takiego zachowania wyrastamy już w latach szkolnych, jednak człowiek jako istota społeczna potrzebuje podstawowej akceptacji ze strony grupy. Zwłaszcza, gdy chodzi o ludzi, z którymi być może jeszcze przez bardzo długi okres będziemy spędzać większość swojego czasu.

Budowanie relacji w zespole

Osiągnięcie porozumienia ze współpracownikami jest niemal równie ważne, co samo wykonywanie pracy. Dobrze zintegrowany zespół działa nie tylko bardziej efektywnie, ale również przekłada się na lepszy dobrostan psychiczny jego członków. Dołączając do takiej naoliwionej machiny, łatwo poczuć się jak outsider i wycofać do swojego wąskiego zakresu zadań.

Problem ten jest odczuwany szczególnie przez osoby z tendencjami do introwertyzmu, które potrzebują dużo czasu na wyrobienie relacji personalnych. Ponadto, nie każdy jest chętny, żeby przenieść relacje zawodowe na stopę koleżeńską. Nie trzeba jednak zostawać od razu duszą towarzystwa, żeby nawiązać nić porozumienia ze współpracownikami. Jeśli sami nie lubimy wiele mówić, warto skupić się na aktywnym słuchaniu i zainteresowaniu wypowiedziami innych. Przykładowo, jeśli nasz kolega z pracy jest zakochany w swoim owczarku Brunie, warto zapamiętać przynajmniej jak nazywa się jego pupil. Miłym gestem będzie, jeśli chwilę o nim porozmawiamy przy dystrybutorze wody. W ten sposób również unikniemy obciążającego psychicznie small talku, a skupimy się na prawdziwym poznaniu naszych współpracowników i nawiązaniu z nimi pewnych więzi. W ten sposób, nasi koledzy poczują się docenieni i chętniej przyjdą z pomocą, gdy będziemy jej potrzebować.

Oprócz samego budowania relacji, warto również poświęcić czas na zrozumienie, jakie role w zespole pełnią poszczególne osoby. Znajomość wykonywanych przez nie zadań pomaga w zorientowaniu się również w naturze własnej pracy oraz przysłuży się w przypadku ewentualnego zastępowania współpracowników. Pamiętajmy jednak, że nie każdy może mieć wobec nas uczciwe intencje. W sytuacji, kiedy czujemy, że możemy być nadużywani jako „nowicjusz”, warto zachować dyplomatyczną asertywność i ewentualnie porozmawiać o zaistniałej sytuacji z menadżerem.

Firmowy dress code

W ferworze zmian i presji łatwo zapomnieć o takich drobiazgach jak pytanie o preferowany dress code w firmie. Poniekąd błaha, ta kwestia jest szczególnie istotna w wywarciu dobrego wrażenia, nawet w przypadku pracy zdalnej. Jeśli przypomnimy sobie o tym z odpowiednim wyprzedzeniem, należy jeszcze zapytać o to rekrutera, który się z nami kontaktował. Unikniemy w ten sposób niepotrzebnego stresu.

Co natomiast zrobić, kiedy przypomnimy sobie o tej wbrew pozorom podstawowej kwestii, stojąc rano przed otwartą szafą? Chociaż w wielu branżach i przedsiębiorstwach powoli odchodzi się od pojęcia klasycznego ubioru biurowego, warto mieć na względzie charakter wykonywanego przez nas zawodu. Prawdopodobnie większość stanowisk nie będzie wymagać nieskazitelnie białej koszuli zapiętej pod szyję na ostatni guzik. Niemniej, warto zrobić dobre wrażenie, przychodząc ubranym schludnie, z zachowaniem elementów formalnych. Najlepszym rozwiązaniem będzie tutaj ubiór w stylu „smart casual”. Szczególnie w przypadku zawodów kreatywnych, można odrobinę zaszaleć i wykazać swój indywidualny charakter np. poprzez kolorowe akcenty. Z kolei, na stanowiskach inżynieryjnych lub powiązanych z finansami czy prawem opłaca się postawić na formalność. W pierwszym dniu lekkie „nadęcie” i tak nie powinno nikogo zdziwić. Za to po krótkim śledztwie będziemy już przygotowani jak wpasować się w nowe środowisko zawodowe.

Relacje z managerem

Budowa odpowiedniej, profesjonalnej relacji ze swoim nowym przełożonym może być nie lada wyzwaniem. Chociaż największy wpływ na jej kształtowanie ma strona zarządzająca, pracownik może również wiele skorzystać, wykazując się proaktywną postawą. Warto zaproponować regularne spotkania co tydzień lub dwa, celem rozmowy o dalszych planach i odbierania feedbacku. W rozmowach nie bójmy się poruszać tematów również z własnej inicjatywy. Komunikujmy swoje nowe pomysły, doświadczane trudności i kierunki rozwoju. Te informacje mogą się okazać niezwykle przydatne dla menedżera w celu zarządzania zespołem i wspólnego opracowania celów karierowych z pracownikiem.

Ponadto, wiele osób, czując potrzebę zaimponowania szefowi, już od linii startu narzuca sobie bardzo wysokie tempo w pracy. Wbrew przyjętym zamiarom, taka współpraca bardziej będzie przypominać maraton niż sprint. Skąd bowiem nowy pracodawca ma wiedzieć, że siedzimy po nocach, kończąc napoczęte projekty? Dla niego ta współpraca jest taką samą nowością. Późniejszy „spadek” produktywności mógłby zostać łatwo odebrany jako zaniedbanie, podczas gdy siłą rzeczy w 8 godzin nie wykonamy pracy równoważnej trzem etatom. Narzucając sobie w pierwszych tygodniach taki wizerunek, możemy doprowadzić tylko do jego brutalnego załamania lub własnego wypalenia zawodowego.

Najlepiej jest okazywać inicjatywę, ale utrzymać ją w granicach swoich możliwości. Menager bardziej doceni stale aktywną i zaangażowaną osobę od przemęczonego i szybko wypalającego się pracownika. Pamiętajcie, że zostaliście wybrani w procesie rekrutacji jako najlepszy kandydat i to właśnie wasze standardowe możliwości przerobowe są tym, co zainspirowało pracodawców do współpracy.

Nowe środowisko zawodowe może powodować wiele trudności

Powiązaną kwestią jest ustalenie z menedżerem praktycznych kwestii związanych z potencjalną pracą po godzinach. Chociaż nadgodziny nie powinny być w żadnej firmie cyklicznym, codziennym standardem, to zawsze mogą się zdarzyć. Dlatego właśnie już na starcie warto porozmawiać o tym, w jakich sytuacjach może się to wydarzyć oraz, w jaki sposób je ewidencjonować i rozliczać.

Jak zaznacza Artur Dzięgielewski, to szczera komunikacja jest podstawą budowania zaufania we wszystkich relacjach. Bez poinformowania o napotkanych trudnościach nie możemy bowiem oczekiwać zrozumienia w stosunku do nich. Z pewnością zarówno menadżer, jak i zespół wspólnymi siłami pomogą nam znaleźć rozwiązanie najbardziej uciążliwego problemu, jeśli tylko odpowiednio go zakomunikujemy.

Wychodzę z założenia, że szczerość przede wszystkim powinna towarzyszyć nam na każdym etapie współpracy. Każdy nowy pracownik powinien na bieżąco informować o napotkanych, czy to podczas wdrożenia, czy podczas pierwszych dni pracy, trudnościach. Dobrym rozwiązaniem w organizacjach jest prowadzenie ankiet powdrożeniowych, cyklicznych rozmów feedbackowych przełożonego z nowym pracownikiem, czy w końcu karta postępów z wdrożenia uzupełniana wspólnie z buddym.

Pamiętajmy również, że kluczową kwestią jest przygotowanie pracownika do jego zadań już w pierwszych dniach. Dzięki właściwemu onboardingu łatwiej mu będzie ruszyć do pracy „pełną parą” i unikać popełniania „standardowych błędów nowicjusza”. Oczywiście, wymaga to rzetelnego podejścia do tematu od obu stron.

Okres ochronny – dawno nie słyszałem takiego pojęcia w odniesieniu do nowego pracownika. Bardziej skupiłbym się na dobrze przeprowadzonym onboardingu, czyli wdrożeniu do wykonywania zadań służbowych niż obejmowaniu kogoś ochroną. To jak wdrożony zostanie pracownik implikuje to jak będzie wykonywał zadania. Tak więc to pracodawca powinien o to zadbać, by odpowiednio przygotować pracownika do pracy.

A co, jeśli sam jesteś menadżerem?

Na barkach menadżerów spoczywa niemały ciężar. Bardzo często to oni ponoszą pełną odpowiedzialność za wszystkie nasze błędy. Niemniej, nie należy zapominać, że kadrę zarządczą także tworzą ludzie, dla których konieczność asymilacji w nowym środowisku zawodowym to taki sam stres. Jak zatem poradzić sobie w sytuacji, kiedy wraz z nowym stanowiskiem otrzymujemy w spadku zespół, nad którym trzeba trzymać pieczę? Z pomocą, co należy zrobić w takiej sytuacji pośpiesza nam ekspert:

Przede wszystkim poznać zespół i jego zadania. Dobrą praktyką już na etapie rekrutacji jest spotkanie z zespołem. Pozwala ono na wzajemne poznanie się, wymianę opinii i nawiązanie pierwszych relacji. Niewiele firm korzysta z takiego rozwiązania, a ja mogę powiedzieć z własnego, że przynosi ono wiele korzyści. Zespół czuje, że pracodawca liczy się z jego zdaniem, a nowy lider po rozpoczęciu pracy ma łatwiejszy start. Choć tak naprawdę to dopiero pierwszy krok do zbudowania autorytetu w nowym zespole.

Dalej wszystko zależy od samego lidera. Niezwykle ważne jest poznanie wszystkich członków zespołu oraz wykonywanych przez nich zadań, poznanie zakresu działalności organizacji, jej planów rozwojowych, wykorzystanie dotychczasowego doświadczenia i wdrożenie dobrych praktyk, jednak nie należy zapominać aby wszelkie podejmowane działania konsultować z zespołem. To z pewnością pomoże we współpracy. Wiadomo, że niektóre decyzje będą suwerenne i podejmowane tylko przez lidera, jednak zawsze warto zasięgnąć opinii zespołu przed ich podjęciem. Tylko otwarty dialog, zadbanie o potrzeby pracowników, liczenie się z ich zdaniem podniesie poziom zaufania do lidera i spowoduje, że zespół będzie chciał z nim współpracować.

Czy zatem wystarczy zadbać o dobre relacje z pracownikami? Niestety, w życiu nic nie jest takie proste. Szczególnie, gdy zmieniamy nie tylko przedsiębiorstwo, ale też pierwszy raz podejmujemy się stanowiska zarządczego, łatwo zapomnieć o niektórych elementarnych kwestiach.

Podkreślę też, że lider to ambasador zespołu w organizacji, ale i przed zarządem i o tej roli często liderzy zapominają, a tego najczęściej oczekują pracownicy, aby lider był ich przedstawicielem reprezentującym ich interesy i dbającym o ich potrzeby.

Nowe środowisko informatyczne

Technologia lubi płatać nam różne figle, nic więc dziwnego, że wiele osób stresuje się używaniem nowych narzędzi informatycznych przy zmianie pracy. Pierwsze tygodnie to optymalny czas, żeby zająć się tymi kwestiami i przygotować sobie stabilny start. W ten sposób, na kolejnych etapach będziemy mogli skupić się w pełni na wykonywanych zadaniach.

Cyberbezpieczeństwo i praktyczne porady

Dobrym punktem początkowym jest zadbanie o cyberbezpieczeństwo zgodnie z firmowymi wytycznymi. Zawiera się w nim ustalenie bezpiecznych haseł o odpowiedniej długości, zawierających wielkie i małe litery, cyfry oraz znaki specjalne. Jeśli żonglowanie wieloma różnymi hasłami utrudnia nam pracę, z pomocą może przyjść menadżer haseł. Jest to program, który bezpiecznie przechowuje dane logowania do różnych platform.

Następnie warto przejść do zapisywania skrótów i zakładek do najczęściej używanych stron. Pozwoli to zaoszczędzić sporo czasu w codziennej rutynie. Podczas pierwszych zadań, należy się starać zapisywać ich efekty w uporządkowany sposób oraz odpowiednio je dokumentować. Takie działania bardzo szybko przejdą w nawyk, znacząco ułatwiając codzienne zadania.

Narzędzia i platformy

Jest to też dobry moment żeby zatroszczyć się o dostęp do jak największej liczby platform i narzędzi, które będą przydatne na danym stanowisku. Niemal każdy pracownik miał do czynienia z długimi czasami oczekiwania na dane do logowania do niezbędnych programów. Ponadto, często uzyskanie samej akceptacji na uzyskanie dostępu może trwać miesiącami.  Dlatego opłaca się ubiegać nawet o te, które nie są natychmiastowo potrzebne. Nigdy nie wiadomo, w którym momencie mogą okazać się niezbędne na cito.

Ostatnim z aspektów do załatwienia po rozpoczęciu współpracy jest zamówienie dodatkowego wyposażenia. Wiele firm umożliwia nieodpłatne uzyskanie drugiego monitora, telefonu służbowego lub zestawu do pracy zdalnej. Podobnie jak w przypadku oprogramowania, najlepiej poprosić o wszystkie elementy, które mogą być potencjalnie przydatne. W przyszłości, gdy będziemy ich pilnie potrzebować, podziękujemy sobie za wcześniejszą przezorność.

Jak firmy mogą ułatwić pracownikom gładki start w nowej pracy?

Integracja nowych pracowników jest wysiłkiem zespołowym. Oprócz samych dołączających, jej powodzenie zależy w równym stopniu od zaangażowania działów HR i menadżerów operacyjnych. Większość przedsiębiorstw posiada już opracowane programy onboardingowe, które ułatwiają wprowadzenie do firmy i zapoznanie ze specyfiką pracy. Te działania są niesamowicie przydatne, jednak stały się już pewnym standardem. W jaki więc sposób firmy mogą dalej ulepszyć sposób wdrażania nowicjuszy? Zdaniem eksperta, proces wprowadzania nowego pracownika powinien zacząć się już znacznie wcześniej, przed jego dołączeniem: 

Tak naprawdę to działania niwelujące u nowego pracownika stres powinien podjąć pracodawca. Jest ich całkiem sporo i nazywane są pre-boardingiem. Mówiąc innymi słowy są to wszelkie działania podejmowane przez organizację przed pojawieniem się pracownika w firmie. Należą do nich między innymi: 

• kontakt ze zrekrutowaną osobą e-mailowo lub telefonicznie i poinformowanie, że zespół już jej oczekuje, można załączyć zdjęcie pracowników lub krótkie wideo powitalne; 
• przekazanie kilka dni przed rozpoczęciem wdrożenia szczegółowych informacji o jego godzinie, dacie i miejscu oraz o tym kto będzie prowadził wdrożenie;
• przygotowanie planu onboardingu, stanowiska pracy, materiałów szkoleniowych oraz niezbędnej dokumentacji kadrowej;  
• wyznaczenie buddy’ego, czyli pracownika, który będzie opiekował się nową osobą i pomagał jej zaaklimatyzować się w miejscu pracy. 

Oczywiście czynności w ramach pre-boardingu jest znacznie więcej, ale ich zakres zależy od możliwości organizacji. Warto jednak pamiętać, że dobre przygotowanie się do przyjęcia do zespołu nowego pracownika z pewnością pomoże obniżyć u niego poziom stresu, a z drugiej strony dodatkowo sprawi, że poczuje się w firmie dobrze od pierwszych dni i tym samym będzie być może chciał w niej zostać na długo. 

Pamiętaj, że nowa praca nie jest twoją ostatnią

Zmiana pracy może dać się we znaki, warto jednak nauczyć się w niej sprawnie aklimatyzować. Prawdopodobnie w podobnej sytuacji znajdziecie się jeszcze niejednokrotnie. Korzystając z nabytych umiejętności, łatwiej będzie wam rozpoznać, czy nowa praca nie jest miejscem toksycznym. Niemniej, pamiętajmy, że wszyscy jesteśmy ludźmi i zdarza nam się popełniać błędy. Nawet jeśli w pierwszym kontakcie menadżer lub zespół mogą wydać się oschli, a obowiązki wręcz niemożliwe do wykonania, dajmy sobie szansę, żeby spojrzeć na sprawę rzeczowo i przemyślmy ją dokładnie w dalszej perspektywie. W końcu pozory mylą, a punkt widzenia zależy od punktu siedzenia.

Źródło zdjęcia głównego: Shutterstock.com / Tatiana Chekryzhova

Oferty pracy z

Magdalena Desperak

Redaktorka

Z wykształcenia filolog języka francuskiego, jednak od najmłodszych lat emocjonalnie związana z dziennikarstwem i działalnością literacką. Interesuje się szerokim wachlarzem tematycznym, zaczynając od kwestii językowych, kulturowych i społecznych, poprzez finanse i ekonomię, aż po naukę i prawo. Można powiedzieć, że w życiu podąża za iście renesansową definicją bycia "humanistą".