Praca hybrydowa to coś więcej niż rzadsze wizyty w biurze. Jak ją zorganizować, aby pracownik czuł się dobrze?

fot. Unsplash.com / Nathan Riley

Model pracy hybrydowej, tak jak i zdalnej, stał się standardem na rynku pracy. Oczywiście, jedynie w firmach i zawodach, gdzie był możliwy do wdrożenia. Choć przypomina swego rodzaju „kompromis”, to takie określenie hybrydowego modelu pracy jest uproszczeniem. Dlaczego?

Praca hybrydowa wydaje się rozwiązaniem, które z jednej strony pozwala budować zgrany zespół, a z drugiej daje przestrzeń pracownikowi do wykonywania obowiązków w dogodnych warunkach, ograniczając czas, np. na codzienne dojazdy do biura. Niektórzy jednak uważają, że połączenie dwóch trybów: home office i pracy z biura powoduje chaos w samoorganizacji.

Bez wątpienia brak jasnej definicji i wytyczonych zasad działania nie sprzyja pracownikom. Rodzi pytania, wątpliwości, dezorientację i na końcu irytację. Praca hybrydowa, której zasady nie są oparte o żaden wewnętrzny regulamin pracodawcy, przypomina otwartą furtkę. Niestety, często okazuje się, że do jej kąta rozchylenia stale dopasowywać muszą się wyłącznie pracownicy, tak aby na bieżąco dbać o potrzeby przedsiębiorstwa. Część pracowników, i trudno się temu dziwić, domaga się stworzenia jasnych zasad. A brak regulacji jest niejednokrotnie przyczyną, przez którą nie podejmują pracy w takich miejscach. Jak zatem zaplanować pracę zespołu w modelu hybrydowym, aby wziąć pod uwagę potrzeby i pracowników, i firmy?

Po pierwsze, trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, jak ma ona wyglądać. Im dokładniej określa się warunki zasad współpracy na linii pracownik-pracodawca, tym lepiej. Jak to zrobić? 

Praca hybrydowa powinna mieć jasne zasady. Jakie możliwości warto wziąć pod uwagę?

Model rotacyjny

Model rotacyjny pracy hybrydowej często był wykorzystywany w dobie pandemii, gdy wprowadzono limity osób na daną powierzchnię. Polega na podziale teamu np. na dwa zespoły. Te naprzemiennie wykonują swoją pracę: jeden tydzień w biurze, a kolejny z domu. 

Model zdefiniowany

Model zdefiniowany pracy hybrydowej polega na odgórnym narzuceniu pracownikowi liczby bądź konkretnych dni, w które ten ma pojawiać się w biurze. Zwykle mowa o 1-3 dniach w tygodniu.

Model spontaniczny

Ten model pracy hybrydowej pozwala na większą elastyczność. Pojawienie się w biurze wynika bowiem z konieczności wykonania jakiegoś zadania osobiście np. spotkania biznesowego, zadania logistyczno-dystrybucyjnego, integracji. Tutaj decyzję o przyjściu pracownika do biura może podjąć zarówno on sam, jak i jego przełożony, po uprzednim, odpowiednim argumentowaniu tej potrzeby.

Podział na pracowników biurowych i zdalnych

Ten model pracy hybrydowej polega na tym, że w zależności od obowiązków, konkretni pracownicy pracują tylko z biura, a inni tylko z domu. Może to wynikać z umocowania w umowie, specyfiki pracy na danym stanowisku, indywidualnych ustaleń lub obowiązków.

Zatrzymajmy się jeszcze na chwilę, by odpowiedzieć na pytanie, dlaczego właściwie nie wróciliśmy na stałe do biur?

Wbrew powszechnym obawom, okazało się, że jakość pracy, jej efektywność i wydajność pracowników wcale nie spadła. Ale czy tylko dlatego nie wróciliśmy do biur?

Nie tylko i ten drugi powód bardzo mnie cieszy – mówi Dariusz Brzoska, Recruitment Director w ASTEK Polska. – Zwłaszcza w zespole, takim jak mój, najważniejsi są ludzie. Codziennie prowadzimy dziesiątki rozmów rekrutacyjnych ze specjalistami IT, nie tylko weryfikując ich doświadczenie, wykształcenie czy umiejętności, ale również badając ich oczekiwania i potrzeby względem przyszłego pracodawcy. Pandemia pokazała nam wszystkim, jak ważny jest aspekt psychologiczny. I to zarówno dla naszych konsultantów, jak i potencjalnych pracowników. Moim zdaniem, w okresie pandemii zaczęto inaczej postrzegać pracownika, a work-life balance przestał być pustą obietnicą pracodawców. Faktycznie zaczęli się oni wsłuchiwać w potrzeby pracowników, którzy uznali model pracy hybrydowej za optymalny. Dla nich to przede wszystkim koniec codziennych, kłopotliwych dojazdów, lepszy work-life balance, czas dla rodziny i hobby. Jednocześnie wciąż mają możliwość przyjechania do biura i tworzenia relacji społecznych ze współpracownikami

– dodaje Brzoska.

W pracy hybrydowej, gdzie część obowiązków wykonujemy zdalnie, a część z biura, kluczowe jest wdrożenie odpowiedniego narzędzia do pracy.

Jego zadaniem jest pomoc w przepływie informacji oraz sprawnym zarządzaniu wspólnymi projektami. Wybrane narzędzie powinno zostać ustalone odgórnie i powinno być jedynym obowiązującym w firmie. Dotyczy to zarówno narzędzi komunikacyjnych, jak i biznesowych. W tym przypadku firmy zazwyczaj posługują się komunikatorami takimi jak np. Microsoft Teams, Slack, Google Meet, Zoom, Trello, Notion czy Asana. 

Należy przy tym pamiętać, że te programy mają pomóc wyłącznie w zdalnym kontakcie, natomiast kiedy jesteśmy w biurze, powinniśmy spotykajmy się face-to-face. Powszechny jest jeden z absurdów praktykowany w wielu miejscach pracy. Polega on na tym, że pomimo obecności w biurze, pracownicy idą do osobnych pomieszczeń, aby uczestniczyć w spotkaniu, podczas którego łączą się… zdalnie. Trend ten poszedł zdecydowanie za daleko i ma niewątpliwy negatywny wpływ na integrację między pracownikami. Nie służy on również z pewnością temu, aby pracownicy utożsamiali się z firmą. Dlatego, jeśli tylko to możliwe, pracodawca powinien stwarzać sytuacje, które zachęcają pracowników do jak najczęstszych bezpośrednich kontaktów. Wspólne świętowanie sukcesów, ogłaszanie najważniejszych informacji w biurze pozwala lepiej budować zespół. W team buildingu warto wziąć pod uwagę również zainteresowania pracowników, co wzmacnia poczucie jedności w zespole. 

W naszej firmie mamy drużyny sportowe, które regularnie spotykają się na wspólną aktywność. Praca zespołowa, która buduje relacje, to nie tylko ta w biurze – mówi Brzoska. – Jak każdy biznes mamy świadomość wyzwań jakie niesie za sobą ten model pracy, ale wierzymy, że przy byciu otwartym na potrzeby naszych pracowników i klientów jesteśmy wstanie odnaleźć w nowej rzeczywistości złoty środek

– tłumaczy.

Możliwość pracy hybrydowej i zdalnej często jest kluczowa przy wyborze pracodawcy, zwłaszcza w niektórych branżach, takich jak IT.

Zmuszanie pracowników do codziennych wizyt w biurze może nieść ze sobą negatywne konsekwencje jak rotacja, zwolnienia czy ostatecznie wybór innej firmy. Przy odpowiednio zbudowanym mechanizmie praca hybrydowa może przynieść potrzebną kontrolę nad procesami biznesowymi i być równie efektywna (jeśli nie bardziej!) niż ta wykonywana tylko w biurze. Pracownikom pozwala to osiągnąć zadowolenie z pracy i zachowanie tak potrzebnego w dzisiejszych czasach work-life balance. 

Oferty pracy z

Anna Konieczna

PR & Marketing Specialist w firmie ASTEK Polska

Posiada szerokie doświadczenie w działaniach mających na celu budowanie świadomości marki, tworzeniu i zarządzaniu treściami w Social Media oraz na firmowym blogu. Jako ekstrawertyk, w swojej pracy najbardziej ceni sobie możliwość bycia kreatywnym oraz otaczanie się inspirującym ludzi, z którymi ma przyjemność pracować na co dzień.