Projektowanie procesu rekrutacji i onboardingu w rozrastającej się firmie. Case study mTab

Kiedy firma się powiększa, a zapotrzebowanie na nowych pracowników wzrasta, warto zaplanować proces rekrutacji i onboardingu. Składa się on z wielu etapów i wymaga zaangażowania większej liczby osób niż dotychczas. W takiej sytuacji znalazła się firma mTab, z którą mieliśmy okazję porozmawiać. Zobaczcie, jak sprawnie znalazła, a następnie wprowadziła w życie firmy nowych pracowników.

Od czego zacząć?

Pierwszym krokiem, aby rozpocząć proces rekrutacji, jest zweryfikowanie, kogo aktualnie potrzebuje firma – na tej podstawie tworzymy określony profil pracownika z odpowiednimi umiejętnościami. – Ważnym punktem jest również spotkanie z Managementem i otrzymanie zielonego światła do działania, nasze potrzeby muszą być realne – dodaje Sandra Wyzujak, Recruitment & EB Coordinator.

Następnie, zespół HR zajmuje się opisem stanowiska i publikacją ogłoszenia. Z bazą nadesłanych CV oraz wewnętrznych rekomendacji, przechodzimy do wstępnej selekcji. 

Jak wybrać kandydata?

– Na samym początku przeprowadzamy krótką telefoniczną rozmowę z kandydatami, podczas której możemy dowiedzieć o oczekiwaniach potencjalnych pracowników. Tutaj ważną rolę odgrywa zespół HR, który opowiada o firmie i przybliża, jak wygląda proces rekrutacji krok po kroku – mówi Sandra.

Jeśli kandydat przyciągnie uwagę firmy, otrzymuje zaproszenie na rozmowę face to face. Zazwyczaj trwa ona około dwóch godzin i składa się z dwóch etapów. W pierwszym uczestniczy Team Leader oraz osoba z HR. W trakcie pierwszej części następuje weryfikacja poziomu wiedzy aplikantów. W większości przypadków kandydat otrzymuje krótki test teoretyczno/praktyczny weryfikujący podstawową wiedzę dotyczącą danego stanowiska.

Ważne, by zobaczyć, czy kandydat złapie dobry kontakt z Team Leaderem – często owocuje to lepszymi wynikami w późniejszej pracy. W tym momencie następuje kolejna selekcja – wybrane osoby przechodzą do drugiego etapu, który jest już bardziej biznesowo-analityczny. Programiści trafiają w ręce CPO, który przeprowadza zadanie analityczne związane ze specyfiką naszego produktu. Co dalej?

Kawka z Buddym – onboarding

Nowy pracownik otrzymuje informacje na temat planu pierwszego dnia. W przypadku mTab rozpoczyna się on prezentacją o zmianie brandu, misji, sofcie, ścieżce rozwoju itd. Następnie zajmujemy się częścią formalną oraz IT – przygotowujemy komputer, dostępy do kont i instruktaż. Ostatnim etapem jest office tour i tutaj rozpoczyna się rola Buddy’ego. Buddy przypisany do danej osoby wprowadza nowego pracownika w siatkę szkoleń – technicznych i miękkich.

– Szkolenia produktowe, z ankiet czy badań, komunikacja wewnętrzna, budowanie relacji w zespole – tutaj staramy się łączyć nowych pracowników ze “starymi wyjadaczami”, to pozwala lepiej im się poznać, ponieważ jest nas coraz więcej i staje się to trudniejsze – tłumaczy Agnieszka Kłosowska, QA Team Leader. Atmosfera na takich szkoleniach jest bardzo luźna, daje okazję do wymiany poglądów czy po prostu zwykłej rozmowy. Doskonałym przykładem są szkolenia z budowania relacji, gdzie uczestnicy grają w grę planszową “Zakazana Wyspa” – wymusza to współpracę i zaangażowanie, zupełnie jak w codziennej pracy projektowej.

Aby cały onboarding nie odbywał się w biurze, Buddy zabiera nowego pracownika do… Starbucksa. Kawka w nieformalnej atmosferze pomaga lepiej się poznać. – Były to bardzo przyjemne godziny z życia, za które mi zapłacono – śmieje się Artur Urban, nowo zatrudniony Software Tester. Rolę Buddy’ego mogą odgrywać różne osoby – czasami zdarza się, że jest to Team Leader – jak w przypadku Artura. Buddym powinna być osoba, która jest już w firmie dłużej i wie, jak przekazać dobre praktyki. Mentor pomaga we wszystkim – od codziennej pracy projektowej po support w każdej innej sprawie. 

Jak długo wprowadzać

Długość procesu onboardingu jest zależna od osoby i czasu, jakiego potrzebuje na wdrożenie. W tym celu przeprowadzamy review po pierwszym i drugim miesiącu, podczas którego można dowiedzieć się, jak jej idą szkolenia i czy jest potrzeba powtórzenia któregoś z nich. Nowa osoba dostaje również feedback od zespołu i Team Leadera. 

Spytaliśmy Artura, jak ocenia cały proces w mTab w odniesieniu do wcześniejszych rekrutacji czy samego onboardingu. Jego poprzednie doświadczenia opierały się na szybkim procesie, w którym nie miał możliwości rozwiania swoich wątpliwości i głównie musiał radzić sobie sam. Tutaj mamy sytuację, gdzie jakikolwiek problem – czy to dotyczący szkoleń, czy samego życia w firmie – jest rozwiązywany przy pomocy Buddy’iego.

Agnieszka, zapytana przez nas o kryteria, którymi kieruje się przy wyborze Buddy’ch oraz czy istnieje proces przygotowujący ich do tej roli, odpowiada: – Przede wszystkim, pytamy daną osobę, czy chce oraz czy czuje się na siłach by objąć tę rolę. Pokazujemy na czym polega bycie Buddy’m i do czego zobowiązuje. Ostatnio pojawia się u nas bardzo dużo nowych pracowników, a grono Buddy’ch jest dość wąskie i ogranicza się do trzech osób wybieranych naprzemiennie. Aby start nowego członka zespołu był jak najłatwiejszy, wspólnie z Buddy’m przygotowuję plan wdrożenia nowego pracownika zanim on jeszcze pojawi się w firmie. Plan ten jest dynamicznie zmieniany już w trakcie samego wdrożenia. Wtedy najważniejszy jest dla nas nowy pracownik i to aby jak najlepiej opanował przekazywaną przez nas wiedzę – mówi Agnieszka Kłosowska, QA Team Leader.

Zespół mTab podkreśla, że przy rozroście firmy bardzo ważne jest, aby proces onboardingu ewoluował razem z nią. Warto poszerzyć go o nowe szkolenia z umiejętności miękkich, takich jak komunikacja czy dawanie feedbacku, aby usprawnić kooperację zespołu. Dobrze też przeprowadzić kilka rozmów z Buddy’m i uświadomić mu ogrom odpowiedzialności leżący na jego barkach. To właśnie ta osoba jest ambasadorem sukcesu przy wdrażaniu nowego pracownika.

Co jeszcze jest wyzwaniem dla Team Leadera? Dla Agnieszki to przekonanie osób, które już od dłuższego czasu pracują w mTab, aby podzieliły się częścią obowiązków i oddały kawałek swojej przestrzeni nowej osobie. Uświadomienie, że proces onboardingowy jest dla całego zespołu, a nie tylko dla nowego pracownika, jest bardzo istotne.

Podsumowanie

Odpowiednie zaprojektowanie procesu rekrutacji, jak i onboardingu jest zdecydowanie warte wysiłku. W przypadku rekrutacji jest to pierwszy kontakt z kandydatem, który zazwyczaj wpływa na ostateczne podjęcie współpracy. Wdrożenie nowej osoby w życie firmy, to zapewnienie jej właściwego wsparcia już od pierwszych dni w pracy. Efektywny onboarding pomaga szybciej zaaklimatyzować się nowemu członkowi zespołu i nawiązać lepsze relacje, co na późniejszym etapie wpływa na lojalność danej osoby do miejsca pracy. 

Jednak czy jest coś, co jeszcze można by usprawnić w całym procesie? – Tak naprawdę, za każdym razem wyciągamy wnioski i korygujemy coś na bieżąco. Zbieramy feedback od ludzi i na tej podstawie nasz proces onboardingu non stop ewoluuje – dodaje Sandra. Może Artur, na podstawie swojego feedbacku, miałby coś co warto zmienić? – Może dwie wizyty w Starbucksie, zamiast jednej? – odpowiada.

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.