Specjalista/ka ds. administracyjnych

Szukamy osoby, która potrafi skutecznie doprowadzać sprawy do końca, pilnować szczegółów i sprawnie poruszać się w kontaktach z wykonawcami oraz instytucjami. Jeśli dobrze organizujesz swoją pracę, rozumiesz znaczenie procesów administracyjnych i potrafisz łączyć stanowczość z dobrą komunikacją – ta rola może być dla Ciebie.

Docenimy osobę, która twardo stąpa po ziemi, potrafi zadawać rzeczowe pytania i szukać najlepszego rozwiązania dla firmy, a jednocześnie jest ciekawa perspektywy innych ludzi.

Na tym stanowisku będziesz odpowiadać za szeroko rozumiane wsparcie administracyjne firmy – od nadzoru nad realizacją zadań przez wykonawców, przez prowadzenie spraw formalnych z instytucjami, po pilnowanie dokumentacji i procesów wewnętrznych.

Szukamy osoby, która nie tylko realizuje zadania, ale też rozumie ich sens i potrafi przewidywać konsekwencje decyzji.

Twój zakres obowiązków:

·         bieżąca administracja placówkami medycznymi i nadzór nad ich prawidłowym funkcjonowaniem

·         identyfikowanie potencjalnych problemów i dbanie o jakość realizowanych działań

·         prowadzenie korespondencji z urzędami i instytucjami

·         przygotowywanie pism administracyjnych i formalnych

·         prowadzenie rozmów i uzgodnień z partnerami oraz wykonawcami

·         kompleksowe zarządzanie zamówieniami biurowymi

·         planowanie i organizacja własnej pracy oraz ustalanie priorytetów

·         prowadzenie i porządkowanie dokumentacji administracyjnej

·         współpraca z pracownikami firmy w rozwiązywaniu bieżących spraw organizacyjnych

·         koordynacja i kontrola pracy wykonawców (np. serwisów, ekip remontowych, dostawców usług)

Wymagania:

·         bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność zarządzania priorytetami

·         doświadczenie w kontaktach z instytucjami lub urzędami

·         umiejętność przygotowywania poprawnych pism formalnych

·         zdolności argumentacyjne i negocjacyjne

·         dokładność, spostrzegawczość i odpowiedzialność za realizowane zadania

·         zaangażowanie i odpowiedzialność za powierzone zadania

·         gotowość do pracy z dokumentacją i procesami administracyjnymi

Mile widziane:

·         ciekawość procesów w firmie i inicjatywa w ich usprawnianiu

·         inicjatywa w usprawnianiu procesów administracyjnych lub organizacyjnych

·         spostrzegawczość i proaktywność w identyfikowaniu problemów w organizacji

·         umiejętność porządkowania wiedzy i dokumentacji tak, aby była łatwa do wykorzystania przez innych

·         doświadczenie w pozyskiwaniu finansowania (np. funduszy unijnych, funduszy z UP)

Oferujemy:

·         pracę w przyjaznej atmosferze  - nie ma tu korpo-hierarchii,

·         pracę w branży medycznej, której usługi realnie dają wartość ludziom,

·         elastyczny wybór godzin pracy,

·         wsparcie rozwoju zawodowego – jesteśmy otwarci na różne formy szkoleń i ich finansowanie. Twoje kompetencje są dla nas inwestycją, nie kosztem.

·         dostęp do opieki zdrowotnej dla pracowników oraz kartę Multisport;

·         premie za zaangażowanie,

·         dogodny dojazd z całego Trójmiasta, do tego SKM Wyścigi tuż obok.

Jak aplikować?

Poznajmy się bliżej! Jesteśmy bardzo ciekawi jaki jest twój sposób myślenia oraz podejście do pracy administracyjnej, dlatego wykonaj poniższe zadanie i dołącz do CV.

Zadanie rekrutacyjne:

Wyobraź sobie, że zaczynasz pracę w naszej firmie jako osoba odpowiedzialna za administrację budynku i współpracę z wykonawcami.

Otrzymujesz następujące informacje w jednym dniu:

1. Klimatyzacja w sali zabiegowej przestała działać – jest gorąco, a sale są używane codziennie.

2. Faktura od firmy sprzątającej jest wyższa niż zwykle – nie wiadomo dlaczego.

3. W środę zaplanowany jest przegląd instalacji przeciwpożarowej, ale nie wiadomo, gdzie są protokoły z poprzedniego przeglądu.

4. Z urzędu przyszło pismo z prośbą o uzupełnienie dokumentacji dotyczącej budynku – termin odpowiedzi 5 dni.

5. W dziale księgowości skończył się papier do drukarki i nie ma możliwości  drukowania faktur.

Zadanie dla Ciebie:

1. Opisz w kolejności, jak byś się zajął(a) tymi sprawami – które są najważniejsze, które wymagają natychmiastowej reakcji.

2. Napisz krótką wiadomość (mail lub SMS) do wykonawcy lub urzędu, w której:

   • informujesz o problemie

   • proponujesz sposób działania lub pytasz o potrzebne informacje

   • zachowujesz profesjonalny, uprzejmy ton

3. Zastanów się, czy widzisz jakieś procesy lub dokumenty, które warto uporządkować, żeby w przyszłości podobne problemy były łatwiejsze do rozwiązania.