Specjalista/Specjalistka ds. Administracji i koordynacji biura

Chcesz dołączyć do nowej organizacji, która łączy świat biznesu z misją społeczną? Szukamy osoby, która obejmie kluczową, centralną rolę w funkcjonowaniu naszej organizacji. Jeśli świetnie odnajdujesz się w administracji, masz doświadczenie w sektorze NGO i ludzie mówią o Tobie „ogarniacz/ogarniaczka rzeczywistości” - czekamy na Ciebie!

O roli

Jako Specjalista/Specjalistka ds. Administracji zadbasz o to, by nasze biuro było miejscem profesjonalnym, ale przede wszystkim dostępnym i przyjaznym. Będziesz wspierać nasz zespół w codziennych procesach, dbając o płynny obieg dokumentacji specyficznej dla zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami.

Zakres obowiązków

Koordynacja biura i dostępności:

• Dbanie o codzienne funkcjonowanie biura i organizację przestrzeni (z uwzględnieniem zasad dostępności dla osób z niepełnosprawnościami).

• Zamówienia biurowe, współpraca z dostawcami i serwisami.

• Obsługa gości i kandydatów – dbanie o to, by każda osoba odwiedzająca agencję czuła się zaopiekowana.

• Obsługa korespondencji i przepływu informacji wewnątrz zespołu i organizacji.

Administracja i wsparcie operacyjne:

• Przygotowywanie dokumentów, umów i zestawień (w tym dokumentacji związanej z dofinansowaniami lub projektami systemowymi).

• Wsparcie zespołu w obiegu dokumentów kadrowych i projektowych.

• Raportowanie, aktualizowanie dokumentacji i rzetelna archiwizacja danych.

Wsparcie organizacji i misji:

• Wsparcie administracyjne Zarządu w bieżących zadaniach.

• Pomoc w organizacji wydarzeń, szkoleń i spotkań networkingowych dla pracodawców i kandydatów.

Wymagania

• Minimum 3 lata doświadczenia na podobnym stanowisku administracyjnym.

• Doświadczenie w pracy w sektorze NGO (fundacje, stowarzyszenia)

• Bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność i wysoka kultura osobista.

• Dokładność i skrupulatność (szczególnie w pracy z dokumentacją).

• Biegała obsługa MS Office i Google Workspace.

• Empatia i otwartość na pracę w środowisku różnorodnym.

Mile widziane:

• Doświadczenie w agencji pracy lub firmie szkoleniowej.

• Znajomość zagadnień związanych z dostępnością (np. standardy WCAG, usuwanie barier architektonicznych i informacyjnych).

• Znajomość oprogramowania do zarządzania rekrutacjami (ATS) i systemów CRM.

Co oferujemy?

• Stabilną współpracę - umowa o pracę lub inna preferowana forma (B2B, zlecenie).

• Pracę z sensem - realny wpływ na budowanie organizacji, która zmienia życie osób z niepełnosprawnościami.

• Partnerstwo i zaufanie - cenimy Twoją autonomię i pomysły na usprawnienie biura.

• Przyjazne środowisko - u nas "ludzie" są zawsze na pierwszym miejscu 🧡.

• Benefity dla Twojego dobrostanu: 5 dodatkowych dni wolnych (1 w urodziny oraz 1 Wellness Day na kwartał).

• Niezbędne narzędzia: laptop, telefon i pełne wyposażenie biurowe.

Jak wygląda nasza rekrutacja?

1. Analiza aplikacji (sprawdzamy Twoje doświadczenie i motywację).

2. Krótka rozmowa telefoniczna (screening).

3. Rozmowa kwalifikacyjna (chcemy Cię poznać bliżej!).

Jeśli kochasz administrację, masz doświadczenie w NGO i chcesz współtworzyć miejsce bez barier — aplikuj! 🚀