HRakterna środa – narzędzia przydatne w pracy

Procesy HR-owe polegają m.in. na kreowaniu i analizie działań ukierunkowanych na Employer Branding, czy wsparcie biznesu w odpowiedzi na bieżącą sytuację rynkową i zmieniające się środowisko społeczno-gospodarcze. To, co łączy te aktywności, to fakt, iż bez względu na specjalizację, wiążą się z koniecznością pozyskiwania informacji i opracowywania treści, aby pozostać na bieżąco z sytuacją. W dobie digitalizacji i powszechnego dostępu do informacji w wielu aspektach warto zaprząc do wsparcia technologie. Poniżej prezentuję przegląd aplikacji, które mogą być pomocne w codziennej pracy.

Monika Wańkowicz. Recruitment & Account Manager w IT Kontrakt. Z wykształcenia Doradca Zawodowy i mgr Zarządzania Zasobami Ludzkimi. Z doświadczenia Rekruter, Konsultant i Account Manager w sektorze IT. Z zamiłowania obserwator trendów i praktyk w obszarze zatrudnienia i zarządzania kadrą. Wierzy, że rzemiosło wystarcza, aby pozyskać specjalistów do organizacji, jednak aby ich zatrzymać potrzeba już sztuki przejawiającej się w podejmowaniu celowych działań, budujących kulturę organizacyjną opartą o wartości, współpracę, zaufanie i komunikację.

Pozyskiwanie interesujących treści i zarządzanie nimi

W dobie powszechnego dostępu do informacji to nie na ich brak cierpimy najbardziej a na przesyt. Otacza nas szum informacyjny i gąszcz powiadomień, co sprawia, że nietrudno się w nim zatracić. W zarządzaniu kanałami informacyjnymi pomocne mogą być czytniki RSS. Agregatory treści, jakim są czytniki, pozwalają na identyfikację i dostęp do treści w pożądanych kanałach/portalach/serwisach. 
I tak np. Squid pozwala agregować treści w danym nurcie tematycznym (np. biznes, technologie, sport itp.) i wyświetlać informacje branżowe, także na aplikację mobilną z wyskakującymi powiadomieniami. Niestety do dyspozycji mamy wybór tylko jednego kraju, co jest niewątpliwym ograniczeniem aplikacji, jednak całkiem skutecznie uzupełnia inne kanały informacyjne. Plusem aplikacji jest możliwość bezpośredniego publikowania artykułów bezpośrednio z aplikacji w kolejnych kanałach, np. YouTube, LinkedIn, czy Facebook.  
Feedly, to kolejna aplikacja umożliwiająca segregowanie artykułów z sieci i doboru jedynie tych, które rzeczywiście pozostają w sferze zainteresowania. Kanał co prawda stworzony jest w języku angielskim, skutecznie jednak pozyskuje i wyświetla polskojęzyczne treści z portali, blogów czy serwisów informacyjnych, na podstawie zdefiniowanej listy adresów. W wersji płatnej umożliwia także śledzenie słów kluczowych, filtrowanie i podkreślanie zadanych treści, jak i możliwość ich bezpośredniego udostępniania w innych kanałach: LinkedIn, WordPress czy Buffer. 
Buffer stwarza możliwość agregowania treści, opracowywania ich i publikowania w mediach społecznościowych (LinkedIn, Facebook, Google+) o zadanej porze, stwarzając jednocześnie możliwość analizy podejmowanych działań. Uzupełnieniem działań ukierunkowanych na pozyskanie treści mogą być Google alert, które umożliwiają monitorowanie sieci pod kątem interesujących haseł i przesyłanie wyników występowania w dobowych zestawieniach. 
Jeśli jednak to nie pozyskiwanie treści pod ich dalszą publikację jest głównym powodem ich poszukiwania, z pomocą przychodzi Pocket aplikacja służąca do zbierania i zapisywania artykułów, których jeszcze nie przeczytałeś albo, do których zamierzasz wrócić. W prosty sposób zapewniasz sobie dostęp do artykułów z interesującymi treściami bez konieczności pamiętania serwisu, z jakiego pochodzą. Dodatkowym ułatwieniem przeglądania treści może być Highlighter, czyli webowy zakreślacz, który w przeglądanym tekście zakreśla zadaną treść, dzięki czemu staje się bardziej widoczna i łatwiejsza do zlokalizowania. 
Praca HR-owca to jednak przede wszystkim kontakt z ludźmi, z przedstawicielami innych działów, kandydatami do pracy czy klientami, spotykanymi podczas eventów czy spotkań biznesowych. Spotkania te często owocują wymianą wizytówek, a w zarządzaniu pozyskanymi w ten sposób kontaktami pomóc może ScanBizCards, mobilna aplikacja służąca do skanowania wizytówek i zapisywania kontaktów w aplikacji, dalszej ich obróbki czy eksportu do CRM-ów. Na rynku dostępnych jest wiele aplikacji spełniających podobne funkcje, jeśli jesteś w potrzebie katalogowania danych z wizytówek, co wymaga także mobilnego nimi zarządzania, na pewno znajdziesz aplikację spełniającą Twoje oczekiwania. 

Usprawniania tworzenia treści

Tworzymy wiele dokumentów, uczestniczymy w licznych spotkaniach, nieustannie poszukujemy nowych inspiracji. Potrzeba zapisania notatki, pomysłu, listy zadań, kontaktu, czasem przychodzi znienacka, wówczas nieoceniony jest Evernote, mobilny notatnik, który wyposażony jest w funkcję zapisywania artykułów, stron internetowych czy zdjęć. Aplikacja stwarza także możliwość nadawania własnych etykiet, ustawianie terminu ich wykonania z przychodzącym przypomnieniem (nadaje się więc do egzekucji stworzonej list zadań). Posiada także bogaty zbiór szablonów notatek, ułatwiających ich tworzenie, wpływając na ich ostateczny wygląd i czytelność. Aplikację można zsynchronizować z wersją desktopową, co pozwala zachować dostęp do danych bez względu na urządzenie, z jakiego korzystasz. 
Przygotowane dane, z których ma być sporządzony raport czy prezentacja, poza wprowadzeniem w klasyczny PowerPoint czy Word, można opracować za pomocą Canva, w której w prosty i intuicyjny sposób stworzysz grafiki, raporty, a także prezentacje. Aplikacja udostępnia bogaty wybór wzorów, grafik, ikon i fontów, umożliwia także zapis projektu w najpopularniejszych formatach. Jeśli dane chcesz zwizualizować w nieco innej formie niż w typowym stosie slajdów, z pomocą przychodzi Prezi, która pozwala nawigować po prezentacji niczym po mapie, zwiększając i zmniejszając wyświetlane dane, poruszając się po nielinearnej osi pomiędzy elementami, co sprawia wrażenie wędrówki po mapie prezentowanego tematu.
Jeśli jednak prezentowana treść ma być krótka, jasna i czytelna z pomocą przychodzą infografiki, doskonałe do prezentowania idei, zestawień, instrukcji czy broszur informacyjnych. Do ich tworzenia można wybrać jedną z aplikacji temu dedykowanych, Easel.ly, Infogr.am lub Piktochart. Z pierwszych dwóch można korzystać bezpłatnie w wersji podstawowej, które zapewniają dostęp do kilkudziesięciu wzorów, ikon, fontów i tematów, które pozwolą dopasować wzór do Twoich potrzeb. Aplikacje te, jak i Pikotcharch w wersji płatnej rozszerzają możliwości narzędzia poprzez dodatkowe funkcje. 
Przygotowane treści, czy to pod infografikę, prezentację, raport czy zwykły e-mail, warto sprawdzić pod kątem poprawności gramatyczno — ortograficznej. W końcu komu z nas nie zdarza się popełnić literówki, postawić przecinek nie tam, gdzie należy, czy zapisać słów z błędem? Pomocne w eliminowaniu takich zjawisk mogą być aplikacje sprawdzające pisownię jak Grammarly czy LanguageTool. Pierwszy z asystentów dedykowany jest pisowni w języku angielskim, w związku z czym nie wykrywa błędów powstałych w pisowni polskiej, dlatego też doskonale się sprawdzi, jeśli obsługujesz głównie anglojęzyczne teksty. Jeśli łączysz języki bądź pracujesz głównie z wykorzystaniem języka polskiego, z pomocą przychodzi LanguageTool, który zwraca błędy pisowni, składniowe, jak i ortograficzne. Daje także możliwość przełączania się pomiędzy kilkoma językami. 

Inspiracje

HR to dziedzina, w której przydatna jest wiedza z wielu obszarów, połączona ze stałym poszukiwaniem inspiracji oraz wrażliwość pozwalająca mieć przysłowiowe oczy dookoła głowy połączoną z otwartością na nowe inicjatywy i możliwości. Dlatego poza śledzeniem treści stricte branżowych, warto wyjść poza nią i czerpać wiedzę od ekspertów z innych specjalizacji i tak np.: 

• od Sylwii Królikowskiej, Super Niani Liderów, dowiesz się, jakie ma sposoby na kształtowanie postaw liderskich i rozwiązywanie problemów w zespołach. Czyli odpowiadające kwestiom, które i działom HR nie są obce, jak te dotyczące motywacji, zaangażowania i postaw pracowniczych. Poruszane tematy Sylwia, w nietuzinkowy sposób, uzupełnia o praktyczny wachlarz rozwiązań, będących wsparciem niejednego HR-owca. 
• od Michała Kanarkiewicza, szachisty i trenera myślenia strategicznego możesz czerpać wiedzę dotyczącą planowania, wytyczania celów i strategii będących pomocnych w realizacji planów. 
• Piotr Bucki to ekspert od komunikacji, który doskonale opowiada o błędach poznawczych i ich wpływie na kształtowanie opinii. Piotr to także badacz mózgu i naukowych teorii z nim związanych, który poprowadzi Cię fantastyczną drogą po badaniach naukowych, obalając niejeden mit związany z komunikacją i decyzyjnością. 
• Z kolei od Klaudii Tolman możesz się nauczyć sketchnotingu i przygotowania wizualnych notatek, które urozmaicą niejedno spotkanie, a także pozytywnie wpłyną na zapamiętywanie prezentowanych treści. 
• W HR-owych inspiracjach nie może zabraknąć także osoby prezentującej i mówiącej o dobrych praktykach HR-owych. Inspiracje w tym zakresie można czerpać od J.T. O’Donnell wieloletniego HR-owca i influencerki, założycielki platformy edukującej w zakresie poszukiwania pracy i rozwoju kariery Work IT Daily. 

W dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości, jedno z największych wyzwań stanowi umiejętność głębokiego skupienia i w miarę szybkie przełączanie się pomiędzy zadaniami. Nadmierna aktywność i potrzeba bycia ciągle w kontakcie, odpowiadania na wszystkie powiadomienia, syndrom FOMO (Fear of Missing Out) to niszczyciele produktywności. Żadna aplikacja tego nie wyeliminuje, jednak kilka może przyjść z pomocą, jak np. Forest. Aplikacja w założeniu trzyma z daleka od smartfona i “blokuje” dostęp do niego na 30 minutowe sesje. Pół godziny to okres wzrostu aplikacyjnego drzewa, które obumiera, jeśli przed upływem tego czasu zajrzysz do telefonu, a chyba nie chcesz być niszczycielem aplikacyjnego lasu? Wirtualne wyobrażenie daje szanse i przestrzeń na realizację planów i poczynionych założeń wpływając tym samym na efektywność pracy, nawet tej organizowanej i wspieranej nowoczesnymi technologiami. 
Wszystkie przedstawione rozwiązania, jak i aplikacje to jedynie narzędzia. W pracy HR-owca nadal najistotniejsze jest, aby z Human Resources, nie zgubić Human. Kandydaci, jak i pracownicy zbyt często zgłaszają podmiotowe traktowanie w procesach HR-owych, czują się jak petenci zabiegający o uwagę, mają przeświadczenie, że podlegają binarnej ocenienie, oraz zgłaszają brak całościowego spojrzenia na ich sylwetkę zawodową. Dlatego tak ważne jest, aby w procesie (zwłaszcza HR-owym) nie stracić koncentracji na człowieku. Koncentracji, która w dobie pogoni za KPI i kolejnymi celami, może stanowić olbrzymią przewagę konkurencyjną!

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.