Rodzice idą na zdalne, a co z resztą? Trzeba zadbać o wszystkich pracowników, nawet jeśli Kodeks pracy tego nie zrobi

fot. baranq / Shutterstock.com

Praca zdalna to temat, który od wielu miesięcy ekscytuje zarówno pracodawców, jak i pracowników. Choć teoretycznie nie jest to pojęcie nam zupełnie obce – a wręcz dzięki pandemii COVID stało się częścią zawodowej codzienności dla wielu osób – to nieustannie jest powodem ożywionych dyskusji dotyczących najlepszych praktyk regulujących pracę z domu czy optymalnej organizacji trybu hybrydowego.

Wiele emocji wzbudza uchwalona w ostatnich dniach nowelizacja Kodeksu pracy, wprowadzająca długo wyczekiwane zmiany w zakresie pracy zdalnej. W tym miejscu przypomnijmy, że praca zdalna znalazła się w naszym porządku prawnym za pośrednictwem tzw. ustawy covidowej, gdy w marcu 2020 roku zaistniała pilna konieczność odesłania tysięcy pracowników do pracy z domu. 

Praca zdalna w Polsce. Jak pandemia wywróciła naszą rzeczywistość?

Zgodnie z tymi przepisami, pracodawca był uprawniony, by jednostronnym poleceniem nakazać pracownikom opuszczenie biura i jednocześnie świadczenie pracy z innego miejsca, z uwagi na zapobieganie rozprzestrzeniania się wirusa SARS-CoV-2. Gdy pandemia nieco zwolniła, okazało się, że pracodawca jest uprawniony także do tego, by polecić pracownikom ponowne stawienie się w biurze i świadczenie pracy w trybie stacjonarnym. 

W zależności od potrzeb poszczególnych firm i panującej w nich kultury organizacyjnej, ustalono – mniej lub bardziej formalnie – różne zwyczaje w zakresie miejsca wykonywania pracy. Niektórzy przedsiębiorcy wprost zadeklarowali, że widzą ogromny potencjał w rezygnacji z wynajmu przestrzeni biurowej i mają zamiar wprowadzić tryb zdalny już na stałe. Inni z kolei dostrzegli brak możliwości efektywnego budowania więzi i poczucia integracji w zespole, co skłania ich do zarządzenia mniej elastycznej formy pracy. 

Praca zdalna w 2023 roku. Kodeks pracy w końcu ją uwzględni

Wróćmy teraz do początku 2023 roku. Dziś znamy już wizję pracy zdalnej zatwierdzoną przez ustawodawcę i obowiązki, jakie w związku ze zmianą prawa nałożone zostaną na pracodawców od 7 kwietnia 2023 roku, kiedy ustawa wejdzie w życie. Mamy świadomość, że zgodnie z nowymi przepisami organizacje będą musiały dokładnie przyjrzeć się swoim potrzebom i pogodzić je z oczekiwaniami pracowników, przyzwyczajonych do elastyczności znanej z pandemii. Co do tej pory funkcjonowało bowiem na podstawie dżentelmeńskich uzgodnień, teraz będzie musiało być przelane na papier i umieszczone w treści regulaminu pracy zdalnej oraz umowy o pracę. Jeśli umówimy się na jakiś tryb pracy, to konsekwentnie będziemy go realizować, aż do czasu formalnej zmiany dokumentu regulującego kwestię pracy z domu w danej organizacji.

Pojawiają się zatem głosy oceniające nowe przepisy jako zbyt rygorystyczne i nakładające na obie strony stosunku pracy sporo niepożądanych ograniczeń. Z ich wdrożeniem wiąże się przecież wiele skomplikowanych formalności, a dodatkowo mogą generować na rachunku pracodawców kolejne koszty – takie jak ryczałt czy ekwiwalent należny pracownikom za zużycie kosztów energii oraz internetu przy pracy w domu. Stąd wielu pracodawców, dotąd raczej przychylnych pracy w pełni zdalnej czy hybrydowej, zaczyna rozważać odgórne zarządzenie powrotu do biura. Brak możliwości pracy z domu oznacza w tych okolicznościach przecież brak konieczności sprostania znowelizowanym wymaganiom prawnym. 

Kusi, by pomyśleć – nie ma pracy zdalnej, nie ma problemu. 

Ale czy na pewno tak jest? Nie do końca można się z tym zgodzić. Choć niechęć do sformalizowania statusu quo pracy zdalnej może wydawać się zrozumiała, to w praktyce niewielu pracodawców, którzy w trakcie pandemii oferowali możliwość home office’u, uniknie całkowicie tego obowiązku. Co więcej – ci, którzy postawią na obecność pracowników w biurze, mogą wkrótce stanąć przed zupełnie innym wyzwaniem, wynikającym z napięć narastających w zespołach i poczucia niesprawiedliwego traktowania.

Praca zdalna dla rodziców, a dla reszty?

Powyższe wynika z uprawnienia, jakie ustawodawca przyznał pewnym szczególnym kategoriom pracowników, jak przykładowo kobietom w ciąży, rodzicom dzieci do lat czterech lub opiekunom osób z niepełnosprawnością. Wbrew obiegowej opinii, nie jest to pomysł zaczerpnięty w drodze wdrożenia przepisów z tzw. dyrektywy work-life balance, a zupełnie autorska koncepcja legislacyjna. Zgodnie z nowymi przepisami, wymienieni wyżej pracownicy będą mogli wnioskować o umożliwienie im pracy zdalnej – nawet całkowitej, nie tylko hybrydowej – a pracodawca będzie mógł odmówić tej prośbie wyłącznie, jeśli spełnienie jej nie będzie możliwe z powodu organizacji pracy lub rodzaju pracy wykonywanej przez danego pracownika. 

Odmowa będzie musiała być uzasadniona, a pracownik taką odpowiedź powinien otrzymać w ciągu 7 dni roboczych od złożonego przez siebie wniosku. Jeśli więc osoba składająca wniosek rzeczywiście pracowała w trakcie pandemii z domu, to skonstruowanie rzeczywistego i uzasadnionego powodu dla odrzucenia wniosku pracownika o pracę zdalną może okazać się mocno utrudnione. Skoro rodzaj i organizacja pracy pozostała ta sama, argumenty o zmianie podejścia kultury organizacyjnej firmy czy chęci sprawowania większej kontroli nad efektywnością wykonywania zadań mogą okazać się niewystarczające dla skutecznego powstrzymania niektórych pracowników od pójścia na home office nawet na długie lata. 

Okoliczność ta sprawia, że wracamy do punktu wyjścia – to znaczy do obowiązku wprowadzenia formalnych, stałych reguł pracy zdalnej ujętych w regulaminie, stosownych zmian do umów o pracę, zasad przestrzegania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w swoich domach, obliczenia kosztów ryczałtu za zużycie mediów i paru innych zadań dla działów HR. 

Niestety, oprócz stworzenia lub dostosowania dokumentacji do nowych zasad pracy zdalnej, pracodawców czeka jeszcze zadanie mniej oczywiste, wcale nie łatwiejsze, a znacznie bardziej długofalowe w realizacji. O ile bowiem przygotowanie regulaminu bywa trudne czy intensywne, to ostatecznie po kilku tygodniach wysiłku pracę możemy uznać za zakończoną, czego dowodem jest wdrożona w organizacji nowa procedura wewnętrzna. W przypadku zaś umiejętnego zarządzania nastrojami w zespołach, dobry manager czy HR-owiec nie powinien stracić czujności nawet na krótką chwilę. A nie można wykluczyć, że w omawianej nowej rzeczywistości pracy zdalnej emocje wśród pracowników będą buzować.

Praca zdalna dla rodziców kością niezgody. Jak pogodzić pracowników?

Wyobraźmy sobie sytuację, w której w ramach jednego działu, na tych samych lub podobnych stanowiskach, różniących się ewentualnie poziomem wyspecjalizowania, wśród pracowników mamy kilkoro rodziców małych dzieci, jedną kobietę ciężarną i dziesięć osób niekwalifikujących się do kategorii uprawniających do wnioskowania o pracę zdalną. Jeśli pracodawca, u którego opisany dział funkcjonuje, postawi na powszechny powrót do biura, w efekcie część zespołu będzie faktycznie pracować stacjonarnie, ale spora grupa może skorzystać z przywileju złożenia wniosku o pracę zdalną. Łatwo przewidzieć, jakie może mieć to konsekwencje dla owocnej współpracy grupowej i motywacji tych, którzy chcieliby pracować z domu, ale nie bardzo już mogą. 

Trzeba powiedzieć od razu jasno – nie będzie przejawem nierównego traktowania jednoczesne zezwolenie na pracę zdalną rodzicom małych dzieci i polecenie codziennego przychodzenia do biura pracownikom bezdzietnym, nawet jeśli osoby te zatrudnione są na tym samym stanowisku. 

Być może zarzuty o dyskryminacji będą pojawiać się w niewątpliwie trudnych dyskusjach wewnątrz zespołów. Należy jednak pamiętać, że umożliwienie korzystania z określonych, przyznanych przepisami prawa uprawnień danej grupie pracowników, nie jest nierównym traktowaniem grupy, którym Kodeks pracy takich przywilejów nie nadaje. Nie mówimy o nierównym traktowaniu pracowników, którzy mają tylko 26 dni urlopu wypoczynkowego, podczas gdy rodzice dzieci do lat 14 mają dodatkowe 2 dni w roku na opiekę, a osoby z niepełnosprawnością nawet 10 dni urlopu więcej. 

Prawo pracy prawem pracy, ale warto wyjść naprzeciw potrzebie pracy zdalnej

Uczestnicząc w rozmowach z pracownikami, warto tę kwestię wyjaśnić od razu, najlepiej powołując się wprost na nowe przepisy, by nie pozostawić miejsca na plotki czy pełne żalu domysły. Nie oznacza to jednak, że debatę należy w tym miejscu uciąć i nie poświęcać więcej uwagi całej sprawie. W końcu pracownik, który czuje się potraktowany niesprawiedliwie, szybko może stracić motywację do wykonywania codziennych zadań. 

Jeśli zarządzamy zespołem, którego spora część członków zdecyduje się skorzystać z uprawnienia do wprowadzenia home office, warto rozważyć uelastycznienie trybu świadczenia pracy także dla reszty działu. Nie musi być to od razu stałe wysłanie całej grupy na zawsze na zdalną. Jednak nawet pozwolenie na pozostanie w domu częściej, niż wynika to z przepisów o okazjonalnej pracy zdalnej (czyli 24 dni w roku kalendarzowym), powinno wyciszyć emocje i załagodzić potencjalny konflikt.

A co jeśli nie da się pracować zdalnie?

Oczywiście, z różnych względów zastosowanie takiego kompromisu może nie być możliwe. Wówczas trzeba ze szczególną uwagą przyjrzeć się obowiązkom w zespole i zastanowić się, czy trwały rozdział na pracowników zdalnych i stacjonarnych nie spowoduje nierównomiernego obciążenia pracą którejś z tych grup. Może okazać się, że Marek będący rodzicem dwuletniego synka przez długi czas nie będzie nadzorował przychodzącej korespondencji pocztowej, bo nie ma takiej możliwości, za to ten obowiązek spadnie w całości na Kasię przychodzącą codziennie do biura. Pomyślmy więc, czy jesteśmy w stanie dostosować zadania zespołowe w taki sposób, by niezależnie od miejsca pracy, była możliwość ich wykonania. Może uda się wprowadzić na stałe obieg zdigitalizowanych dokumentów? Albo zaopatrzyć pracowników w kwalifikowane podpisy elektroniczne?

Uważajmy też na to, czy pracownicy zdalni nie stają się konsekwentnie coraz mniej widoczni na tle pozostałych członków zespołu. W końcu co z oczu, to z serca. Łatwo zatem można pominąć, nawet nieintencjonalnie, niewidoczną w biurze grupę przy podziale ciekawych projektów czy przekazywaniu bieżącej komunikacji. Jeśli większość spraw bieżących omawiana jest w kuchni przy kawie, może warto zmienić ten zwyczaj. I dostosować go do nowej rzeczywistości, w której zespół funkcjonuje hybrydowo. 

Odpowiednie wyważenie podziału zadań – tak by nie obciążyć nadmiernie pracowników w biurze, a jednocześnie nie izolować części pracującej z domu od właściwego życia zespołowego – może okazać się nie lada wyzwaniem dla managera. Dlatego warto opracować strategię już dziś, by za kilka tygodni, gdy spora część zatrudnionych będzie uprawniona do złożenia wiążącego wniosku o pracę zdalną, mieć gotowy pomysł na sprawne funkcjonowanie zespołu w nowej rzeczywistości. 

Prawo pracy jest MEGA fajne – nowa kampania RocketJobs.pl

Więcej o swoich prawach dowiesz się dzięki naszej kampanii – Prawo pracy jest MEGA fajne. RocketJobs.pl, wychodząc naprzeciw potrzebom swojej społeczności, wystartował z serią materiałów dotyczących praw pracowniczych.

Sprawdź: prawopracyjestMEGAfajne.pl

A dodatkowo sprawdź oferty pracy w nowej kategorii na RocketJobs.pl – Prawo. Znajdziesz tam oferty pracy z tej branży, np. jako prawnik czy radca prawny.

Oferty pracy z

Konstancja Gierba

Ekspertka od prawa pracy

Z zawodu adwokatka specjalizująca się w prawie pracy, obecnie eksplorująca branżę HR z wewnętrznej perspektywy międzynarodowych firm. Łączy twardą wiedzę prawniczą z umiejętnościami miękkimi. Jej ulubiona część HR to employee relations, HR compliance i efektywna komunikacja wewnątrz organizacji.