Gratulacje, zostałeś managerem. Tylko jak być dobrym szefem, kiedy to twój pierwszy raz?

fot. fizkes / Shutterstock.com

Awans to nie tylko podwyżka, ale też nowe obowiązki. Często swoją karierę managerską zaczynamy od kierowania zespołem, którego jeszcze przed chwilą byliśmy częścią. Jak zatem odnaleźć się w nowej sytuacji, na co zwrócić uwagę, jak zacząć?

Nowy rok to często nowe wyzwania zawodowe. Nie zawsze muszą się one wiązać ze zmianą pracy – może to być awans w obecnej firmie. Również tobie zaproponowano promocję i stało się – zostałeś/aś team leaderem/ką czy managerem/ką. Po pierwszym entuzjazmie, skokach do sufitu i przeliczaniu podwyżki dotarło do ciebie, że teraz będziesz zarządzać swoimi kolegami i będziesz zorganizować pracę całego zespołu i ogarnia cię lekkie przerażenie. Jak zatem poradzić sobie z rolą szefa/owej po raz pierwszy?

Manager/ka na starcie. Jak sobie poradzić? Oto kilka rad na początek.

Zaakceptuj, że nie będzie już tak samo

To być może bolesne, ale musisz pamiętać, że już nie będzie tak jak wcześniej. Jesteś teraz przełożonym/ą i niektórzy z twoich kolegów mogą nie do końca być z tego zadowoleni lub mogą uważać, że przez to, że się kolegujecie będziesz przymykać oko na pewne ich niedociągnięcia. Ważne, żeby rozgraniczyć to, co było od sytuacji, która teraz ma miejsce. Jesteś przełożonym/ą i wasze relacje (chcąc nie chcąc) ulegną zmianie. Zaakceptuj to.

Wypisz główne obowiązki

Warto na początek wypisać główne obowiązki, którymi będziesz się teraz zajmować. Zastanów się:

• jakie zasoby osobiste posiadasz, aby je realizować (warto wypisać swoje kompetencje i mocne strony)?
• do kogo zwrócisz się, jeśli będziesz potrzebował pomocy (HR, inni przełożeni, itp.)?
• czy posiadasz narzędzia, które pomogą je zrealizować?
• jak będziesz z nich rozliczany (KPI, OKR, itp.)?

Przykład: delegowanie zadań – w jaki sposób będziesz delegował zadania, jakimi kryteriami się posługiwał, czy posiadasz jakieś narzędzia, które wesprą cię w przydzielaniu obowiązków członkom zespołu, w jaki sposób stwierdzisz, że zadanie zostało dobrze przydzielone?

Dzięki takiej „rozpisce” wiesz, co cię czeka i jakie zasoby posiadasz, żeby wywiązać się z nowych zobowiązań. Dodatkowo, dzięki rozłożeniu ich na czynniki pierwsze nie będą one tak przerażające.

Spotkaj się z zespołem

Warto spotkać się z zespołem i omówić zasady waszej współpracy. Wiem, że może być to trudne. Pamiętaj, aby nakreślić, jakie reguły teraz obowiązują, w jaki sposób wyobrażasz sobie dalszą współpracę, co się zmienia, itp. Pamiętaj też, aby zapytać o oczekiwania zespołu – to ma być dialog, a nie expose. Dla wszystkich powinno być jasne, jak będzie wyglądała teraz wasza współpraca. Ważne, żeby nie było między tobą a zespołem niedomówień.

Buduj autorytet

Trudno jest przejść z roli kolegi do roli przełożonego (sama mam takie doświadczenia na koncie) i zbudować autorytet. Jak zatem zacząć?

• Po pierwsze, dotrzymuj słowa. Jeśli zobowiązujesz się do czegoś, rób to. Jeśli wymagasz czegoś w określonym terminie – egzekwuj!
• Po drugie, pamiętaj, że powinieneś być ponad wszelkie sympatie i antypatie. To, że kogoś lubisz lub nie, nie powinno mieć wpływu na Twoje decyzje i zachowanie jako managera.
• Po trzecie, buduj zaufanie. Jeśli rozmawiasz o czymś w cztery oczy z jednym członkiem zespołu, niech to pozostanie między wami. Nie plotkuj.
• Po czwarte, nie mów źle o firmie. Trudno będzie budować autorytet oraz morale zespołu, jeśli będziesz krytykował zachowania innych pracowników, przełożonych czy też politykę firmy.
• Po piąte, pamiętaj o swoim stanowisku nawet po pracy. Jeśli wyjdziesz na spotkanie integracyjne lub po prostu spotkanie po pracy na przysłowiowe „piwo”, pamiętaj o odpowiednim zachowaniu. Niełatwo będzie budować autorytet, jeśli pod wpływem procentów zachowujesz się mało profesjonalnie, np.: opowiadasz o czym rozmawiałeś z członkiem zespołu lub opowiadasz firmowe plotki.

Znajdź mentora

Na pewno w twojej organizacji jest dużo innych managerów. Warto poprosić o pomoc i mentoring. Uwierz, że inni chętnie dzielą się swoja wiedzą. Wystarczy tylko zapytać. Możesz także zapytać dział HR, jak będzie wyglądała teraz twoja ścieżka rozwoju. Może masz już przydzielonego opiekuna, zaplanowane szkolenia, itp.

Proś o pomoc

Często wstydzimy się poprosić o pomoc, bo uważamy, że nasz przełożony może stwierdzić, że podjął złą decyzję, awansując nas. Nic bardziej mylnego! Pamiętaj, że jesteś osobą, która stawia pierwsze kroki na nowym stanowisku i może mieć różnego rodzaju pytania czy mieć poczucie, że coś jest niejasne. Nie bój się pytać i prosić o pomoc!

Warto przypomnieć, że bycie „first time managerem” nie jest proste, ale pamiętaj, że z każdym dniem, miesiącem czy też rokiem będzie łatwiej. Najważniejsze to prosić o pomoc i uczyć się na błędach. Miej też na uwadze, że jeśli po awansie stwierdzisz, że rola managera nie jest jednak dla ciebie, nie oznacza to porażki! Każdy musi spróbować nowej roli, zanim zadecyduje, czy jest ona dla niego odpowiednia. Zatem, jeśli poczujesz, że bycie szefem nie jest rzeczywiście dla ciebie, spotkaj się z przełożonym, działem HR i powiedz im o tym. Najprawdopodobniej wspólnie znajdziecie rozwiązanie tej sytuacji.

W momencie wejścia w nową rolę warto jest szukać wsparcia w dziale HR. To na tym dziale częściowo spoczywa odpowiedzialność za twój sukces. HR odpowiada za sukcesje, awanse i udane zmiany kadrowe. Dlatego też, jako dział HR, warto zadbać o to, aby proces wdrażania i wsparcia „first time managera” był udany. Jak zatem możemy wspierać nowych szefów i szefowe?

Zbadaj kompetencje nowego managera

Warto zbadać umiejętności nowego managera, aby zobaczyć, które kompetencje managerskie są jego mocną stroną, a nad którymi trzeba jeszcze popracować. Może bowiem okazać się, że nowy manager posiada świetnie potrafi delegować zadania, ale ma problem z organizacją pracy zespołu, itp. Dzięki takiemu badaniu będzie nam łatwiej zaplanować dalsze działania rozwojowe. Badania kompetencji możemy przeprowadzić różnorakimi narzędziami. Osobiście polecam Assesment/Development Center, testy kompetencyjne lub wywiad behawioralny.

Zaplanuj działania rozwojowe

Kiedy już wiemy nad jakimi kompetencjami musimy popracować wspólnie z nowo awansowanym managerem, zaplanujmy konkretne działania rozwojowe. Może nam pomóc w tym Indywidualny Plan Rozwoju Pracownika, w którym zawrzemy zarówno szkolenia zewnętrzne, jak i wewnętrzne oraz dodatkowe działania, takie jak: mentoring, specjalistyczne lektury, e-learning, spotkania 1:1 z przełożonym. Dzięki konkretnemu planowi nasz pracownik poczuje się zaopiekowany i wzmocni się jego pewność siebie.

Proponuj pomoc

Zapewnij pracownika o pomocy, którą może u ciebie znaleźć. To właśnie teraz powinniśmy jako dział HR wspierać pracownika w jego nowej roli. Proponujmy spotkania, rozmowy, szkolenia itp. Możemy także zaplanować cykliczne spotkania 1:1, na których będziemy podsumowywać dotychczasowe działania, sukcesy i problemy pracownika.

Pamiętaj, że to właśnie rolą działu HR jest wsparcie pracownika w jego nowej roli. To dzięki opiece z naszej strony pracownik będzie czuł się wspierany, dzięki czemu szybciej rozwinie swoje managerskie umiejętności i samodzielność, a o to nam wszystkim chyba chodzi. Także pracownikowi, który ma odnaleźć się w nowej roli.

Agnieszka Ciećwierz

Współzałożycielka firmy Sigmund Polska

Wspiera firmy w badaniu kompetencji i potencjału pracowników oraz kandydatów do pracy, jak i również w opracowywaniu procesów HR-owych – w tym układaniu procesów rekrutacyjnych, indywidualnych planów rozwoju pracowników, wdrażaniu oceny pracowniczej, badaniach satysfakcji i zaangażowania pracowników. Trener biznesu i wykładowca. Autorka licznych artykułów i książek, w tym ostatniej "Rekrutacja oparta na kompetencjach. Znajdź i rozwijaj idealnego pracownika" oraz podcastu "Newsy z rynku pracy".