HRakterna środa — dokumentuj swoją pracę

Małgorzata Bekas. Do IT trafiła cztery lata temu, zaczynając od warsztatów z programowania PyLadies. Szybko dostała prace jako QA, chwilę później jako Manager i HR partner w startupach, które pierwsze biura miały w jej dużym pokoju. Aktualnie buduje zespół firmy SNOW.DOG. Wspiera Just Join IT. Kocha i szkoli psy, prowadzi bloga Mam psa. I co teraz? Angażuje się w akcje społeczne pomocy schroniskom i pomaga szukać psiakom domów.

Początkowo tekst ten miał dotyczyć tylko działu HR, ale dotarło do mnie, że temat wiedzy w firmie jest bardziej obszerny. Kiedy tłumaczę komuś dlaczego warto ją rozproszyć, używam swojego ulubionego przykładu. Jeśli jutro przejedzie Cię autobus, to wszystkim w firmie będzie bardzo przykro, ale mało kto będzie wiedział nad czym dokładnie pracowałeś, a ktoś robotę za Ciebie będzie musiał zrobić. Dlatego swoją pracę należy dokumentować i o tym dzisiejszy artykuł.

Brutalna prawda jest taka: trudno zastąpić niektórych ludzi, ale niezastąpieni nie istnieją. Osoby pracujące w IT pewnie nieraz słyszeli, że dokumentacja jest zmorą programistów, bo trzeba ją pisać. Wszyscy wiemy też, że w tej branży szybko odchodzi się z firm i szybko traci się dostęp do kont firmowych, a trudno wtedy przekazać innym wiedzę na temat naszych dotychczasowych działań.

Dział HR również zalicza się do wesołego grona osób, które powinny dokumentować swoją pracę. Nie tylko dlatego, że czyha na nas wiele niebezpieczeństw w życiu codziennym, a z czystej troski o swoich następców i współpracowników. Warto nad sporządzaniem takiej dokumentacji pomyśleć na samym początku pracy. Nie trzeba do tego super skomplikowanych narzędzi, google docsy czy sheety zupełnie wystarczą. Podejrzewam, że każda firma ma swoje narzędzie do tworzenia dokumentacji ogólnofirmowej, gdzie przysłowiowe trzy grosze HRów powinny się znaleźć.

Przekaż know-how

Wiele elementów naszej pracy, jak ustalenie procesu rekrutacji czy onboardingu, ustala się indywidualnie dla każdej z organizacji z osobna. Jako osoba doświadczona wnosisz do firmy swój wkład i wiedzę. W czasie pracy odkrywasz nowe narzędzia, uczysz się nowych rzeczy. Dostajesz też wynagrodzenie, dlatego wartość intelektualna owszem zostaje w Twojej głowie, ale dla firmy najlepiej żebyś przekazał ją w formie pisemnej. Często pracodawców nie stać na specjalistyczne szkolenie dla całego zespołu, wysyłają więc jedną czy dwie osoby, które później przekazują wiedzę innym członkom zespołu. Nie mnie oceniać tę praktykę, ale wychodząc jej naprzeciw, warto wiedzę ze szkoleń przekazać w sensownej formie — właśnie w postaci ogólnodostępnego dokumentu. To samo dotyczy szablonów mailowych, miejsc w których umieszczamy ogłoszenia i haseł dostępu, o czym również nie myśli się od razu.

Domyśl się

Jak miałam 16 lat, a burza hormonów robiła mi z mózgu jesień średniowiecza, próbowałam zmusić cały świat, żeby domyślił się o co mi chodzi. Sfrustrowana faktem, że tak się nie dzieje, zachowywałam się jak na mój wiek przystało. Na szczęście natura lituje się nad nami w pewnym momencie i daje niesamowitą możliwość — określania wprost o co chodzi. W przypadku tworzenia dokumentacji na temat swojej pracy, główną rolę jaką ma ona pełnić obok wyjaśnienia, co i jak, powinna wyznawać zasadę “nie każ im się domyślać”. Rozproszenie wiedzy daje ogromną siłę, która w kryzysie pomaga opanować sytuację. Nie wyobrażam sobie setek godzin żmudnej pracy nad czymś, o czym ktoś zapomniał napisać, a teraz mają korzystać z tego inni, nie znając konstrukcji i strzelając na ślepo. Zdecydowanie nie jest to podejście agile, którym chwalą się firmy.

Użyj narzędzi, mogą być grabie

Instrukcja obsługi dołączona do mebli z Ikei nieraz uratowała nam życie, bo 3567 elementów komody nie sposób ułożyć z pamięci. Podobnie jest ze sprzętem elektronicznym czy modelami samolotów — ktoś stworzył dokładną instrukcję, aby pomóc nam włączyć telewizor czy skleić z dzieckiem model samolotu. Proces tworzenia takich wskazówek odbywa się pewnie podobnie w każdej dziedzinie. Najpierw ktoś wymyśla jak, sprawdza czy działa, a potem opisuje, żeby inni też mogli się tego dowiedzieć. Dokładnie z taką samą sytuacją spotykamy się w naszej codziennej pracy. Procesy, zasady czy wskazówki najpierw układamy sami, czy z pomocą reszty zespołu.

Kolejnym etapem jest testowanie naszych pomysłów, wdrożenie i przekazanie ich dalej. Wyrobienie sobie nawyku dokumentowania na bieżąco swojej pracy jest bardzo proste. Bez znaczenia jakich narzędzi użyjesz, możesz nawet wydziergać to na drutach, ważne, żeby inni wiedzieli, co robić. Dodatkowo posiadali niezbędne dane, aby kontynuować pracę nad projektem, a Ty, żebyś nie był przeklinany do końca swoich dni.  

Do stworzenia tego tekstu zainspirował mnie artykuł, który mówi o zarządzaniu wiedzą i przekazywaniu wartości intelektualnej, będącej kluczem do sukcesu przedsiębiorstwa. Osobiście uważam, że tworzenie struktury, w której wiedza będzie stanowiła podstawę rozwoju firmy, jest dużym wyzwaniem. Dla niektórych organizacji temat może wydawać się awykonalny, jednakże im szybciej zabierzemy się za tworzenie dokumentacji, tym więcej na tym zaoszczędzimy.

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z pexels.com.

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.