Ktoś znika ze Slacka, a my nawet o tym nie wiemy. Jak dbać o kontakty z pracownikami na zdalnym?

fot. Natalya Novella / Shutterstock.com

Zgrany zespół to skuteczniejszy zespół. Czy da się jednak go stworzyć, jeśli pracujemy wyłącznie zdalnie? Zdecydowanie tak! Z tym że zarządzanie zespołem rozproszonym oraz zdalna współpraca to ogromny sprawdzian dla jakości naszej komunikacji. Budowanie relacji w zespole zdalnym wymaga zatem zaangażowania i planowania odpowiednich działań. Jak dbać o kontakty z pracownikami w pracy zdalnej?

Rok 2020 okazał się przełomowy pod kątem szybkich przemian w funkcjonowaniu wielu przedsiębiorstw. Z powodu lockdownu ogrom pracowników przeszedł na zdalny lub hybrydowy tryb pracy. I choć ograniczenia zostały już dawno zniesione, wiele zespołów, z różnych przyczyn, kontynuuje pracę w formie online.

Niestety, jak to bywa w przypadku gwałtownych zmian, potrzebowaliśmy nie tylko przywyknąć do szybko zmieniających się warunków, ale też wypracować inne metody współpracy. Zespoły stacjonarne zaczęły funkcjonować w zupełnie odmiennej rzeczywistości, a przełożeni stanęli z dnia na dzień przed wyzwaniem w postaci zarządzania zespołami rozproszonymi.

Pamiętajmy też, że zespoły rozproszone tworzą nie tylko osoby pracujące z domu. Terenowe zespoły przedstawicieli handlowych czy międzynarodowe korporacje to przykłady funkcjonujące w sferze biznesowej już od dawna. Niezależnie jednak od obszaru działania, zgrany zespół to większa szansa na powodzenie i realizację celów. Problem polega na tym, że w zespole rozproszonym trudniej jest utrzymać ścisłą współpracę. Naturalną przeszkodą jest to, że jego członkowie nie mają zazwyczaj kontaktu „na żywo” lub mają go rzadko.

Czy zatem możliwe jest zbudowanie relacji w zespole, który kontaktuje się w większości za pomocą maili, telefonów i komunikatorów? Zdecydowanie tak. Wymaga to jednak dodatkowego zaangażowania i planowania.

Kontakty z pracownikami w praca zdalnej. Czy da się zbudować relacje w zespole rozproszonym?

Zacznijmy od optymistycznych wieści. Badania wskazują, że dystans geograficzny i psychiczny to dwie różne rzeczy (Wilson, Boyer O’Leary, Metiu, Jett, 2008). Żeby to unaocznić, zaryzykuję stwierdzenie, że każdy z nas zna kogoś, kto mimo wspólnego zamieszkania z inną osobą lub osobami, nie odczuwa z nimi większej więzi lub więź ta uległa zatarciu przez brak uwagi i zainteresowania. Być może sami mamy znajomych, którzy mieszkają niedaleko, a mimo to nie mamy możliwości się spotkać? Z drugiej strony, wiele osób doznało poczucia bliskości z osobą poznaną np. na grupie związanej z zainteresowaniami lub odnalazło korespondencyjnych przyjaciół. To pokazuje, że o ile bliskość geograficzna ułatwia budowanie relacji, tak nie jest jedynym czynnikiem, który na to wpływa. Co więcej, wcale ich nie gwarantuje. Oczywiście, „nie oznacza to wszakże, że bliskość jest nieważna – po prostu nie jest jedyną miarą poziomu satysfakcji w relacjach” (Bakiera, Obrębska, 2021).

Zamiast tego, do budowania bliskich relacji kluczowa jest troska o komunikację i wzajemne poznanie siebie (Wilson, Boyer O’Leary, Metiu, Jett, 2008). W pracy zdalnej brakuje naturalnych ku temu okoliczności jak pogaduszki przy ekspresie do kawy czy wspólne wyjście na obiad. Dlatego właśnie „wirtualna praca paradoksalnie wymaga fizycznej obecności. Chodzi o zawiązanie się grupy, jej integrację, nawiązanie relacji” (Pyrkosz-Pacyna i inni, 2021), ponieważ „aby kontakt stał się relacją, ludzie muszą być świadomi wzajemnego istnienia i liczyć się z drugim człowiekiem” (Bakiera, Obrębska, 2021).

Zarządzanie zespołem rozproszonym wymaga zatem intencjonalnego i zaplanowanego budowania relacji. Warto przy tym pamiętać, że „nie każdy kontakt z drugim człowiekiem staje się od razu relacją. Decyduje jego jakość, rodzaj i częstotliwość” (Bakiera, Obrębska, 2021). 

Jak budować relacje w zespole rozproszonym?

Aby budować jakiekolwiek relacje, nie tylko w zespołach rozproszonych, należy stworzyć ku temu okoliczności i warunki. Znam przełożonych, którzy traktują luźniejsze spotkania jako stratę czasu lub chętnie je organizują, ale po godzinach pracy lub w dni wolne. Niestety, to może nie dać efektów, szczególnie, jeśli pracownicy wolą swój czas wolny spędzić w inny sposób niż ze współpracownikami. Dlatego należy tego typu aktywności zaplanować w kalendarzach i nadać im wysoki priorytet. 

Dbajmy o regularny kontakt

Najlepiej, żeby takie spotkania były cykliczne. Uprzedzam obawy: nie muszą one być bardzo częste i długie. Ważne, żeby były regularne. W moim zespole pozytywnie oceniamy krótką wideokonferencję na początek dnia oraz podziękowanie sobie i pożegnanie się na jego koniec. Robimy coś, co jest oczywiste podczas pracy w biurze, ale często umyka w pracy zdalnej.

Ważne jest też dbanie o stały kontakt i obecność. Może to być w formie grupowej konwersacji czy wirtualnego pokoju na służbowym komunikatorze. W moim zespole wysoko została oceniona możliwość kontaktu na bieżąco i poproszenia o wsparcie. Mamy jednak zasadę, że gdy ktoś ma status „busy”, ma pełne prawo do pracy samodzielnej i ignorowania powiadomień. W innym przypadku pojawiłyby się frustracja i rozkojarzenie.

Dość często organizujemy też wspólne projekty. Co więcej, nawet w przypadku projektów indywidualnych spotykamy się razem na sesjach feedbackowych. Poza budowaniem relacji, ma to wiele zalet. Podczas takich sesji korzystamy z szerokich zasobów wiedzy i doświadczenia pozostałych osób z zespołu oraz z ich perspektyw. Dzięki temu możemy dopieścić projekt tak, żeby był użyteczny dla możliwie najszerszej grupy osób. Dla mnie, jako kierowniczki zespołu, taka sesja daje również możliwość śledzenia etapów wykonania zadania, podrzucenia pomocnych wskazówek i docenienia wysiłku. To sprawia, że dbamy nie tylko o jakość i relacje, ale też o motywację.

Takie sesje i wspólne projekty to również możliwość wymiany wiedzy i wzajemnej nauki. Inną sprzyjającą ku temu okolicznością są szkolenia grupowe i późniejsze zespołowe opracowania strategii zastosowania nowej wiedzy w praktyce.

Zapisujmy wspólną historię

Bardzo ważnym spoiwem jest świętowanie sukcesów i wspólne aktywności online. Czynnością, która łączy w sobie oba te elementy, jest tworzenie pozytywnego portfolio. Jego zaletą jest zapisywanie wspólnej historii, wspomnień, sukcesów, do których można w każdej chwili wrócić. To umacnia nie tylko więzi, ale również poczucie własnej wartości i sprawczości oparte na zapisanych dokonaniach.

Pamiętajmy jednak, żeby nie przesadzić z liczbą zespołowych spotkań i działań. Możliwość pracy w odosobnieniu bywa konieczna, np. w przypadku introwertyków czy zadań wymagających głębokiej koncentracji. Warto zatem dopasowywać częstotliwość i rodzaj organizowanych aktywności do preferencji grupy.

Poznajmy się i dajmy się poznać

Choć realizacja zadań i spotkania merytoryczne są niezmiernie istotne dla realizacji celów finansowych, tak warto w swoich harmonogramach uwzględnić przestrzeń na rozmowy prywatne. Ich największą zaletą jest doświadczenie kontaktu z żywym człowiekiem. Wspólne zainteresowania lub zbieżne doświadczenia łączą i mają wpływ na budowanie relacji. W rozmowach prywatnych czujemy się również bardziej swobodnie.

Jeśli dodatkowo się widzimy, czy to na żywo, czy przez kamerę, możemy lepiej poznać wzajemnie swoją mimikę, gestykulację i ton głosu. Ułatwi to komunikację w przyszłości. Uzupełnia bowiem brakujące informacje, gdy mamy do czynienia na przykład z komunikacją w formie pisemnej.

Takie wzajemne poznanie siebie jest też istotne w różnorodnych zespołach, szczególnie tych wielokulturowych, w których odbiór tego samego komunikatu może znacznie się różnić.

Komunikujmy się jasno i otwarcie

Poznanie swoich różnic komunikacyjnych oraz komunikatów niewerbalnych jest kluczowe do prawidłowej interpretacji wiadomości tekstowej od innej osoby. Konieczność ta wynika z tego, że „nie słyszymy tonu jej głosu, nie widzimy mimiki czy gestów, które uzupełniłyby bezpośrednio przekazaną informację. Nie mamy zatem ważnych wskazówek na temat tego, jak należy odczytać przekaz ani w jaki sposób najlepiej na niego zareagować” (Bijak, Kleka, 2021).

Jeśli poznaliśmy się jako ludzie, możemy uzupełnić „brakujące puzzle” i nasza interpretacja wiadomości będzie dużo trafniejsza. Gdy nie posiadamy takiego zaplecza, ryzykujemy utrudnieniem komunikacji, niezrozumieniem lub wręcz konfliktem. Żeby tego uniknąć, można zastosować jedną z technik aktywnego słuchania: parafrazowanie i dopytanie, czy dobrze zrozumieliśmy. Dobrze jest też organizować wideorozmowy lub spotkania na żywo, jeśli się da. Ułatwiają one zdobycie informacji o pozawerbalnej komunikacji członków zespołu. 

Zatem w zespołach rozproszonych tym bardziej istotna jest troska o precyzję wypowiedzi, komunikowanie oczekiwań i otwartość na częsty feedback. Po pewnym czasie wspólnej pracy brak komunikatów pozawerbalnych nie jest już tak dużą barierą jak na początku, bo uczymy się siebie nawzajem.

Zadbajmy o zasady

Jeśli w zespole zostały wypracowane wewnętrzne zasady, których „zwykło się” przestrzegać, warto je jasno określić i najlepiej spisać. Jest to pomocne podczas wdrożenia nowych osób, zmian kadrowych czy właśnie zmiany trybu pracy. Ważne są zarówno te pisane zasady, jak i „niepisane”.

Oczywiście, zasady należy dopasowywać do aktualnego składu zespołu, bo mają mu służyć, a nie ograniczać. Dlatego warto się spotkać, żeby ustalić wspólny kontrakt, który określa, co jest dla nas ważne. U nas np. obowiązuje prosta zasada, że jeśli idziemy na przerwę, piszemy we wspólnej korespondencji przynajmniej „zw” i „jj”. Planowane nieobecności sygnalizujemy zaś z wyprzedzeniem i zapisujemy w naszym wewnętrznym kalendarzu, który uzupełniamy na bieżąco. Tam też wpisujemy ważne spotkania, zadania i szkolenia. To sprawia, że wiemy, kogo w danej chwili nie ma, jak długo go nie będzie i dzięki temu możemy lepiej zaplanować swoją pracę.

Wspólne wypracowanie obowiązujących zasad oszczędza wiele stresu i jest sposobem na przeciwdziałanie konfliktom, np. z powodu braku odpowiedzi od członków zespołu.

Kontakty z pracownikami w pracy zdalnej. Czy warto dbać o relacje w pracy?

Zespoły zdalne mogą sprawiać wrażenie, że funkcjonują samodzielnie i wszystko „kręci się samo”, bo nie słychać narzekania w pokoju socjalnym czy otwarcie wyrażonych skarg. Niestety, to najczęściej powierzchowne wrażenie, chyba że pracujemy z osobami o wysokiej motywacji i odporności psychicznej. 

Zła wiadomość jest taka, że jeśli pominiemy obszar relacji i „ludzkie” aspekty pracy, istnieje ryzyko, że o zaburzeniach motywacji czy trudnościach dowiemy się zbyt późno. Zaniedbania w tym obszarze mogą skończyć się utratą przyjemności z pracy, wypaleniem zawodowym, a nawet kryzysem i kłopotami natury psychicznej. Całkowite odosobnienie może okazać negatywny wpływ na ogólne samopoczucie, co doskonale dało się odczuć w trakcie pandemicznego lockdownu (por. Bakiera, Obrębska, 2021).

Gdy zależy nam na zaangażowaniu, potrzebujemy dbać o relacje, które są dla niego pożywką. Zdecydowanie chętniej przygotujemy raport dla Kasi z działu finansów, która poleciła nam świetną książkę, a na ostatniej wideokonferencji przyznała, że ma obawy przed audytem niż dla osoby, którą znamy wyłącznie ze stopki w mailu.

Moje doświadczenie pokazuje, że dobrze zgrany zespół potrafi spojrzeć z perspektywy innej osoby. Ułatwia to nie tylko realizację zadań, ale też skłania do wzajemnej pomocy, co przeciwdziała „wąskiemu gardłu”. Dodatkowo, otwarta komunikacja ułatwia planowanie i zarządzanie zasobami zespołu. Uwzględnienie w planach takich okoliczności jak ważne wydarzenia rodzinne czy wizyty u lekarza sprawia, że unikamy nieoczekiwanych nieobecności. 

Miejmy też na uwadze, żeby zachować równowagę dopasowaną do potrzeb. Nadmierna koncentracja na relacjach i zbyt częsty kontakt nie są zbyt dobre. Po pierwsze, praca w odosobnieniu i w głębokiej koncentracji jest konieczna, np. sprzyja procesom kreatywnym. Po drugie, niezdrowo zbudowane relacje mogą przeszkadzać w raportowaniu błędów czy nadużyć lub zgłaszaniu pomysłów w obawie przed odrzuceniem społecznym. Dlatego oprócz samych relacji, ważne jest dbanie, żeby te relacje były oparte na asertywnych granicach.

Źródła

• Bakiera, L.; Obrębska, M. (2021). Blisko czy na dystans? Psychologiczne aspekty relacji międzyludzkich. Człowiek I Społeczeństwo, 51, 9–21;
• Bijak, K.; & Kleka, P. (2021). Relacje online. Ekstrawersja i inteligencja emocjonalna w kontekście wybranych aspektów komunikacji internetowej. Człowiek I Społeczeństwo, 51, 189–203;
• Pyrkosz-Pacyna, Joanna; Migaczewska, Ewa; Gałuszka, Damian; Ptaszek, Grzegorz; Żuchowska-Skiba, Dorota i inni (2021) „Komunikacja społeczna”, Akademia Górniczo-Hutnicza im. St. Staszica w Krakowie;
• Wilson, J. M., Boyer O’Leary, M., Metiu, A., & Jett, Q. R. (2008). Perceived Proximity in Virtual Work: Explaining the Paradox of Far-but-Close. Organization Studies, 29(7), 979–1002.

Joanna Pietrzak

Tłumaczka, lektorka językowa i trenerka biznesu w branży finansowej

Po godzinach autorka projektu Od zera do Trenera. W pracy zawodowej łączy swoje pasje – analizę danych, psychologię, sprzedaż i komunikację. Znana z supermocy łączenia samodzielnego macierzyństwa z pracą zawodową i rozwojem osobistym.