HRakterna środa — onboarding jest potrzebny

Tyle mówi się i pisze o onboardingu. Słuszną definicję w swoim artykule umieścił portal Biznes Firma, określając onboarding jako “proces wspierania przez pracodawcę nowego pracownika, który obejmuje oswajanie podwładnego z nowym otoczeniem i umożliwienie mu nawiązania kontaktów w jak najbardziej przyjaznej atmosferze.” Pozwolę sobie jednak słowo podwładny zamienić na pracownik, a oswajanie na wdrożenie.

Pierwsze dobre wrażenie robi się podczas rekrutacji rzecz jasna, ale to czy dobre wrażenie zostanie utrzymane, zależy w dużej mierze od wprowadzenia do firmy, pokazania dobrych zwyczajów i przełamania lodów.

Co jest częścią onboardingu?

Początkiem rozpoczęcia procesu onboardingu, nazywamy moment, kiedy zdyszany i szczęśliwy rekruter biegnie radośnie do kadr, potykając się o kable i własne obuwie, by poinformować o udanej rekrutacji. Zapewne w wielu miejscach przepływ informacji odbywa się drogą elektroniczną i nikt nie biega jak maratończyk.

Niestety często w firmach, proces przypomina losowanie w totolotka. Klasycznym przykładem jest sytuacja w korporacjach, kiedy pracownik trzy miesiące wcześniej informuje o swoim przybyciu, a na monitor czeka kolejne dwa, już po rozpoczęciu pracy. Zdecydowanie jest to zachwiany proces wdrożenia nowego pracownika. Często nie mający nic wspólnego z brakiem środków na wyposażenie, a gigantyczną stertą papierów do załatwienia i mało zwinnym sposobem zarządzania. Zatem jednym z elementów jest niezbędny do pracy sprzęt dla pracownika. Im sprawniej zostanie mu dostarczony, tym szybciej pracownik zacznie wykonywać pracę. Co za tym idzie, szybciej zacznie zarabiać pieniądze, które jak wielu pewnie wie, są niezbędne w prawidłowym funkcjonowaniu organizacji.

Kolejną dość ważną częścią procesu jest podpisanie dokumentów, jak umowa czy NDA. Nie jest to wielkie odkrycie i część z nich może być podpisania jeszcze przed rozpoczęciem pracy, co już dzieje się w ramach procesu onboardingu. Istotna i często wrażliwa kwestia finansowa, może budzić dodatkowe emocje i niedopowiedzenia. Warto jednak na tę część wdrożenia poświęcić czas, aby kwestie urlopu, przekazywania praw autorskich i zakazu konkurencji były jasne. Im większy komfort pracownika na tym etapie, tym pracuje wydajniej i pokuszę się o stwierdzenie, że będzie bardziej zaangażowany.

Nowe twarze w firmie to zawsze małe zamieszanie. Dla osoby, która do zespołu dopiero dołącza, nowe otoczenie może nie tylko powodować stres, ale też wycofanie. Poza wesołym i otwartym działem HR, warto zaangażować ludzi z zespołów projektowych do przyjęcia nowego członka zespołu. W jednym z poprzednich projektów, jako integracyjne wdrożenie do zespołu, było wspólne skręcenie biurka i krzesła dla nowej osoby. Poza oszczędnością środków pieniężnych na panów z Ikei, nowi ludzie mogli się poznać i siłą rzeczy, zaczynali ze sobą rozmawiać. Nie mówię, że od razu będą myśleć o zbudowaniu razem rakiety, ale ‘podaj mi wkrętarkę’ usłyszane od członka zespołu, do którego się dołącza, może znaczyć więcej niż tysiąc słów. Według definicji powyżej, chodzi o przyjazną atmosferę, o którą w wielu miejscach nie trudno, bo kulturę danego miejsca tworzą ludzie i to oni najlepiej pokażą nowej osobie, jak załatwić dodatkowy słoik Nutelli od Pana Zenka z recepcji. Jedną z przyjemnych praktyk pozwalających przełamać pierwsze lody jest wspólne wyjście na obiad. Członkowie zespołu zabierający nowego człowieka na makaron, to miła forma przyjęcia nowych osób do otoczenia.

Lecz nie samym jedzeniem i tostami pracownik żyć będzie, dlatego warto wdrożyć go w projekty. Ta dość ważna i podejrzewam, że w wielu wypadkach skomplikowana kwestia, również należy do procesu onboardingu. Na początku pojawia się masa pytań, na które nowy człowiek nawet gdyby bardzo chciał, może nie być w stanie odpowiedzieć. Kierując się zasadą szacunku do czyjejś niewiedzy, pozwólmy komuś pytać, a sami cierpliwie udzielajmy odpowiedzi. Dobre wrażenie stworzone podczas rekrutacji zostanie dzięki temu podtrzymane, a ludzie będą czuli się bardziej odpowiedzialni, nawet jeśli w firmie pojawią się trudności. O wysokim progu wejścia do organizacji, plusach i minusach takiego działania, przeczytacie w kolejnym artykule.

Kto będzie pamiętał o tych wszystkich elementach onboardingu?

Zapewne nie odkryję Ameryki oraz nie dostanę nagrody za ułatwienie życia setkom tysięcy ludzi, ale jednym z takich narzędzi jest checklista, która może rozwiązać problem z pamięcią o wszystkich elementach procesu onboardingu. Jasne, że możemy wrzucić proces w narzędzie, które ustawione w odpowiednie workflow pomyśli za nas i przekieruje dokładnie zadanie do kolejnych osób. Jeśli nie mamy jednak takich automatyzacji, albo do naszej firmy przychodzi ktoś raz na pół roku, to można zorganizować się samemu. Wypunktowanie kolejnych kroków i umieszczenie ich w sensownej kolejności powinno znacznie ułatwić pracę. Dodatkowo, zdradzę Wam tajemnicę, że jeśli coś z procesem będzie nie tak, to można go zmienić w trakcie i dostosować do swoich potrzeb.

W przypadku nowych firm sprawa jest zdecydowanie prostsza i wdrożenie pracownika, zorganizowanie mu sprzętu, dostępów i wyjaśnienie projektów może być łatwiejsze. Dzieję się tak, ponieważ od początku wdrażane jest zwinne zarządzanie. Młodzi przedsiębiorcy są świadomi, z czym wiążą się zastałe i niejasne procesy. Szukają usprawnień także w kwestii wdrożenia personelu i dzięki temu, przyznanie przejściówki do monitora nie musi przejść przez zastępcę managera projektu i zebrać wianuszka podpisów.

Organizacje działające od lat, najczęściej korporacje, stają przed innym większym wyzwaniem. Z jednej strony, mają procedurę na każde, nawet najmniejsze działanie w firmie. Z drugiej z kolei często procesy są tak skomplikowane, a decyzyjność na tyle rozproszona, że załatwianie najmniejszej drobnostki ciągnie się w nieskończoność. Zdecydowanie tak nie powinien wyglądać proces wdrażania pracownika, który powinien jak najszybciej, czyli bez przeszkód, zacząć pracę. Po to został zatrudniony.

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z stocksnap.io.

Małgorzata Bekas. Swoją karierę zaczynała od kursu programowania PyLadies. Od lat zajmuje się HRem w startupach i software house’ie. Aktualnie pełni rolę wsparcia produktu w firmie Surge Cloud. Całym sercem wspiera Just Join IT, prowadząc sekcję „HRakterna środa”. Kocha i szkoli psy, prowadzi bloga „Mam psa. I co teraz?“, angażuje się w akcje społeczne pomocy schronisku w Gaju. Wspólnie z przyjaciółmi tworzy startup Petpit, aplikację mobilną dla miłośników psów i kotów.

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.