HRakterna środa – Jak uniknąć onboardingowych fuckupów? 

Jednym z najbardziej satysfakcjonujących elementów mojej pracy jest moment, kiedy kandydat przyjmuje naszą ofertę. Satysfakcja jest jeszcze większa, kiedy z sukcesem kończymy wyjątkowo wymagający proces – wszyscy rekruterzy IT zapewne wiedzą, o czym mówię. 🙂 Mimo radości nie spoczywamy jednak na laurach, ponieważ przed nami kolejne wyzwanie, a mianowicie proces onboardingu. Co robimy, aby zapewnić jak najlepsze doświadczenia w procesie onboardingu? Czego nauczyliśmy się z naszych onboardingowych wpadek? O tym wszystkim przeczytacie w tym artykule 🙂 

Aleksandra Rosa. People Experience Specialist w Docplanner Tech, czyli części technologicznej serwisu ZnanyLekarz. Od 5.5 roku pracuje w firmach IT, odpowiadając za rekrutację oraz działania employer brandingowe. W Docplanner Tech do jej obszaru odpowiedzialności należą m.in. rekrutacje do Techu, wsparcie Liderów, dbanie o proces onboardingu, organizacja eventów EB, a także współpraca ze społecznością skupioną wokół technologii i budowania produktu. 

Po udanej rekrutacji przechodzimy do kolejnej części wyzwania (w końcu nie sztuką jest jedynie zatrudnić świetnego specialistę – chcemy go jeszcze w firmie utrzymać). Celem procesu onboardingu jest wdrożenie nowej osoby, aby ta czerpała satysfakcję z pracy i chciała zostać z nami po okresie próbnym, wnosząc jednocześnie wartość dodaną do swojego zespołu. 

Przed pierwszym dniem 

Uważamy, że pierwszym krokiem wpływającym na dalszą współpracę powinien być profesjonalny i przyjazny proces rekrutacji. Dbamy o dobre doświadczenia kandydatów, jednocześnie starając się znaleźć osoby, które podzielają nasze wartości oraz “poczują” naszą kulturę firmową. 

Tutaj bardzo pomaga nam Just Join IT – dzięki nim sporo super osób dołączyło do naszej firmy 🙂 W 2020 roku zatrudniliśmy 29 osób do części Tech w Polsce (czyli Developerzy oraz osoby zajmujące się produktem), z czego 3 osoby na stanowiska: Frontend Developer, Test Automation Engineer oraz Web Developer dołączyły bezpośrednio przez Just Join IT. W tym samym roku na jakiś czas musieliśmy zawiesić wszystkie rekrutacje z powodu pandemii. Nie wiedzieliśmy jeszcze, jak pandemia wpłynie na naszą organizację, ale dzięki niesamowitej mobilizacji całego Techu szybko stworzyliśmy zupełnie nowy produkt do wideokonsultacji, dzięki czemu, mimo trudności, mogliśmy nadal realizować naszą misję. Obecnie bardzo intensywnie się rozwijamy i prowadzimy kolejne procesy rekrutacyjne.  

W 2021 roku zatrudniliśmy już 14 osób do polskiej części Techu, z czego 5 osób pochodzi właśnie z Just Join IT. Wśród tych osób są Developerzy Frontend, PHP, .NET oraz Project Managerka. 

W procesie rekrutacji chcemy być jak najbardziej transparentni, dlatego w procesach do IT praktykujemy dni próbne. Jest to świetna okazja do obustronnego poznania się – nasi kandydaci mogą stwierdzić, czy styl pracy naszej firmy (a nawet poczucie humoru teamu) im odpowiada, a my możemy dobrze poznać naszego kandydata. Jeśli macie ochotę poczytać więcej na ten temat, to zajrzyjcie do tego artykułu. 

W okresie pomiędzy przyjęciem oferty a pierwszym dniem staramy się być w stałym kontakcie z nową koleżanką lub kolegą – odpowiadamy na pytania, a także przesyłamy niezbędne informacje. Na kilka dni przed rozpoczęciem pracy wysyłamy maila z planem pierwszego dnia.

Obecnie większość onboardingów obywa się zdalnie, dlatego cały sprzęt, umowę oraz pakiet naszych gadżetów wysyłamy kurierem. Jeżeli akurat w firmie odbywa się jakieś wydarzenie – np. spotkanie integracyjne, warsztaty albo meetup, to oczywiście zapraszamy na nie nowe osoby (na przykład wszystkich, którzy zaczynali w styczniu, zaprosiliśmy na naszą firmową Wigilię online, podczas której mieli okazję wziąć udział w grze w kalambury czy w dekorowaniu pierniczków). Jednocześnie okres przed pierwszym dniem współpracy to dla Lidera i Buddiego czas na przygotowanie planu onboardingu. 

Niby oczywiste, a jednak nie takie łatwe! Czyli nasze onboardingowe fuckupy 

Mimo że w firmie przywiązujemy dużą uwagę do procesu onboardingu, to jednak nie zawsze wszystko perfekcyjnie nam wychodzi Potrafimy jednak analizować nasze błędy i na ich podstawie wprowadzać ulepszenia. Postanowiłam zatem podzielić Cię z Wami kilkoma naszymi wpadkami. Nie jesteśmy z nich dumni, ale może pomogą Wam ustrzec się przed nimi w przyszłości 🙂 

1. Brak sprzętu na czas

Tak, wiemy – wysłanie sprzętu wydaje się być jednym z najmniej skomplikowanych elementów procesu onboardingu – mimo wszystko kilka razy zdarzyły nam się po drodze jakieś wypadki, np. ktoś zapomniał wypełnić naszego systemu do zgłaszania nowych osób i zgłoszenie nie trafiło do naszego Helpdesku, albo nowa osoba tak szybko mogła do nas dołączyć, że nie zdążyliśmy przygotować wszystkiego na czas. Albo po prostu kurier pojawił się w domu, kiedy akurat nikogo w nim nie było. 

Doskonale jednak wiemy, że małe elementy wpływają na to, jakie zrobimy to pierwsze wrażenie – w końcu praca na swoim komputerze wcale nie jest dla wielu osób komfortowa. Dlatego staramy się jak najwięcej uwagi przywiązywać do takich detali – aby sprzęt był na czas, aby instrukcja logowania, połączenia VPN czy dołączenia do firmowego Slacka były jak najbardziej jasno sformułowane. 

Po kilku takich incydentach po prostu spotkałam się z Mikołajem z teamu Helpdesk, rozpisaliśmy formalny proces onboardingu, zastanawialiśmy się, gdzie na tej drodze mogą pojawiać się jakieś pułapki. W efekcie ten proces idzie znajdzie sprawniej, co potwierdzają nam nasze ankiety onboardingowe (zbieranie danych umożliwiło nam wyłapanie problemu, a następnie sprawdzenie, że wdrożone działania poprawiły sytuację). 

2. Oczekiwanie na dostępy

Musimy przyznać, że to było naszą zmorą jakiś czas temu (i czasem wciąż jest). Nowa osoba przychodziła, dbaliśmy o przyjazne przywitanie, wszyscy w teamie byli chętni do pomocy, a nowa osoba gotowa do działania… czar jednak pryskał, kiedy brakowało niezbędnych dostępów, co jednocześnie uniemożliwiało rozpoczęcie pracy. 

Brak dostępu wynikał z tego, że ktoś zapomniał, ktoś inny był na urlopie i nie dało się ich zorganizować na ASAP. Rozwiązaliśmy ten problem poprzez nadawanie niektórych uprawnień jeszcze przed pierwszym dniem. Dodatkowo zadaniem Team Leadera oraz Buddiego jest zaplanowanie procesu onboardingu łącznie z listą niezbędnych dostępów z odpowiednim zapasem czasowym, żeby nie zostawiać tak ważnych spraw na ostatnią chwilę. 

3. Wdrożenie na YOLO

Nie twierdzimy, że zawsze mamy dokładnie przygotowany plan oraz jesteśmy przygotowani na każdą ewentualność 🙂 Uważamy wręcz, że pewna doza spontaniczności jest niezbędna – zresztą proces “od linijki” nie byłoby spójny z naszą kulturą – staramy się nie generować zbędnych procedur i formalizmów. 

Jednak pomiędzy dokładnie określoną procedurą onboardinguu a robieniem tego zupełnie na YOLO jest bardzo dużo przestrzeni, w której można znaleźć swój balans 🙂 Musimy jednak przyznać, że zdarzały się sytuacje, kiedy nowa osoba zaczynała pracę, a lider dopiero wtedy rozpoczynał myślenie o onboardingu… ale tego już się wystrzegamy, zresztą nasz zespół People Experience blisko współpracuje z liderami, dlatego nie dopuszczamy już do takich sytuacji 🙂

4. Zbyt wysokie oczekiwania od początku współpracy

Wyobraź sobie rekrutera, który właśnie zamknął długi, wymagający proces i znalazł tego świetnego kandydata. Kandydat zaczął już pracę i nagle po 2 tygodniach,  przychodzi do niego lider i mówi, “Słuchaj, słabo jest. Ta osoba za wolno się wdraża, nie wiem, co to będzie”. Rekruterowi zaczyna szybciej bić serce, zaczyna się zastanawiać, czy nie popełnił błędu rekrutacyjnego. Po chwili wraca zdrowy rozsądek i zaczyna rozmawiać z liderem, aby dowiedzieć się, co tak naprawdę się dzieje. Po kolejnych 2 tygodniach lider jest zachwycony ze współpracy z nową osobą. 

To klasyczny przykład zbyt wysokich oczekiwań od samego początku. Musimy dać nowej osobie czas na rozwinięcie skrzydeł i w tym początkowym okresie dawać jej większy kredyt zaufania oraz przestrzeń na wdrożenie się w nowe zadania. Przyznajemy, że w tym zakresie także mamy wpadkę na swoim koncie. 

Z pewnością takich wpadek było więcej. Wygląda jednak na to, że osoby, które ich doświadczyły, wybaczyli nam te zaniedbania, bo większość z nich jest wciąż z nami 🙂 Po prostu potrafimy przyznać się do błędu i przeprosić, jeśli tego wymaga sytuacja. Staramy się otwarcie mówić, jeśli wiemy, że coś nie wyszło i proponować nowym osobom alternatywę – np. jeśli nie masz dostępu do danego obszaru, to proponuję ci zajęcie się czymś innym. Poza tym to, co jest najważniejsze, to że uczymy się na błędach i poprawiamy proces tam, gdzie coś nie działa 🙂

Cały czas pracujemy nad onboardingiem 

To, co jest super istotne w naszej firmie, to mierzenie rezultatów naszych działań – w tym także satysfakcji nowych osób z procesu onboardingu. Idzie nam całkiem nieźle, ponieważ nasz proces oceniany jest ok. 8.5/10 (w ciągu ostatnich 2 lat zebraliśmy już 85 odpowiedzi, dlatego mamy całkiem rzetelne dane, na których możemy pracować). Oprócz zbierania danych liczbowych stawiamy także na dane bardziej jakościowe oraz personalne relacje. 

Regularnie łapiemy się na kawę online z zatrudnionymi przez nas osobami, żeby porozmawiać o pierwszych wrażeniach, zapytać, czy wszystko jest w porządku i czy możemy w czymś pomóc. Po ok. 3 miesiącach spotykamy się już bardziej oficjalnie z osobą, która właśnie kończy swój okres próbny oraz Team Leaderem i pytamy o pozytywny i konstruktywny feedback. To wszystko jest dla nas motorem napędowym do dalszego działania oraz szukania kolejnych usprawnień. Pewnie nie wyeliminowaliśmy wszystkich onboardingowych wpadek, ale teraz jest ich zdecydowanie mniej. 

Drogi Czytelniku / Czytelniczko, a czy Ty masz doświadczenia z wpadkami w procesie onboardingu? 

Koniecznie podziel się nimi w komentarzu 🙂 

Jesteście ciekawi, jak proces onboardingu wygląda w praktyce? Dowiecie się tego z artykułu Onboarding w firmie. Krok po kroku.

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.

Szukasz idealnego kandydata? Nie czekaj dłużej. Opublikuj ogłoszenie na Just Join IT!

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.