Te procesy i narzędzia usprawnią twoją pracę zdalną. Tak to robimy w Lettly

Jako agencja strategiczna influencer marketingu, łączymy marki z twórcami i pomagamy im stworzyć razem coś fajnego. W naszym podejściu kluczowe jest zrozumienie, że sukces w dzisiejszym świecie marketingu wymaga nie tylko kreatywności i innowacyjności, ale również elastyczności i zdolności do adaptacji. W Lettly pracujemy zdalnie – nasz zespół jest rozsiany po różnych miastach i nawet krajach. Jakie jest nasze podejście do home office? Jak radzimy sobie z team buildingiem?

Od 2015 roku działamy, jako agencja influencer marketingowa. W tym czasie zdarzyło się, że ktoś z nas pracował zdalnie, bo się źle czuł, pojechał na workation lub nie mieszkał w Warszawie. To, co całkowicie zmieniło nasz sposób pracy, to pandemia. W czasie COVID-u przeszliśmy w 100 proc. na home office, a z czasem zauważyliśmy, że ma to wiele plusów. 

Jak wygląda praca zdalna w Lettly?

Dzisiaj biuro znajduje się w sercu Warszawy, przy ul. Mokotowskiej 46 w pięknej, zabytkowej kamienicy. Mamy kilku stałych bywalców, którzy chętnie zajmują swoje ulubione miejsca. Większość pracuje zdalnie, z wizytami w biurze. W zespole są też osoby, które odwiedzają nas tylko wtedy, gdy mamy spotkanie, warsztaty lub coś świętujemy. Każda z tych form nam odpowiada – chcemy, aby wszyscy czuli się komfortowo.

Praca w formie zdalnej nie jest u nas tylko „modnym” słowem. Nasz zespół jest rozsypany po całej Polsce, ale działa też poza jej granicami. Do tej pory Lettly pojawiło się m.in. w Poznaniu, na Śląsku i w Gdyni, ale też na Sycylii, Bali i Teneryfie.

Co daje nam praca zdalna?

Home office nie jest u nas przywilejem, a wyborem. Zauważyliśmy kilka plusów tego podejścia:

1. Otwartość na specjalistów i specjalistki z całej Polski, dzięki czemu mamy dostęp do niesamowitych osób, które mają wiedzę, doświadczenie i świetnie się z nimi współpracuje.
2. Elastyczność i dopasowanie do stylu życia, jaki chce mieć osoba pracująca w Lettly. Ograniczając dojazdy i stanie w korkach, każdy ma więcej czasu dla siebie.
3. Słyszeliśmy wiele historii, gdzie firma zakazała pracy zdalnej lub ograniczyła do 1 dnia w tygodniu. To nie u nas, bo wiemy, że home office podnosi zadowolenie i komfort.
4. Lepsza równowaga między życiem prywatnym a zawodowym, dzięki czemu jesteśmy bardziej kreatywni, otwarci na nowe pomysły i zrelaksowani.
5. Wyższa produktywność, bo skupiamy się na wynikach działań, a nie na tym, ile ktoś  spędził godzin w biurze. 

Onboarding – fundament naszej współpracy

Skuteczny onboarding to klucz do budowania silnych fundamentów naszej współpracy. Mimo że nasza praca odbywa się głównie zdalnie, kładziemy duży nacisk na stacjonarny proces onboardingu. Czemu właśnie tak? Głównym celem onboardingu jest nie tylko zapewnienie nowym pracownikom laptopa, założenie kont i podzielenie się wiedzą potrzebną do pierwszych dni pracy. Najważniejsze jest zbudowanie poczucia przynależności oraz zrozumienie kultury firmy.

Stacjonarne wprowadzenie umożliwia nowym osobom płynne włączenie się do pracy i poczucie, że są ważną częścią organizacji. Stawiamy na osobiste relacje, które w pracy zdalnej są niezwykle cenne, a spotkanie na żywo jest doskonałą okazją do ich nawiązania. Dzięki temu tworzymy atmosferę otwartości i współpracy, która jest kluczowa w agencji influencer marketingowej.

Zupełnie inaczej wygląda pierwsze spotkanie z zespołem w biurze niż to przeprowadzone online – można zobaczyć uśmiechnięte twarze, napić się kawy i wymienić kilka miłych słów.

W Lettly onboarding trwa od 3 do 5 dni. Opłacamy transport, jak i nocleg, tak aby ten wyjazd nie był dodatkowym kosztem. Nie wymagamy, aby każdy z pracowników był wtedy na miejscu — potrzebni są tylko ci, którzy będą współpracowali z nową osobą. Wydaje nam się, że jest zdrowy kompromis.

Narzędzia, które napędzają pracę zdalną w Lettly

Aby praca z różnych miejsc świata mogła się udać, potrzebujemy kilku aplikacji. Lubimy proste i jasne rozwiązania, nie chcemy gubić się w kilkudziesięciu toolach. Z tego samego zestawu narzędzi korzystamy od kilku lat i nam się to sprawdza. Każde z nich odgrywa kluczową rolę w naszym codziennym funkcjonowaniu, umożliwiając płynny przepływ informacji i zadań między członkami zespołu.

Monday – zarządzanie projektami

Monday.com to nasze centrum zarządzania zadaniami, projektami, procesami. Program pozwala na przypisywanie zadań, terminów i śledzenie postępów w realnym czasie. Ogromnym plusem tej aplikacji jest to, że można na bieżąco komentować każde zadania i tworzyć mniejsze checklisty. Dzięki modułowej budowie Monday każdy zespół może dostosować przestrzeń pracy do swoich potrzeb.

Przykład z życia wzięty: nasz zespół marketingowy używa Monday do planowania kampanii, gdzie każdy etap pracy jest jasno określony, a postępy są na bieżąco aktualizowane, co pozwala na szybką reakcję i dostosowanie strategii.

Slack – szybki kontakt

Slack to nasze główne narzędzie komunikacyjne – tutaj odbywają się wszystkie nasze rozmowy. Na Slacku zespół błyskawicznie wymienia informacje, zbiera feedback lub szuka pomocy wśród innych osób.

Mamy utworzone kilkanaście kanałów tematycznych dla różnych projektów, ale też przestrzenie bardziej codzienne do wymiany memów, casualowych rozmów lub zamawiania jedzenia do biura.

Google Workspace – mózg naszej organizacji

Na Dysku Google trzymamy wszystkie pliki tekstowe, arkusze, raporty, plany, prezentacje i wiele więcej. Pozwala nam to na współpracę nad tym samym dokumentem kilku osób w jednym momencie.

Przestrzeń od Google zapewnia również bezpieczeństwo i chroni przed nagłą utratą ważnych dokumentów. Wymiana plików jest szybka, co znacznie przyspiesza proces tworzenia i zatwierdzania materiałów.

Spotkania odbywają się na Google Meet. Jest to najprostsze i najwygodniejsze rozwiązanie, które się bardzo dobrze u nas sprawdza. Spotkania z klientami również tutaj przeprowadzamy, bo możemy szybko stworzyć pokój i podzielić się linkiem.

Jak wygląda nasz system pracy?

Nasz system pracy nie opiera się na śledzeniu czasu ani kontrolowaniu, czy ktoś „siedzi przy laptopie” przez równe 8 godzin. W Lettly stawiamy na zaufanie, a nie na kontrolę. Uważamy, że każdy członek zespołu jest niezastąpioną częścią całości i kluczem do wspólnego sukcesu. Dzięki temu podejściu, kiedy wszyscy działają z zaangażowaniem, możemy efektywnie dążyć do realizacji naszych celów.

Statusy na początek i koniec tygodnia

Każdy poniedziałek rozpoczynamy od statusu firmowego, na którym obecne są wszystkie osoby z Lettly. To czas, kiedy omawiamy bieżące sprawy w firmie, etapy prac, a także opowiadamy o nowych projektach. Każdy może powiedzieć coś od siebie lub podzielić się swoimi przemyśleniami. To spotkanie jest kluczowe, ponieważ zapewnia, że każdy jest na bieżąco z tym, co dzieje się w Lettly.

Statusy zespołów lub projektów również są w poniedziałek. Na nich poszczególne teamy mogą rozdzielić pracę, ustalić priorytety na nadchodzący tydzień i podzielić się postępami, problemami czy wyzwaniami.

Przy końcu tygodnia, zespoły organizują podsumowujące statusy, aby ocenić, co udało się osiągnąć i ustalić kierunki na następne dni. To pomaga w utrzymaniu jasnych celów, sprawdzenie, na jakim etapie jest projekt, a także na bieżące rozwiązywanie trudności.

Dzięki spotkaniom statusowym, mimo pracy zdalnej, nie czujemy się pozostawieni sami z zadaniami. Mamy poczucie, że możemy polegać na innych współpracownikach i zawsze dostaniemy pomoc.

Dostępność i elastyczność

Dbamy o to, aby być dostępnymi na Slacku w godzinach pracy, co ułatwia szybką komunikację między członkami zespołu, jak i z klientami i influencerami. Jednak rozumiemy, że życie to nie tylko praca. Nie mamy problemu, gdy ktoś potrzebuje w ciągu dnia wyskoczyć do lekarza lub załatwić osobiste sprawy. Wierzymy, że taka elastyczność przekłada się na większe zadowolenie i produktywność.

Wyświetl ten post na Instagramie

Post udostępniony przez Lettly (@lett.ly)

Zdrowe zarządzanie czasem

W Lettly nie promujemy kultury nadgodzin. Zamiast tego, mądrze zarządzamy naszymi projektami, aby zapewnić, że praca jest wykonywana efektywnie i w zdrowym tempie. Kiedy widzimy, że projekt pochłania więcej czasu, niż zakładaliśmy, to staramy się wesprzeć ten obszar, zamiast dodatkowo naciskać na zrobienie tego szybciej.

Uważamy, że każdy powinien mieć możliwość wzięcia dłuższego urlopu, a w tym czasie nie trzeba być dostępnym – to czas na odpoczynek i naładowanie baterii. W zespole mamy zapalonych podróżników, ale też fanatyków polskiego morza – każdy dostaje przestrzeń na relaks.

Specyfika pracy w agencji influencer marketingowej pomaga w tym, aby pracować zdalnie. Część pracy np. tworzenie treści, przygotowywanie strategii lub research, można wykonywać z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Ponadto współpraca z influencerami i spotkania z klientami odbywają się głównie online, co pozwala na łatwe przeniesienie całego procesu w tryb zdalny. W marketingu pracują niezwykle kreatywne osoby, które często są najbardziej twórcze w swoim domu

– mówi Jakub Orłowski, CEO & Co-Founder w Lettly.

Jak dbamy o team building w pracy zdalnej?

Ważne jest dla nas budowania silnych relacji w firmie – jest to równie istotne, co nasza codzienna praca. Kiedy zespół dogaduje się, wspiera, ale też zwyczajnie lubi, to współpraca między nimi przebiega sprawniej i chętniej zostają z nami dłużej.

1. Regularne spotkania integracyjne pozwalają odpocząć od obowiązków, ale także lepiej się poznać. Podczas takich wydarzeń idziemy na kolację, organizujemy gry zespołowe lub relaksujemy się. 
2. Szkolenia stacjonarne organizujemy online, jak i offline. W obu wersjach stwarzamy przestrzeń do wymiany doświadczeń i budowania relacji między uczestnikami. To okazja, by nauczyć się czegoś nowego i jednocześnie spędzić czas z osobami z pracy, co dodatkowo wzmacnia poczucie przynależności do zespołu.
3. Spotkania online, takie jak statusy, ale luźne pogadanki, też budują wspólnotę. Lubimy zdzwonić się, aby porozmawiać przy kawie o ciekawych trendach lub nowych wydarzeniach ze świata influencerów.

W Lettly wierzymy, że zbalansowanie pracy zdalnej z osobistymi interakcjami jest kluczem do tworzenia zaangażowanego i efektywnego zespołu, który razem może osiągać jeszcze więcej.

Praca zdalna w Lettly – dlaczego się sprawdza?

Przed pandemią nie było wiele firm, które pracowały w trybie zdalnym. W trakcie największego zachorowania na COVID ogromna większość zaczęła pracować z domu. Dzisiaj można zauważyć, że wiele organizacji powraca do trybu stacjonarnego lub hybrydowego.

W Lettly nie planujemy powrotu do pracy w 100 proc. z biura, a tym samym dalej będziemy stawiać na elastyczność i zaufanie. Nadal dopasowujemy i dopracowujemy formę współpracy, tak, aby była coraz bardziej efektywna, ale nie planujemy z niej rezygnować. Widzimy w niej niezwykle dużo pozytywnych aspektów: od elastyczności, przez lepszy work-life balance, po większe zadowolenie.

Jakie wartości w firmie pomagają w trybie zdalnym?

Zdajemy sobie sprawę, że nie każda organizacja może pozwolić sobie na pracę zdalną. Jednak może to być proces stopniowy, gdzie krok po kroku będzie można wprowadzać home office. Zauważyliśmy kilka kluczowych aspektów, które pomagają w Lettly działanie w trybie online:

• Autonomia – cenimy niezależność i zdolność zespołu do samodzielnego zarządzania własnym czasem. Dajemy pracownikom swobodę w organizacji ich dnia pracy, ale oczekujemy w zamian dobrego zarządzania czasem i priorytetami.
• Zaufanie ponad kontrolą – nie śledzimy każdej godziny spędzonej przed komputerem, bo wiemy, że skupienie się na zadaniu, wynikach, celach jest znacznie bardziej produktywne i motywujące. Ta filozofia sprzyja rozwojowi poczucia odpowiedzialności i samodzielności.
• Elastyczność w organizacji czasu pracy pozwala każdemu na lepsze zbalansowanie życia zawodowego i prywatnego, co podnosi poziom zadowolenia.
• Nie da się być ciągle produktywnym, kreatywnym i szybkim. Zdarzają się dni, kiedy trzeba odpuścić i odpocząć.

Nasze podejście do współpracy pozwala nam budować zespół zaangażowanych, szczęśliwych i produktywnych osób. To jest fundament, na którym możemy budować nasz długoterminowy sukces oraz tworzyć wartościowe relacje między markami a influencerami

– komentuje Jakub Orłowski.

Praca zdalna w Lettly

Zanurzyliśmy się głęboko w realia i wyzwania pracy zdalnej w agencji influencer marketingu. Pracowanie z domu, to nie tylko narzędzia, włączanie laptopa o czasie i spotkania z klientem. Praca w trybie zdalnym to przede wszystkim wartości takie, jak zaufanie, autonomia i elastyczność. Bez tego firma będzie starała się udawać, że ich home office, to nadal „office”, co będzie męczące dla obu stron.

Po pandemii świat się zmienił. Przekonaliśmy się, że możliwe jest pracowanie z każdego miejsca na świecie przy jednoczesnym utrzymaniu efektywności i dobrej relacji z zespołem. W 2024 roku nie można już przed tym uciekać, a wręcz przeciwnie, trzeba na nowo wymyślić, jak będzie wyglądał system pracy i jaką rolę będzie miała w tym firma.

Pamiętajmy, że praca, to nie jest całe nasze życie. Poza nią powinniśmy mieć czas na odpoczynek, hobby lub robienie innych fajnych rzeczy, które pobudzają naszą kreatywność i uspokoją nas. Przyszłość pracy jest w naszych rękach i to od nas zależy, jak ją kształtujemy.

Oferty pracy z