Szef dołoży się do rachunku za prąd, ale będzie mógł sprawdzić, jak pracujesz w domu? Prawniczka wyjaśnia, co oznaczają nowe zasady pracy zdalnej

fot. GoodStudio / Shutterstock.com

Pracodawca musi przygotować odpowiedni regulamin, w którym określa, jak praca zdalna wygląda, w jaki sposób są pokrywane jej koszty i jak będzie kontrolowana – tłumaczy prawniczka Marta Handzlik-Rosuł. Już w kwietniu zacznie obowiązywać nowy Kodeks pracy, który dokładniej określa zasady pracy z domu. 

Czy mogę dostać zwrot za rachunek za prąd i Internet? Jaką formę może mieć praca zdalna? Szef będzie mógł zapukać do drzwi mojego mieszkania i sprawdzić, jak pracuję? Ile dni w roku mogę spędzić na home office? Chociaż wiele osób nie odczuje żadnej różnicy w związku z nowelizacją w Kodeksie pracy, to spora grupa musi przygotować się na zmiany. Warto przy tej okazji zorientować się, czy na pewno nasze ustalenia z pracodawcą są jasne. O to, co dla pracownika oznacza to w praktyce, zapytałam Martę Handzlik-Rosuł, prawniczkę specjalizującą się w prawie oświatowym, prawie pracy i prawie medycznym.

Nowe zasady pracy zdalnej. Co nas czeka? Wywiad z prawniczką, Martą Handzlik-Rosuł

Od kwietnia zmienia się prawo dotyczące pracy zdalnej. Sprawdziłam, co na ten temat mówi Internet. I trafiłam na dosyć niepokojące nagłówki: „Szef przyjdzie sprawdzić, jak pracujesz”, „będą kontrole w domach”. Faktycznie od kwietnia szef może zapukać do drzwi pracownika? 

Teoretycznie może, ale nie jest dokładnie tak, jak sugerują nagłówki. Pracodawca, który wyrazi zgodę albo po prostu będzie musiał się zgodzić, żeby praca została wykonana zdalnie, ma prawo kontrolować pracownika. Dokładnie tak samo, jak miałby prawo kontrolować go w sytuacji, kiedy jest on w zakładzie pracy. Natomiast pracownik, wiedząc, że będzie pracował z domu, powinien zadbać o swoje potrzeby i wskazać konkretne miejsce wykonywania obowiązków. Kontroli będzie podlegało tylko to wskazane pomieszczenie. 

Kontrole pracy zdalnej

I kontrola nie może się odbyć bez zapowiedzi. 

Pracodawca musi ustalić swoją wizytę z pracownikiem. Nie będzie zatem tak, że siedzimy w szlafroku na kanapie, rozlega się dzwonek i w drzwiach staje szef czy szefowa. 

Mam wrażenie, że do tej pory praca zdalna nie wiązała się z większą filozofią. Zaczęła się pandemia, przenieśliśmy się do domów, a później niektórzy wrócili do biur. Z perspektywy prawnej konieczne było sformalizowanie tej formy wykonywania pracy? 

Teoretycznie od lat mieliśmy coś na kształt pracy zdalnej w Kodeksie pracy, jeszcze zanim zaczęła się pandemia. Mam na myśli telepracę, jednak praktycznie te przepisy nie funkcjonowały. Wraz z nadejściem pandemii pojawiły się rozporządzenia i ustawy covidowe, ale one wcześniej czy później przestaną obowiązywać. W związku z tym, żeby nagle się nie okazało, że nie ma żadnych przepisów, ustawodawca postanowił zmodyfikować i wprowadzić zapisy covidowe do kodeksu pracy. 

Sprawia to, że niezależnie od tego, czy mamy pandemię, czy nie mamy, przepisy o pracy zdalnej w Kodeksie pracy są. I w związku z tym pracodawcy oraz pracownicy muszą się do nich dostosować. Chodziło głównie o uregulowanie sytuacji na przyszłość. Obecnie nadal obowiązuje w Polsce stan zagrożenia epidemicznego, co oznacza, że obowiązuje prawo stanu epidemicznego. Kiedyś jednak ten stan zostanie zniesiony i mogłoby dojść do zamieszania. 

Zawsze istnieje też możliwość, że pracodawca z pracownikiem niezależnie od tego, czy mamy pracę zdalną w Kodeksie pracy, czy nie – ustalą, że praca będzie wykonywana w domu. Niestety jest to otwarta furtka do narzucania pracownikowi niekoniecznie komfortowych rozwiązań. 

Nowy kodeks ułatwi życie i komunikację pracodawców oraz pracowników w tym zakresie? 

Pracodawcy widzą to zupełnie inaczej, bo przepisy covidowe w zakresie pracy zdalnej im nie przeszkadzały. Natomiast kiedy przepisy weszły do Kodeksu pracy, bardzo wielu pracodawców, zwłaszcza w odniesieniu do tej grupy pracowników, którym nie mogą odmówić pracy zdalnej, stwierdziło, że po prostu nie będą takich osób zatrudniać. W ogóle nie rozumiem tego lęku przed pracą zdalną. Przecież w pandemii wszyscy przekonaliśmy się, że jest to do zrobienia. 

Nowe zasady pracy zdalnej. Kto skorzysta?

Jakim grupom pracodawca nie może odmówić wykonywania pracy zdalnej? 

Kobietom w ciąży, rodzicom dzieci do lat 4. i osobom, które opiekują się dzieckiem z niepełnosprawnością lub innym członkiem rodziny, który takiej opieki wymaga. Zabrakło w tym zapisie osób z niepełnosprawnościami i uważam, że to bardzo duży błąd. Senat zgłosił taką poprawkę, jednak Sejm jej nie uwzględnił. W tej formie jest to prawo wykluczające i to w przypadku pracowników, dla których nieraz praca zdalna jest jedyną formą, która umożliwia wykonywanie pracy. Takie osoby będą musiały liczyć na dobrą wolę pracodawców. 

A ja pomyślałam o jeszcze jednej grupie, która niestety staje się coraz liczniejsza – to osoby z diagnozami psychiatrycznymi. Nieraz depresja, lęki, fobia czy napad paniki potrafią sprawić, że trudno wyjść z domu. W wielu przypadkach ma to również związek z pandemią, która zasiliła przypadki zaburzeń związanych z izolacją. 

Zgadzam się, niestety tę grupę również pominięto. Z drugiej strony w kodeksie pojawia się zapis, że pracownik może porozumieć się z pracodawcą i ustalić, że pracuje z innego miejsca niż biuro. 

Wiele jednak zależy od dobrej woli pracodawcy. A z tym bywa różnie. 

Niestety, pracodawca może takiej osobie powiedzieć po prostu “nie”. Pojawia się jednak jeszcze jeden problem w związku z ustaleniem grup uprzywilejowanych, którym pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej – osoby te mogą być jednocześnie wykluczane z rekrutacji. Istnieje prawdopodobieństwo, że będą one mniej chętnie zatrudniane, trudniej im będzie znaleźć pracę, bo pracodawca będzie wolał wybrać kandydata, który podejmie pracę stacjonarnie. Trochę na zasadzie „mniejszego kłopotu”, mówiąc kolokwialnie. 

Może to pogłębić wykluczenie na przykład kobiet, które uważane są często za bardziej problematycznych pracowników, bo przecież mogą zajść w ciążę, a później zajmują się dziećmi. Oczywiście nie mówi się tego oficjalnie, ale nadal w wielu firmach pokutują takie zasady i nadal możemy wskazać grupy pracowników, którym na rynku pracy jest ciężej. Nowe zasady teoretycznie miałyby ułatwić im życie, obawiam się jednak, że efekt będzie odwrotny – ba, już pojawiają się głosy pracodawców, że nie będą takich osób zatrudniać. Jest to forma dyskryminacji, ale bardzo trudna do udowodnienia. 

Praca zdalna czy powrót do biur?

Trafiłam też na argument, że dla pracodawców praca zdalna będzie wiązała się teraz z dodatkowym obciążeniem finansowym i formalnym. Będą więc woleli, żeby pracownicy wrócili do biur. Czy po zmianie przepisów będę mogła po prostu zgłosić szefowi, że danego dnia chcę pracować z domu? 

Kodeks pracy przewiduje tak zwaną okazjonalną pracę zdalną. Czyli dostajemy 24 dni w roku, w które możemy pracować z domu. Pracodawca nie pokrywa wtedy żadnych kosztów, działa to na zasadzie przywileju dla pracownika.  

Warto też dodać, że ustawodawca ustalił cztery formy pracy zdalnej. Pierwsza zakłada, że znowu przyjdzie pandemia lub zajdą inne czynniki zewnętrzne, które sprawią, że pracodawca poleci pracownikom pracę zdalną. Siła wyższa, sytuacja, że na dany moment miejsce pracy jest wyłączone z użytku, na przykład z powodu zalania. Polecenie pracy zdalnej wydawane jest na czas określony. 

Druga forma to wspomniana okazjonalna praca zdalna, czyli pracownik przychodzi i zgłasza, że ma potrzebę pracowania z domu. Pracodawca wyraża zgodę albo nie, bo tutaj również strony muszą się porozumieć. Trzecia forma to praca zdalna dla grupy pracowników, którym nie można tego odmówić. Tutaj pracodawca nie ma za dużo do powiedzenia. Chyba że udowodni, że pracy nie da się wykonywać zdalnie. Czwarta forma to porozumienie z pracodawcą – pracownik albo ustala to w procesie rekrutacyjnym, albo w trakcie trwania stosunku pracy. 

I na czym takie ustalanie polega? 

Pracodawca musi przygotować odpowiedni regulamin. W nim określa, jak praca zdalna wygląda, w jaki sposób są pokrywane jej koszty i jak będzie kontrolowana.

Nadal jest spora grupa, która uważa, że praca zdalna to okazja do niepracowania, oglądania seriali i spacerowania po osiedlu… 

Większość z nas doskonale zna te sugestie, które są dla mnie całkowicie niezrozumiałe, bo przecież przez dwa pandemiczne lata pracowaliśmy zdalnie i naprawdę nie powodowało to spadków wydajności. Dodam jeszcze, że pracodawca, nawet jeżeli nie godzi się na pracę zdalną, to i tak musi podjąć wysiłek i przygotować regulamin, na wszelki wypadek, żeby być gotowym.

Praca z domu. Czego będziemy potrzebować?

To omówmy jeszcze wersję optymistyczną. Pracodawca zgadza się, żebym pracowała zdalnie, więc muszę złożyć oświadczenie, że mam warunki lokalowe i techniczne, żeby wykonać obowiązki. Co to dokładnie oznacza? Wystarczy, że mam biurko, fotel i sprawny komputer? 

W tym przypadku to już naprawdę całkowita formalność. Chodzi właśnie o to, żeby pracownik oświadczył, że może wykonać pracę zdalną, ponieważ ma wyznaczone miejsce, spokój, komputer, dostęp do potrzebnych zasobów. Nie ma tutaj szczególnych wymogów, że krzesło czy biurko muszą być specjalne dobrane, a Internet musi mieć określoną szybkość. To już kwestia odpowiedzialności pracownika. Trochę na zasadzie wykluczenia sytuacji, że nie mogłam pracować, ponieważ skończyła mi się kawa [śmiech]. 

Nowe zasady pracy zdalnej. Pracodawca dorzuci się do rachunku?

Jest w tym jednak jeszcze jedna ciekawa kwestia – rachunki. Możemy poprosić, żeby pracodawca dokładał się do naszych rachunków za prąd czy Internet? 

Na pewno podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie wszystkich niezbędnych materiałów i narzędzi do wykonania obowiązków, czyli komputera, oprogramowań, drukarki, papieru, a także instalacji i serwisu urządzeń. Natomiast pokrywanie innych kosztów musi być określone w regulaminie. Istnieje opcja, że ustalimy, jaki ekwiwalent za prąd czy rachunek za Internet będzie wypłacała firma. Kiedy rozmawiałam z pracodawcami, słyszałam, że na ogół poinformowali pracowników, że ewentualne kwoty za energię elektryczną czy usługi telekomunikacyjne będą niewielkie. 

Zawsze coś. Nie słyszałam, żeby ktoś w czasie pandemii dostawał taki ekwiwalent. 

Tak, natomiast teraz faktycznie trzeba doprecyzować to w regulaminie. Moim zdaniem jednak wszystko zależy od dobrej woli obu stron. Nie oszukujmy się, komputer to nie jest najbardziej prądożerne urządzenie w domu. 

W przypadku pracy hybrydowej też musi powstać regulamin? 

To będzie ten sam regulamin, co w przypadku pracy zdalnej, tylko z punktem, że pracodawca i pracownik ustalili, że dwa dni w tygodniu pracujemy z domu, a trzy z biura. Podstawą będzie zatem zawsze regulamin. To w nim muszą się znaleźć wszystkie ustalenia, a w przypadku jego zmian konieczne jest porozumienie stron. 

Praca zdalna. Czy dom zamienimy na plażę?

A co z pracą z dowolnego miejsca na świecie? Mogę dostać zgodę od szefa na home office i zamienić „home” na „beach”? 

Musimy się tutaj odwołać do definicji pracy zdalnej. Zgodnie z kodeksem praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym między innymi pod adresem pracownika. Co oznacza, że to pracownik mówi, w jakim miejscu pracę wykonuje, ale pracodawca musi wyrazić na to zgodę. Jeżeli zatem pracodawcy nie przeszkadza, że jego pracownik pracuje z drugiego końca świata, to nie ma najmniejszego problemu. Natomiast pracodawca ma prawo powiedzieć „nie”. Jeżeli pracownik nie chce pracować w mieszkaniu, ale też nie chce chodzić do biura, to musi wskazać inne miejsce, w którym praca będzie wykonywana. Ponownie – musi dojść do porozumienia między stronami. 

Jestem trochę sceptyczna, gdy słyszę, że wiele będzie zależało od porozumienia, dogadania się, dobrej woli… 

Niestety na pewno nie unikniemy tarć i nieporozumień. To już się dzieje, bo przecież są pracodawcy, którzy ustalili, że w ich firmach praca zdalna jest niemożliwa z powodów technicznych i organizacyjnych. A dwa lata pandemii tak właśnie pracowali. Teraz pracownicy są ściągani z domów i słyszą, że nie ma opcji, żeby wykonywali obowiązki z miejsc innych niż biuro. To bardzo frustrujące. Rozwiązaniem jest oczywiście pójście do sądu czy Państwowej Inspekcji Pracy. Ale to wkroczenie na drogę sporu, więc wiele osób się jednak na to nie decyduje. Obawiam się, że nowe prawo może stać się dla niektórych furtką do nadużyć.

Praca zdalna w 2023. Co przyniosą zmiany? 

Uważa Pani, że mimo wszystko po wejściu nowych przepisów będzie więcej tych tarć na linii pracodawca pracownik? Jakie będą konsekwencje zmian? 

Bardzo bym chciała, żebyśmy gładko weszli w te zmiany. I żeby pracodawcy uznali, że pracownik, na którego się nie patrzy i którego się nie kontroluje przez cały dzień, potrafi wykonywać pracę dobrze. Docierają do mnie sygnały od pracodawców, którzy mówią wprost, że nowe prawo sprawi, że zastanowią się dziesięć razy nad zatrudnieniem pracownika zdalnego. Jest też dużo głosów od pracowników, którzy nie są w grupie uprzywilejowanej. Tam pojawia się z kolei bunt i niezgoda, że „znowu wszystko dla rodziców”, więc wkraczamy tutaj trochę na grunt polityki państwa i napięć społecznych. 

Ja bym chciała, żeby pracodawcy docenili pracę zdalną i dostrzegli jej plusy. Dawniej gorsze samopoczucie, ból gardła czy przeziębienie sprawiały, że pracownik nie przychodził do pracy, a obowiązki nie zostawały wykonane lub musiał wykonać je ktoś inny. A nieraz jest tak, że możemy popracować, ale niekoniecznie wychodzić z domu. Czujemy się na siłach, żeby wykonać zadania, ale z pozycji kanapy i zawinięci w ciepły koc. Pracodawca ma wykonaną pracę, a pracownik zapewniony komfort. Widzę w tym dużo plusów.  

Pora zrozumieć, że jest dużo narzędzi do mierzenia jakości pracy, nie trzeba nikomu patrzeć na ręce i klawiaturę. Ludzie mogą być efektywni i z domu, i z biura. Może to moment dla niektórych pracodawców, żeby przerobili kwestie władzy i zaufania. I uwierzyli, że pracownicy to nie jest jakaś szemrana grupka, która szuka tylko pretekstu, by nie pracować. Praca zdalna może być świetną formą wykonywania zadań, trzeba się tylko na nią otworzyć. 

Oferty pracy z

Alicja Cembrowska

Autorka

"Chodź, wszystko jest dla ludzi" – zakrzyknęłam, gdy miałam kilka lat i zaciągnęłam tatę na największą karuzelę w wesołym miasteczku. Ledwo uszłam z życiem, ale niczego nie żałuję. Nigdy więcej nie wsiadłam na żadną karuzelę, jednak nie zmieniło się jedno – uwielbiam doświadczać i próbować, a ciekawość to moje drugie imię. Dlatego opiekowałam się dziećmi, pracowałam w knajpie, organizowałam performatywne czytania czasopism i wykłady psychologiczne o mordercach, robiłam zdjęcia, byłam asystentką aktorki i reżysera w teatrze, przewinęłam się przed telewizyjną kamerą, pobiegałam z radiowym mikrofonem. Jestem chodzącym paradoksem – lubię spokój, ale lubię też, gdy dużo się dzieje. Dlatego moja droga zawodowa to pasmo dziwności i puzzli, które, chociaż z pozoru do siebie nie pasują, to układają się w różnorodną drogę do punktu, w którym jestem. Od 2016 roku jestem recenzentką teatralną. Przez 5 lat, do 2022 roku, współpracowałam z redakcją naTemat (byłam reporterką, wydawczynią, redaktor naczelną serwisów Mamadu i DadHero, liderką obszaru "Kultura"). Od tego czasu próbuję swoich sił jako freelancerka. Obecnie współpracuję z Hello Zdrowie, Hello Mama, F5, Interią i RocketSpace.pl. Studiowałam dziennikarstwo i kulturoznawstwo. Z tego drugiego kierunku została mi miłość do teatru i kina (szczególnie rosyjskiego). Nieustannie coś notuję, moja głowa musi być w ruchu. Kolekcjonuję notatniki, wciąż wymyślam sobie nowe pasje (ostatnio są to wrotki i ukulele), a w wolnych chwilach kocham morze, nad którym kiedyś mam nadzieję zamieszkać.