HRakterna środa – jak integrować zdalny zespół?

W ostatnich latach praca zdalna stała się bardzo popularna. Firmy w IT godzą się na taką formę pracy, a pracownicy chętnie z niej korzystają. Tym samym przed działem Human Resources staje kolejne wyzwanie. Kiedy pracownicy stacjonują w jednym kraju, zadanie jest nieco ułatwione, bo wystarczy wsadzić część zespołu w pociąg raz na miesiąc i przywieźć w jedno miejsce. Większym wyzwaniem jest jednak scalanie zespołu pracującego w różnych częściach świata, co za tym idzie w różnych strefach czasowych. Jednak praca nad tą częścią team buildingu powinna dziać się cały czas, a nie tylko od święta. W jaki sposób integrować team, żeby każdy czuł się jego częścią?

Jedną z pierwszych rzeczy jaką możemy zrobić to regularne spotkania. Podczas nich wszyscy powinni mieć czas na rozmowę, wymianę wiedzy, a także na przemowy szefa. Spotkania na temat projektów to jedno, ale spotkania firmowe to zupełnie inna sprawa. W jednej z moich poprzednich firm mieliśmy regularne ‘przemowy’ szefa. Była to dobra praktyka, integrująca zespół, który wiedział co w firmie dzieje się na poziomie technologii i biznesu. Zawsze był czas na przedstawienie nowych osób, pochwalenie się sukcesami czy przypomnienie o poprawnym łączeniu się przez VPNa. Zwieńczeniem takich spotkań zazwyczaj była firmowa integracja z wyjściem na miasto, która niesamowitą mocą sprawczą rozwiązywała wiele problemów. Z perspektywy czasu nadal widzę, że ta praktyka jest nieoceniona. Zaplanowanie cyklicznych spotkań ogólnofirmowych często spada na HR. Warto więc pomyśleć o agendzie, a na spotkania przygotować dobre ciacha czy zarezerwować stolik w knajpie na wspólne wyjście.

Warto również zadbać o klarowny przepływ informacji w firmie. Osoby pracujące w różnych częściach świata, nie mają pojęcia co dzieje się w kuchni na drugim piętrze. Dlatego podjęte decyzje trzeba przekazywać do ogółu, za pomocą środka komunikacji, docierającego do wszystkich w organizacji. Kiedy tak się jednak nie dzieje, rolą HRu jest naprostowanie sprawy. Pokazanie dobrej praktyki leży po naszej stronie i im więcej włożymy pracy w takie detale, tym mniej czasu poświęcimy na rozwiązywanie niepotrzebnych konfliktów. Informowanie o przyjęciu nowych osób, zwolnieniach i podjęciu nowych projektów jest dobrą i stosowaną praktyką. Zdarza się jednak, że sposób przekazu pozostawia wiele do życzenia — wtedy HR wkracza z pomocną dłonią. Dba nie tylko o dostarczenie wiadomości, ale również o jej treść, szczególnie, jeśli temat jest drażliwy i wiąże się z dużą ilością emocji. Jestem przekonana, że w każdej firmie można stworzyć odpowiednią kulturę przepływu informacji.

Agile? Zwinne metodologie pomagają nie tylko w prowadzeniu projektów, ale także w team buildingu. Dzięki konieczności codziennych stand-upów, regularnych retrospektyw i planowania, ludzie zwyczajnie więcej ze sobą rozmawiają. Co za tym idzie, poznają się bliżej i czują się bardziej związani z firmą. HRowcy powinni być za to dozgonnie wdzięczni, a nawet robić wszystko, żeby metodologie używane do pracy przy projektach wspomagały team building. W jednym z artykułów na temat zwinnych metod zarządzania, czytałam, że organizacja jest zwinna cała albo wcale. Jest w tym sporo racji, ale niestety realnie mało która firma korzysta z tych metod od a do z, włączając w zwinne działania zarząd. Narzędzia, które z pozoru mają ułatwiać pracę, stają się dla wszystkich wrzodem na tyłku. W mojej ocenie, dobrze wprowadzony Scrum czy Kanban i zadbanie o szkolenia w tym zakresie, nie generuje problemów, a pomaga je rozwiązać. Jednym z dobrych źródeł wiedzy, jak korzystać z tej metodologii jest blog Agile 24/7, którego serdecznie polecam.

A co powiesz na tygodniowe lub codziennie update’y? Muszę przyznać, że z tego pomysłu jestem bardzo dumna. W jednej firmie stworzyliśmy kulturę pisania codziennego maila do wszystkich. Znalazły się w nim informacje o ludziach na urlopie, o tym, co nowego w projektach, link do muzyki na dzień czy słówko dnia, wraz z definicją. Przyznam, że regularność grała tu kluczową rolę, ponieważ kiedyś nie wysłałam takiego mejla i dostałam kilka pytań ‘gdzie jest daily update?!’. Początkowo myślałam, że nikt tego nie czyta, ale myliłam się. Okazało się jednak, że jest zupełnie odwrotnie, co tylko zmotywowało mnie do dalszej pracy.

Jak już nie masz pomysłu co zrobić, po prostu zadzwoń do członków zespołu. Często zwykły telefon do kogoś za wielką wodą, kto mieszkając w obcym mieście nie ma codziennego kontaktu z resztą firmy, jest zbawienny. Osobiście stosuję taką praktykę, a zdarza mi się również pojechać osobiście do osób pracujących zdalnie, żeby zjeść z nimi obiad i pogadać o tym, co słychać. W podróży można pracować, gdyż w PKP jest prąd i internet również się znajdzie. Jak to mówią, dla chcącego nic trudnego.

Od samego początku swojej pracy w IT pracowałam zdalnie z większością moich zespołów. W miarę powiększania się zespołów, tych osób było coraz więcej, co tylko dokładało mi obowiązków. Jednak dobrze wypracowane i podjęte działania team buildingowe są kluczem do sukcesu.

W kolejnym artykule poruszę kwestię tolerancji w firmie i do czego może doprowadzić jej brak.

Małgorzata Bekas. Do IT trafiła cztery lata temu, zaczynając od warsztatów z programowania PyLadies. Szybko dostała prace jako QA, chwilę później jako Manager i HR partner w startupach, które pierwsze biura miały w jej dużym pokoju. Aktualnie buduje zespół firmy SNOW.DOG. Wspiera Just Join IT. Kocha i szkoli psy, prowadzi bloga Mam psa. I co teraz? Angażuje się w akcje społeczne pomocy schroniskom i pomaga szukać psiakom domów. Wspólnie z przyjaciółmi tworzy startup Petpit, aplikację dla fanów psów i kotów.

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z pexels.com.

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.