HRakterna środa – ile kosztuje zatrudnienie nowego pracownika?

Czy znasz odpowiedź na pytanie: ile trzeba wydać, żeby pozyskać specjalistę? Jest to niezwykle istotna kwestia przy zarządzaniu budżetem HR-owym lub budżetem firmy. Podczas gdy dla pracownika istotne jest to, jaka kwota po zmianie pracy pojawi się pod koniec miesiąca na koncie, dla pracodawcy nowa osoba to nie tylko kolejna pensja. Co więcej, kwota “na rękę” pracownika to tylko kropla w morzu kosztów, które on generuje.

Paulina Leja. Specjalistka do spraw rekrutacji IT i employer brandingu w NeuroSYS. Uwielbia kontakt z ludźmi i relacje społeczne. Chce zastanawiać się nad tym jak świat powinien wyglądać, a następnie takim go tworzyć i właśnie tę misję codziennie realizuje jako HR-owiec z wyboru. Bardzo ceni podejście projektowe oraz elastyczność w pracy. Karierę zawodową rozpoczynała w firmie outsourcingowej, następnie skoncentrowała się na działalności w software house’ach.

Dlaczego rekruter powinien wiedzieć, jak kształtują się ukryte koszty rekrutacji? Żeby być bardziej świadomy konsekwencji swoich propozycji, umieć zarządzać budżetem. Zanim pochylimy się nad kwestią wydatków, trzeba zaznaczyć dwie istotne kwestie. Po pierwsze rekrutację można przeprowadzić wewnętrznie lub zlecić ją na zewnątrz, a w zależności od wyboru rozkład kosztów przedstawia się bardzo różnie. Jest to oczywiste, jednak warte zaznaczenia. Po drugie proces rekrutacji mocno zmienia się wraz ze wzrostem organizacji.
Startup zatrudniający 10 osób rekrutuje zupełnie inaczej, niż korporacja, która ma ciągłe zapotrzebowanie na poziomie kilkunastu lub kilkudziesięciu specjalistów. Samo dotarcie do kandydata jest niezwykle kluczowe, jednak jeśli celem jest dotarcie do jednego świetnego specjalisty, nakład pracy rozkłada się inaczej, niż jeśli potrzebujemy ich 40-tu. W tym drugim przypadku trzeba wliczyć koszty marketingu rekrutacyjnego i narzędzi analitycznych. 
Dodatkowym elementem jest kwestia pozycji marki pracodawcy, a konkretniej to na ile kandydaci darzą ją zaufaniem oraz na ile oferta pracy jest dla nich wiarygodną obietnicą. Mówiąc nieco bardziej obrazowo statystyczny specjalista z Deep Learningu, który otrzyma propozycję OpenAI z dużo większym prawdopodobieństwem zareaguje na nią pozytywnie (co przekłada się na bardzo wysoką konwersję ofert pracy, czyli ilość przesłanych wartościowych aplikacji po zapoznaniu się z nią), niż wtedy kiedy zobaczy ofertę z P.H.U. Januszex.
Dlatego już tutaj chciałabym zaznaczyć, że nie ma jednej, stałej kwoty, którą zawsze trzeba ponieść przy rekrutacji. Ba, możliwe jest przeprowadzenie jednej rekrutacji bardzo mocno, jak to się mówi “po kosztach”. Jednak chcąc ustandaryzować proces rekrutacji, mieć dynamiczny i stabilny “pipeline kandydatów”, trzeba liczyć się z kosztami, których w zasadzie nie da się uniknąć, a o których warto pamiętać. 
Czas na więcej szczegółów. Kalkulatory w dłoń i lecimy!

1. Zacznijmy od kosztów rekrutacji

Jak wspomniałam, rekrutację można przeprowadzić wewnętrznie lub zewnętrznie i różnym kosztem. Zacznijmy od rekrutacji przeprowadzonej wewnętrznie. 
Rekrutacja “za darmo”
Być może spotkaliście się z protekcjonalnym podejściem do pracy rekrutera czy do narzędzi, których potrzebujecie. Albo podejściem, że w sumie rekruter nie jest potrzebny, bo szef może to zrobić bezkosztowo. Jak rekrutować niemalże za darmo? Nic prostszego. CEO, przygotowuje ofertę pracy i wrzuca ją na dedykowane grupy na facebooku. Czeka. W optymistycznej wersji tej historii ma świetny projekt, konkurencyjne warunki finansowe, dostaje kilkanaście aplikacji. Nic prostszego! Teraz tylko musi się z nimi zapoznać, dokonać selekcji osób, które wyglądają ciekawie i spotkać się z kilkoma z nich (nagle może okazać się, że aranżowanie spotkań może być wyzwaniem, ale w końcu się dogaduje). 
Być może nawet wie, że dobrze by było udokumentować swoje wnioski po spotkaniach, tak by w przyszłości móc do nich wrócić. Kalkuluje wynagrodzenie i składa ofertę najlepszemu kandydatowi. Jeśli ma szczęście, odbędzie się bez dodatkowych negocjacji i pytań. 
Ponadto, jeżeli jest nowy na rynku, być może uda mu się uniknąć konieczności zakupienia komputera, być może nawet firma pracuje wyłącznie zdalnie. Jednak żeby wzbudzić zaufanie kandydatów, najczęściej te dwa aspekty są niemożliwe. Jeśli rozkręca swój biznes i ma potrzebę stworzenia nowego stanowiska u siebie w firmie – wtedy koszty rosną (to przecież oczywiste). Chociażby dlatego musi dokupić biurko i krzesło, a także komputer i dodatkowy monitor.
Ceny najtańszych biurek, które nie wyglądają tak, jakby miały za chwilę się rozpaść, oscylują w granicach 300 złotych, monitor można zdobyć za 500 złotych, krzesło to kolejne 500 złotych. W miarę sensowny komputer dla programisty to cena 3 000 – 4 000 złotych (ponadto warto zauważyć, że ktoś musi miejsce pracy przygotować). Powierzchnia biurowa to (w oparciu o przepisy z tym związane) minimum 5 metrów kwadratowych na 1. pracownika. Biuro we Wrocławiu na obrzeżach miasta kosztuje ok. 40 zł netto (bez VAT)/metr (choć oczywiście w centrum cena powierzchni biurowych potrafi przekraczać 200 zł za 1 metr). Wszystkie te wydatki powodują, po ich przeliczeniu, że do comiesięcznej “pensji” pracownika, trzeba doliczyć minimum ok. 200 złotych. 
Jednak to nie wspomniane 5 000 zł (w zaokrągleniu) stanowi największy “problem” – a czas, w którym mógłby/mogłaby zajmować się czymś innym, np. realizacją swoich projektów, zadań, krótko mówiąc zarabiać. Wyżej opisane czynności, przy dużym pośpiechu, zajmą (zakładając tylko trzy spotkania rekrutacyjne) ok. 5-8 godzin. Jest to zatem jeden dzień spędzony na pozyskaniu specjalisty. A co, jeżeli kandydaci nie przysłali wielu aplikacji? Oczywiście, możesz wejść na LinkedIn, gdzie jako CEO firmy będzie miał spory odzew. Tu pojawia się podstawowe pytanie: biorąc pod uwagę swoją stawkę godzinową, na ile wycenia swoją pracę? Właśnie tyle stracił lub straciła. 
Rekrutacja wewnętrzna
Dobrze prosperujące, większe firmy, które zadały sobie pytanie dotyczące sposobu rekrutacji, zatrudniają rekruterów i rekruterki. Wolą zapłacić specjalistom, którzy szybciej i skuteczniej pozyskują talenty, płacąc im jednocześnie mniej, niż CEO sam by “stracił” poświęcając swój czas wykonując te zadania. Widełki rekruterów w branży IT ciągle rosną, jednak obecnie przeciętnie wynoszą 3 000 – 6 000 złotych brutto na umowie o pracę (oczywiście są oferty powyżej i poniżej tych widełek, znalazła się również oferta na 15 000 netto na B2B). 
Mówimy o osobach, które zajmują się wyłącznie rekrutacją (w przypadku innych kompetencji widełki przedstawiają się inaczej). Koszty pracodawcy wynoszą wówczas 4 830 – 7 245 złotych. Załóżmy, że znalazłeś/aś fajnego pracownika, któremu płacisz stawkę dokładnie pośrodku tej kwoty. Twoje miesięczne koszty wynoszą nieco ponad 6000 złotych (+ 3 500 zł – za komputer, powierzchnię, biurko, krzesło). Powiedzmy, że jedna rekrutacja zajmuje 5 dni roboczych (włączając przygotowanie oferty, publikację na portalach oraz dedykowanych grupach na facebooku, direct search, spotkania rekrutacyjne, komunikację z kandydatem, umawianie na weryfikację techniczną, przygotowania podsumowań kandydatów). To oznacza, że jedna rekrutacja to koszt, w zaokrągleniu, ok. 1 500 złotych. 
Trzeba jednak pamiętać, że rekruterowi do pracy potrzebne są narzędzia. Podstawowym z nich są ogłoszenia o pracę, które najczęściej są płatne. Na przykład na portalu justjoin.it jedno ogłoszenie kosztuje 250 zł, jednak na portalu pracuj.pl, który wciąż jest jednym z najpopularniejszych portali ogłoszeń, zapłacimy 990 złotych.
Kolejnym z nich jest LinkedIn w wersji rekruterskiej. Wersja lite, czyli jedna z bardziej podstawowych, uprawniająca nas do wysłania 30 InMaili w miesiącu kosztuje 89,95… euro miesięcznie. Rekruter Corporate to ponad 3 100 złotych za miesięczny dostęp. Powiedzmy, że rekruter ma jednak szeroką sieć kontaktów, a rekrutacje nie są aż tak rozbudowane, więc ten koszt plasuje się na poziomie 380 złotych miesięcznie. Załóżmy, że w naszym scenariuszu firmie zależy na dotarciu wyłącznie do programistów, więc koszt narzędzi podczas tej rekrutacji to 630 złotych.
Trzecim z nich (narzędzi, ale i kosztów) jest ATS, w której rekruter może dokumentować swoją pracę. Ceny takich systemów są bardzo różne od 300 – 1500 złotych. Możemy przyjąć, że średnio kosztują 600 złotych. 
Żeby rekrutacja miała sens, potrzebne jest dokładne zdefiniowanie potrzeb firmy, a podczas następnych kroków weryfikacja techniczna przeprowadzona przez leadów technicznych lub seniorów w danej technologii. Oszacujmy, że pierwszy aspekt, to koszt około pół godziny, do godziny pracy project managera/hiring managera (nazwijmy ich ogólnie PM-ami). Stawki tychże PM-ów bardzo się obecnie różnią na rynku, jednak przyjmijmy, dla ułatwienia obliczeń, stawkę 50 złotych. 
W przypadku weryfikacji technicznej, jest to każdorazowo koszt dwóch godzin pracy programisty, który musi się przygotować, sprawdzić git-a lub zadanie, przekazać swoją ocenę. W związku z tym, że jest to bardzo doświadczona osoba, przyjmijmy, że zarabia on lub ona 100 zł/h. Przy weryfikacji 5. osób jest to 1 000 złotych.
Koszt takiej rekrutacji wynosi: 3 180 złotych (plus jednorazowo 4 000 złotych, na sprzęt dla rekrutera, który dopiero będzie szukał nowych pracowników – więc koszt sprzętu się podwaja).
Dodajmy do tego koszt 5 000 sprzętu dla nowego, zrekrutowanego pracownika (który opisałam wcześniej) – stawka dobija do 8 180 złotych. Sam sprzęt również ktoś musi przygotować. Warto wspomnieć również o kosztach dodatkowych artykułów spożywczych typu woda, herbata czy środków czystości. Biorąc pod uwagę dwa ostatnie koszty dobijmy do 8 300 złotych. 
Przy rekrutacji wewnętrznej wiele firm ma również wewnętrzny system poleceń, który oscyluje w granicach między 1 000 zł, a 10 000 zł za skuteczne polecenie. Tę kwotę również trzeba niekiedy uwzględnić w rozliczeniach. 
Rekrutacja zewnętrzna 
Tak jak wspomniałam, rekrutację można również zlecić firmie zewnętrznej. Stawki firm outsourcingowych są mocno zróżnicowane, duża część z nich proponuje kwoty między 100%-200% miesięcznego wynagrodzenia kandydata, jednak nie mniej niż 7 000 złotych. Często pracują one na zasadach success fee, także zlecając rekrutację nie ponosi się żadnych dodatkowych kosztów. Uśredniając kwotę do 150%, która oczywiście zależy od stanowiska, na które zatrudniamy, można mówić o kwotach od 7 do nawet 30 tysięcy złotych wynagrodzenia dla agencji.
Zakładając, że szukamy programisty na poziomie mid (wynagrodzenie: 10 000 złotych), przyjmijmy, że kwota ta wynosi 15 000 złotych. Dodatkowo kandydaci z agencji zewnętrznej także są weryfikowani przez programistę i rekrutera, powiedzmy że łącznie kosztuje to 500 złotych. Wciąż trzeba pamiętać o sprzęcie dla kandydata, w wysokości min. 5 000 złotych. Koszt rekrutacji kandydata wynosi tu 20 500 złotych.

2. Onboarding

Już boli Cię głowa od tych sum? To nie koniec. Każdy nowy pracownik wiąże się z obowiązkami dla firmy. W przypadku osób zatrudnionych na umowę o pracę mówimy o badaniach medycyny pracy (w przypadku braku czynników szkodliwych – np. 90 złotych), szkolenie BHP (jeżeli korzysta się z usługodawców – ok. 50 złotych) kadry i płace (ok. 50 zł za osobę miesięcznie), 21 lub 26 dni urlopu (de facto 1 miesiąc wypłaty, bez świadczenia pracy), obsługa dokumentów pracowniczych, nie mówiąc o przygotowaniu samej umowy. Te elementy możemy zlecić zewnętrznej firmie (oczywiście za to płacąc) lub obowiązki te wygenerują konieczność zatrudnienia dodatkowej osoby np. office managera, który poświęci na te elementy (oraz np. przygotuje plan pierwszego dnia pracy) – jeden dzień. 
Stawka zlecenia tych elementów usługodawcom lub jednego dnia pracy takiej osoby może wynosić od 120 do 300 złotych (chociaż w zasadzie sky is the limit). Dodatkowo pierwszy dzień obfituje w szkolenia – z narzędzi, wprowadzenie do projektu itp. Nawet jeżeli uznamy, że project manager poświęca pierwszego dnia danej osobie 3 godziny (100 złotych), a senior programista godzinę (100 złotych), w czasie którego nie przynoszą bezpośredniego zysku firmie swoją pracą, tylko spędzają go na wdrażaniu kolejnej osoby – dobrze wiemy, że na tym się nie kończy. 
Słyszałam kiedyś, że pracownik korporacyjny zaczyna zarabiać na siebie po trzech miesiącach – wcześniej porusza się po narzędziach nie dość sprawnie i co ważniejsze zajmuje czas innych, wydajnych pracowników. Potwierdzenie tego stwierdzenia znaleźć możemy na stronie e-recruitera, który powołuje się na raport “Best Practices for Onboarding: Ensuring Successful Assimilation”, opublikowanego przez Human Capital Institute. Przeczytać możemy tam, że z raportu “wynika, że osoba wchodząca w nową rolę w organizacji przez pierwsze trzy miesiące „konsumuje” wartość równą trzem miesiącom swojej późniejszej pracy. Po przekroczeniu tego progu jej praca zaczyna przynosić organizacji wartość dodaną, ale dopiero po upływie sześciu miesięcy pracy pracownik dostarcza większą wartość niż uprzednio pochłonął”. Przyjmując bardziej optymistyczną wersję – dodajmy do kosztów zatrudnienia trzy miesiące pensji nowego pracownika.

3. Wynagrodzenie

Czas na “najważniejszy” koszt – wynagrodzenie. Z osobami, które nawiązują współpracę na zasadach B2B, sprawa jest łatwa – kosztem jest kwota netto na fakturze. Co prawda po stronie programisty jest kwestia opłacenia ubezpieczenia społecznego, zdrowotnego oraz podatku, ale to już zatrudniającego, nie interesuje (choć nie zawsze, bowiem dość powszechną praktyką jest uwzględnianie tych obciążeń w kwocie netto zawartej na wystawionej fakturze). Tym samym jeżeli kandydat chce mieć 10 000 zł “na rękę” według kalkulatory.nf.pl musi wystawić fakturę w wysokości 13 000 netto + vat. Warto dodać, że mówimy o współpracy, w której nie ma urlopów, ani dodatkowych świadczeń typu urlop chorobowy. 
Uznajmy teraz, że to był budżet pracodawcy – 13 000 złotych. Osoba, która chce się zmieścić w tym budżecie na umowie o pracę może otrzymać 7 570 złotych. Kwota brutto tej umowy to 10 768 zł, natomiast koszt pracodawcy, uwzględniający składkę na ubezpieczenie emerytalne, rentowe dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczkę na podatek wyniesie 13 002 złotych.
Pracownik (czyli osoba zatrudniona na umowę o pracę), który chciałby dostać “na rękę” 10 000 złotych na umowie o pracę, kosztować będzie pracodawcę 17 213,67 zł! Uff … .

Podsumowanie kosztów

Przyjmijmy więc, że jest to kandydat, który zgodził się nawet na mniejszą kwotę – bo 10 000 zł netto na B2B (czyli ok. 7 500 “na rękę”). Jeżeli jest to osoba zrekrutowana wewnętrznie, która nie jest pracownikiem, nie wliczam tu kosztu sprzętu rekrutera. Sumując wcześniej wyszczególnione kwoty, ukryty koszt tej rekrutacji wyniósł 39 350 złotych, nie wliczając wynagrodzenia danej osoby. 
Jeżeli płacimy np. 5 000 złotych za polecenie – również tę stawkę trzeba uwzględnić. 
Jeżeli jest to osoba zrekrutowana przez agencję – koszt takiej osoby sięga 50 620 złotych, również nie licząc wypłaty. Warto pamiętać, że nawiązanie współpracy na zasadach umowy B2B jest najtańsze – chyba, że rekrutujemy przez agencję, wówczas zapłacimy mniej, odnosząc się do kwoty brutto (a nie do kosztów pracodawcy). Dochodzi jednak dużo obowiązków w zakresie dokumentów oraz większa odpowiedzialność pracodawcy za pracownika. 
Muszę też podkreślić, że przedstawiałam bardzo mocno wypośrodkowane lub nawet ograniczone kwoty. Wzrost pracodawcy często wymusza rozwiązania bardziej złożone. Dawno temu wyczytałam, że całkowity koszt rekrutacji wysoko wykwalifikowanego pracownika to 96 000 złotych i dla korporacji ta liczba może być jak najbardziej prawdziwa. Zwłaszcza, że im większy pracodawca, tym większe nakłady musi przeznaczać na marketing rekrutacyjny czy płatne kampanie. Wówczas te kwoty z łatwością mogą przekroczyć nawet 100 000 zł. (Zespół od marketingu rekrutacyjnego, w postaci kilku osób, ze stawką od 4 500 – 15 000 złotych, płatne kampanie na facebooku, linkedinie etc.)
Oczywiście część tych kosztów się rozkłada na wiele rekrutacji – linkedin rekruterski, system ATS. Inne jak sprzęt można amortyzować w czasie. Z drugiej strony pracodawca ponosi ryzyko – jeżeli rekruter nie będzie skuteczny – i tak będzie zobowiązany wypłacić mu wynagrodzenie. Jak wspomniałam na początku, ciężko jest wskazać jednoznaczny koszt, jednak nawet nie wliczając trzymiesięcznego okresu, kiedy kandydat na siebie nie zarabia, przy ograniczonych kosztach i bez wypłaty – jest to prawie 10 000 (rekrutacja wewnętrzna) i 20 000 (outsourcing) złotych. A przy bardziej rozbudowanych działaniach, bardziej zaawansowanym sprzęcie, wykupieniu dodatkowych narzędzi, kwoty te z łatwością mogą się podwoić. Dopiero do tej kwoty doliczyć możemy wynagrodzenie.

Co w związku z tym?

Po pierwsze i najważniejsze, proponując rozpoczęcie rekrutacji trzeba być świadomym tych kwot, a osoby odpowiedzialne za zarządzanie budżetem muszą być gotowe na ten koszt. Większości z nich nie da się łatwo zniwelować. Warto również zastanowić się, na jakie koszty jest się gotowym, w celu pozyskania odpowiedniego talentu. W tym momencie można skoncentrować się na badaniu rynku, przemyśleć sobie publikację odpowiedniego zakresu zadań i widełek, mając świadomość, że rozminięcie się z dostępnymi talentami przyniesie kolejne koszty. Można też rozważać ewentualne podniesienie widełek oraz liczyć jak zamortyzują się w kontekście szybkiego zamknięcia procesu rekrutacji. Posługując się tymi liczbami, łatwiej można przekonać do takich rozwiązań szefów.

Po drugie, warto jest dbać o swoich tych już zatrudnionych pracowników, awansować ich na wyższe stanowiska. Dzięki temu rekrutacja otwierana będzie, wyłącznie lub niemal wyłącznie w przypadku rozwoju firmy, a nie ze względu na odejścia. Dodatkowo rekrutacja na wyższe stanowiska jest najczęściej bardziej kosztowna, zwłaszcza w przypadku korzystania z pomocy agencji. Może być to również argument do intensywniejszego, długoterminowego inwestowania w talenty. 
Po trzecie, należy również dbać o HR, (chociaż, komu ja to mówię ;), który zajmuje się nie tylko pozyskaniem, ale również utrzymaniem talentów. Warto uświadomić sobie strategiczną pozycję, możliwość dużego ograniczenia kosztów firmy, w przypadku sprawnych i skutecznych działań.
Wspaniale by również było, żeby obaj gracze rynku pracy – w postaci firm i pracowników uświadomili sobie swoje pozycje. Żeby kandydaci doceniali pracodawców za inwestycję, jaką ci drudzy poczyniają na ich rzecz i starali się świadomie wybierać miejsca pracy, z nadzieją (o ile nie ustalono inaczej) na długofalowe relacje. Warto również mieć świadomość, że zupełne oderwanie się od racjonalnej oceny rynkowej wartości swoich kompetencji może doprowadzić w dalekiej perspektywie raczej do upadku pracodawców, niż eldorado i niebotycznych wynagrodzeń dla wszystkich.
Z drugiej strony warto, żeby pracodawcy uświadomili sobie, że lepiej jest tworzyć szczere, przemyślane oferty pracy, na należycie wynagradzane stanowiska. Obranie przeciwnego kierunku, czyli niedopłacanie pracowników za pracę z nierealnym wymiarem zadań, w dalszej perspektywie przyczyni się do wzrostu rotacji, czyli do nakładu ogromnych kosztów. Trzeba również się godzić na to, że “po taniości” świetnie prosperującej firmy się nie zbuduje i trzeba być gotowym zainwestować w jej kapitał ludzki. 

Źródła: biuronamiare.pl, hellohr.pl oraz erecruiter.pl. Zdjęcie główne artykułu pochodzi z pexels.com.

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.