Zgodnie z prawem

Świadectwo pracy- wszystko co należy o nim wiedzieć?

2 sierpnia, 2022 Magdalena Desperak

Świadectwo pracy- do czego właściwie służy ten dokument, skąd się go bierze i komu on przysługuje? Wkraczając do świata kariery warto zapoznać się z tym pojęciem, żeby mieć pełną świadomość, zarówno przysługujących praw, jak i obowiązków.

Spis treści

Czym jest świadectwo pracy i skąd je wziąć?

Świadectwo pracy to dokument, który uzyskujemy od pracodawcy po rozwiązaniu współpracy w oparciu o umowę o pracę- bez względu na powód podjętej decyzji- lub w przypadku wygaśnięcia bieżącego kontraktu. W tym ostatnim przypadku mogą natomiast wystąpić przesłanki do jedynej sytuacji, kiedy nie obowiązuje wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu. Dzieje się tak w wyniku następujących okoliczności:

Obie strony decydują się na kontynuację współpracy na nowym kontrakcie,
Podpisanie dokumentów następuje nie dalej niż 7 dni po wygaśnięciu dotychczasowej umowy,
Pracownik nie złożył pisemnego, ani elektronicznego zaświadczenia o wystawienie świadectwa pracy z minionego okresu.

We wszystkich pozostałych przypadkach pracodawca jest prawnie zobowiązany, na podstawie art. 97 § 1 k.p. do niezwłocznego wystawienia świadectwa pracy. Obowiązek ten jest bezwzględny i nie może być warunkowany żadnymi dodatkowymi wymaganiami, takimi jak zdanie sprzętu lub odzieży służbowej. Dokument może zostać przekazany przez pracodawcę osobiście, pocztą lub kurierem na wskazany adres, niemniej były pracownik nie musi zgłosić się po jego odbiór w wyznaczonym terminie, ani w żadnym wypadku nie jest zobligowany do pokrycia kosztów takiej dostawy.

Kiedy należy wystawić świadectwo pracy i co powinno zawierać?

Wystawienie świadectwa pracy następuje w dniu ustania stosunku pracy, czyli ostatniego dnia trwania statusu pracownika. Chociaż często panuje przekonanie, że powinno to nastąpić w najbliższym możliwym terminie lub w ciągu 7 dni, w związku ze zmianami w KP od dnia 07.09.2019 roku pracodawca obligatoryjnie musi dokonać tego bezpośrednio w momencie wygaśnięcia stosunku pracy. Spóźnienie, nawet jednodniowe może w przypadku kontroli obciążyć firmę grzywną o wysokości od 1000 do nawet 30 000 złotych. W owym dokumencie powinny znaleźć się wszystkie niezbędne informacje, pozyskane z działu kadr m.in:

Okres zatrudnienia i wymiar czasu pracy
Rodzaj zatrudnienia, wykonywana funkcja lub zajmowane stanowisko
Podstawa prawna dotycząca decyzji o zakończeniu współpracy
Okres przysługiwania odszkodowania za skrócony czas pracy
Wykorzystane dni urlopów wszelkiego rodzaju
Informacja o zwolnieniach od pracy wykorzystanych w minionym okresie
Informacja o okresie pracy wykonywanej w szczególnych warunkach lub charakterze.

Błędy w metryce pracy- co zrobić?

Chociaż z reguły pracodawcy starają się rzetelnie wystawiać świadectwa pracy, zdarzają się sytuacje, że mogą się w nich znaleźć nieprawidłowości, częstokroć dotyczące okresu przebywania na zwolnieniu lekarskim lub wykorzystanych dni urlopowych. W takiej sytuacji należy reagować pilnie, ponieważ termin prośby o jego sprostowanie upływa po 14 dniach. Po stronie pracodawcy znajduje się sprostowanie błędnych informacji, jeżeli natomiast odmawia ustosunkowania się do takiej prośby, pracownik może w ciągu kolejnych 14 dni wystąpić z tożsamym żądaniem do Sądu Pracy. Dopiero od decyzji sądu zależy jego rozpatrzenie.

Zobacz także: Przerwa w zatrudnieniu – co o niej myślą rekruterzy? Jak o niej mówić podczas rozmowy rekrutacyjnej?

Do czego służy świadectwo pracy?

Na nowo zatrudnionym pracowniku ciąży obowiązek dostarczenia pracodawcy świadectwa pracy, uwzględniającego jego dotychczasowe doświadczenia zawodowe. Celem tego jest konieczność ustalenia właściwej składki zaliczki na PIT oraz kontrolowania przekazywanych składek emerytalno-rentowych, żeby dostosować je do planowanego stażu emerytalnego. Warto również skrupulatnie zbierać wszystkie swoje świadectwa pracy, których przedstawienie jest niezbędnym krokiem do uzyskania ekwiwalentu finansowego w postaci zasiłku w przypadku dłuższego okresu bezrobocia.

Oprócz kwestii finansowych, świadectwo pracy dostarcza również informacji dotyczących stażu pracy, które następnie wykorzystuje się w celu określenia wymiaru urlopu przysługującego nowo zatrudnionej osobie. Ponadto, istotną informacją dla pracodawcy może okazać się powód zakończenia współpracy w poprzedniej instytucji, szczególnie w przypadku, gdy zakończyła się ona nieterminowym przerwaniem.

W prawie nie widnieje regulacja, która rygorystycznie nakazywałaby dostarczenia wszystkich kopii świadectw pracy oraz dyplomów szkolnych, jest to natomiast częsta praktyka, która gwarantuje obustronne korzyści. Obowiązkiem nowego pracownika jest natomiast dostarczenie kopii dokumentu z ostatniego miejsca zatrudnienia, jeżeli współpraca obowiązywała jeszcze w tym samym roku kalendarzowym. Wynika to z zawartych w nim informacji na temat dotychczasowej absencji i wykorzystanych dni urlopu w celu ich odpowiedniego uwzględnienia w planowaniu pracownikowi wymiaru dni wolnych do końca danego roku.

Świadectwo pracy- umowa zlecenie

Świadectwo pracy uzyskuje się wyłącznie od pracodawcy, z którym byliśmy związani stosunkiem pracy. Zarówno w przypadku umowy zlecenie, jak i innych form zatrudnienia, nie jest odgórnie wymagane przygotowanie adekwatnego zaświadczenia, ponieważ zleceniobiorca w świetle przepisów prawa pracy nie jest traktowany jako pracownik i nie posiada równoznacznych uprawnień.

Były zleceniobiorca może w tej sytuacji wystąpić z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu. Dokument ten zawierałby informacje o długości trwania umowy, wysokości wynagrodzenia, składkach na ubezpieczenie społeczne oraz podatku dochodowym, które mogą się okazać przydatne przykładowo przy wnioskowaniu o wydanie zasiłku dla bezrobotnych. Takie zaświadczenie nie jest natomiast równoważne do świadectwa pracy, potwierdza ono jedynie zatrudnienie w danej instytucji, jednak przedstawiony okres umowy nie wpływa na ustalenie wielkości stażu urlopowego. Co więcej, warto pamiętać, że przepisy nie obligują zleceniodawcy do wystawienia zaświadczenia w konkretnym terminie, powinien jedynie dokonać tego w możliwie najkrótszym czasie.

Czy w przypadku zgubienia świadectwa pracy jest możliwe jego odzyskanie?

W celu odzyskania zgubionego świadectwa pracy najlepiej jest zwrócić się z umotywowanym wnioskiem bezpośrednio do byłego pracodawcy. Przepisy nie regulują formy, w jakiej należy tego dokonać, jednak ze względów dowodowych warto swoją prośbę przekazać w formie pisemnej. Niestety, nie określają one również kwestii terminu, w którym pracodawca musi ustosunkować się do wniosku. Przyjmuje się, że powinien on wydać żądany duplikat na miarę możliwości bezzwłocznie.

Pełnoprawny duplikat świadectwa pracy powinien zawierać wszystkie informacje, które były zawarte w oryginale, w tym także o osobie, która dokument sporządziła i podpisała oraz datę pierwotnego sporządzenia dokumentu. Co więcej, wniosek o wystawienie dokumentu może złożyć nie tylko bezpośrednio były pracownik. Może się o niego ubiegać także każda upoważniona przez niego osoba, a po śmierci pracownika małżonek, członek rodziny lub spadkobierca.

Jeżeli jednak zwrócenie się do byłego pracodawcy jest niemożliwe na skutek np. likwidacji przedsiębiorstwa, można skontaktować się z ZUS-em z prośbą o dostęp do bazy zlikwidowanych i przekształconych przedsiębiorstw, w celu ustalenia, gdzie obecnie znajdują się archiwalne dokumenty. Takie informacje dotyczące miejsca przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej można uzyskać również w ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Chociaż dla wielu osób kwestie formalnoprawne mogą wydawać się skomplikowane i przytłaczające w przyswojeniu, znajomość nie tylko swoich obowiązków, ale również praw wpływa znacząco na życie. Również w obrębie życia zawodowego, każde pojęcie warto szczegółowo zgłębić, żeby w przyszłości uniknąć nieprawidłowości, które mogą poważnie utrudnić dalszą wspinaczkę po drabinie kariery.

________________________________________________________________________________________________

Źródło zdjęcia: Unsplash@Gabrielle Henderson

Magdalena Desperak

Redaktorka

Z wykształcenia filolog języka francuskiego, jednak od najmłodszych lat emocjonalnie związana z dziennikarstwem i działalnością literacką. Interesuje się szerokim wachlarzem tematycznym, zaczynając od kwestii językowych, kulturowych i społecznych, poprzez finanse i ekonomię, aż po naukę i prawo. Można powiedzieć, że w życiu podąża za iście renesansową definicją bycia "humanistą".