HRakterna Środa – Jak przygotować ofertę pracy?

Kiedy w firmie pojawia się potrzeba zatrudnienia nowego pracownika, informacja o tym, że istnieje potrzeba rekrutacyjna przychodzi do rekruterów z różnych stron, najczęściej w zależności od firmy. W mniejszych organizacjach taki sygnał wychodzi wyłącznie od CEO. W większych menedżerowie zauważając potrzebę, wnioskują o budżety, a otrzymując na nie zielone światło, przekazują niezbędne informacje do działu personalnego. Co HR-owiec powinien zrobić z tą informacją? 

Paulina Leja. HR-owiec z wyboru, prawnik z wykształcenia, szkoleniowiec w NGO z sentymentu, a od niedawna również blogerka. Rozwija się w tematach employer brandingu, rekrutacji, doświadczeń pracowników i zarządzania zasobami ludzkimi, spełniając się w codziennej pracy w NeuroSYS, a także publikując artykuły w ramach HRakternej środy. Chce zastanawiać się nad tym jak świat powinien wyglądać, a następnie takim go tworzyć i właśnie tę misję nieustannie realizuje.

Definiowanie potrzeb rekrutacyjnych

Do dzieła, rekrutacja – czas, start! Przyszła informacja o potrzebie nowego pracownika w firmie. 

Zanim przejdę do kolejnych etapów chciałabym podkreślić, że rolą HR-u również może (i powinno) być planowanie zatrudnienia w oparciu o plan biznesowy, z uwzględnieniem podaży pracowników. Ponadto mogą i powinni oni badać potrzeby zespołów, działów i współpracować z menedżerami, tak żeby wyprzedzająco sygnalizować potrzebę zmian w organizacji pracy i tworzyć kolejne stanowiska pracy. 

Choć dziś nie o tym, jest to warte zaznaczenia. 

Praca szuka człowieka! 

Po otrzymaniu zapotrzebowania rekrutacyjnego warto podjąć 5 kroków zanim zacznie się tworzyć lub uaktualniać stanowisko pracy.

1. Przegląd stanowisk w firmie 

Czy nowa rola nie jest wymarzoną ścieżką kariery dotychczasowego pracownika? A może osoba w dziale obok o wymaganych kompetencjach ma “wolne przebiegi” i spokojnie poradzi sobie z nowymi wyzwaniami? 

Trzeba znać odpowiedź na takie pytania lub znaleźć ją już teraz, żeby nie przyszło nam to do głowy chociażby po zapłaceniu faktury za płatne ogłoszenie w internecie. Rekrutacja jest kosztownym procesem (o tym, jak bardzo, przeczytać możecie w moim artykule “Ile kosztuje zatrudnienie nowego pracownika”). Nie warto jest wydawać pieniędzy, jeżeli obecny zespół jest gotowy przyjąć dodatkowe zadania. Być może odpowiedzią jest rekrutacja wewnętrzna, która nie doprowadzi do braku wakatu, ale pozwoli przeprowadzić nabór na stanowisko mniej wykwalifikowanej osoby – a proces taki z organizacyjnego i finansowego punktu widzenia zwykle jest łatwiejszy. 

2. Analiza specyfiki pracy 

Niezależnie od tego, czy ruszamy z awansem poziomym, rekrutacją wewnętrzną czy zewnętrzną, kolejnym krokiem będzie zrozumienie specyfiki pracy stanowiska, które nas interesuje. Większość HR-owców pracujących in-house oraz z firm outsourcingowych (jeżeli prowadzą rekrutacje stałe) jest świadomych, jakie role w firmie funkcjonują i jaki stoi za nimi zakres obowiązków. Jeżeli więc poszerza się zespół o osoby, które mają mieć podobny lub taki sam zestaw obowiązków (a tym samym pożądanych kompetencji), można powielić i ewentualnie nieco odświeżyć używane w przeszłości ogłoszenie lub spisać kompetencje, które prezentują i uważają za pożądane obecni pracownicy. W przypadku rekrutacji na nowe stanowisko zdecydowanie postawić trzeba na research podobnych ofert i opisów stanowisk.

3. Spotkanie z menedżerem 

Kiedy udzielałam się w organizacji studenckiej na mojej uczelni, nasi starsi stażem znajomi powtarzali zawsze “komunikacja, komunikacja, komunikacja” i “90% waszych problemów będzie wynikać ze złej komunikacji”. Mając więc na uwadze niepopełnianie takich błędów w firmie, naszym kolejnym krokiem powinno być spotkanie z hiring managerem lub przełożonym i rekruterem technicznym, którzy mogą mieć więcej danych lub konkretną wizję na to konkretne stanowisko. Dodatkowo powinni być cennym źródłem informacji na temat nie tylko specyfiki pracy i kompetencji, ale również pożądanych cech, typów osobowości i kompetencji miękkich na danym stanowisku. Innymi słowy, dostarczają danych, na podstawie (między innymi) których HR-owiec może weryfikować team fit. 

4. Spotkanie z pracownikami 

Kto inny wie, jakie potrzebne są umiejętności do codziennej pracy, jak nie ludzie, którzy ją wykonują? Warto spotkać się z zespołem lub – najlepiej – z wykwalifikowaną osobą z danego działu. Takie spotkanie powinno dostarczyć wartościowych informacji na temat wymarzonych kompetencji nowego członka teamu. Znacznie łatwiej jest przeprowadzić takie spotkanie, jeżeli ma się materiały z wcześniejszych rekrutacji i dane się uaktualnia. Natomiast w przypadku ich braku tym dokładniej trzeba przygotować się do analizy i można wyjść z pewnymi propozycjami. 

Te informacje pozwolą przygotować opis stanowiska pracy nowego pracownika.

Stanowisko 

Przygotowanie opisu stanowiska pracy nie jest każdorazowo konieczne w sposób sformalizowany. Ale warto zadać sobie przed rozpoczęciem trudu rekruterskiego garść pytań odnośnie stanowiska, aby nas później nikt nie zaskoczył. Zdaję sobie sprawę, że nie żyjemy w świecie idealnym i często, zwłaszcza w niektórych agencjach outsourcingowych, gdzie liczy się “placement” (ale nie tylko tam), rekruter “startuje” znając nazwę stanowiska i kilka kompetencji. Brak takich informacji prowadzi jednak do nieprofesjonalnych sytuacji, które są potem wyśmiewane w social mediach i stanowią pretekst do deprecjonowania osób pracujących w całej branży. Dlatego warto się przygotować do rekrutacji! 

Lista pytań, na które warto znać odpowiedź: 

• Dlaczego dane stanowisko zostało utworzone? 
• Jaka jest nazwa tego stanowiska?
• W jakich relacjach z pozostałymi pracownikami będzie pozostawać osoba na tym stanowisku? (czyli czy i jeśli tak, to w jakim, zespole będzie pracować i kto będzie przełożonym takiej osoby?) 
• Jakie będą główne zadania dla osoby pracującej na tym stanowisku? 
• Jakie cele będzie miała osiągnąć osoba pracująca na takim stanowisku i przed jakimi wyzwaniami stanie? 
• Jakie kompetencje są niezbędne, jakie ważne, a jakie mile widziane? 
• Jakie kwalifikacje, doświadczenie (np. w latach lub rodzajach organizacji), uprawnienia zawodowe powinna posiadać osoba pracująca na tym stanowisku? 
• Jakie umiejętności, postawy, zachowania i podejście powinna prezentować osoba na tym stanowisku? 

Wracamy do employer brandingu 

Po co znajdywać odpowiedzi na powyższe pytania? Pomogą nam one uniknąć zjawiska tzw. “marketing myopia” (krótkowzroczność marketingowa), które nazwał i wprowadził do teorii marketingu Theodore Levitt. Zakłada ona, że firmy ostatecznie osiągną lepsze wyniki, jeśli skoncentrują się na zaspokajaniu potrzeb klientów, a nie na sprzedaży produktów. Podsumowane zostało to stwierdzeniem, że “klient nie chce wiertarki, on chce mieć dziurę w ścianie” (nie wiem czy słusznie przypiszę ten cytat Kotlerowi). Przekładając to na język HR, kandydat nie chce pracować “w młodym, ambitnym zespole w dynamicznie rozwijającej się firmie”. On ma konkretne oczekiwania związane ze swoją ścieżką zawodową, a naszym zadaniem jest dowiedzieć się, jakie potrzeby może zaspokoić oferowana przez nas pozycja. 

Jeżeli będziemy szukać ludzi, którzy chcą spokojnej pracy w świetnej atmosferze, to super, rozglądajmy się za osobami, które tego właśnie oczekują. Mamy ambitny projekt, w którym ciężką pracą można osiągnąć spektakularne sukcesy? Też można i powinno się powiedzieć o tym głośno. 

Dzięki temu będziesz składać autentyczną obietnicę kandydatowi i zyskasz szczęśliwego pracownika. A, jak wiadomo, zadowoleni pracownicy to najcenniejszy zasób organizacji. 

Dlatego pozyskane informacje warto skonfrontować z osobą zlecającą rekrutację – dzięki temu będzie można zdefiniować profil “kandydata idealnego” i szukać osoby, która w jak największym stopniu spełni wymagania i dla której praca w firmie będzie realizacją marzeń. 

To pozwoli budować wysoki poziom satysfakcji pracowników w organizacji, tych obecnych i tych nowych.  

Wycena 

Tak przygotowany opis ułatwi również wycenę konkretnego stanowiska. Wynagrodzenie powinno odpowiadać zakresowi wykonywanych obowiązków niezbędnych do uzyskania wcześniej kwalifikacji, a także ilości i jakości świadczonej pracy.  W celu najbardziej efektywnego wskazywania widełek płacowych dla danego stanowiska można posługiwać się trzema poniższymi metodami, odpowiednio je dopasowując do rzeczywistości naszej firmy. 

1. Przegląd płac w firmie 

Przedsiębiorcy, którzy nowym osobom płacą z zasady więcej, niż swoim obecnym pracownikom, tym samym często skazują się na dużą rotację we własnej firmie. Może to doprowadzić do tego, że finalnie dotychczasowi pracownicy będą odchodzić z poczuciem niesprawiedliwości, a każdy nowozatrudniony otrzyma wyższą pensję, ale będzie przy tym znacznie mniej wdrożony w organizację. 

Co prawda prowadziłam raz rozmowę rekrutacyjną z osobą, która zaprezentowała niebotyczne wymagania finansowe, a na argument, że nawet najlepsi specjaliści tyle u nas nie zarabiają, więc nie ma szans na takie wynagrodzenie, określiła zarządzanie firmą jako nieracjonalne, rzuciła, że jeżeli WRESZCIE będę chciała zatrudnić jakąś KOMPETENTNĄ osobę, to znam numer i rzuciła słuchawką (rozmowa odbywała się zdalnie). Jednocześnie była to osoba, która nigdy nie prowadziła własnej działalności, a do tego od ponad roku była
bezrobotna. 

Dlatego wycena stanowiska powinna zawsze zacząć się od przeglądu dotychczasowych płac osób na podobnych i zależnych stanowiskach. Nie powinno dziwić, że pracownicy rozmawiają o swoim wynagrodzeniu (chyba że mają podpisane umowy zakazujące takich praktyk – nie rzutuje to jednak pozytywnie na transparentność firmy), a posiadanie dobrych i docenionych ludzi na pokładzie jest znacznie ważniejsze od zapełnienia jednego wakatu. 

Takie działanie zaowocować powinno zdefiniowanym zestawem kompetencji na siatce wynagrodzeń lub umieszczeniem w ścieżkach rozwoju firmy. Dzięki temu w obrębie jednej organizacji osoby, które są lepiej wykwalifikowane i mają większą odpowiedzialność będą zarabiały więcej, niż te, które mają mniejszy zakres obowiązków. 

2. Benchmarking 

Wyceniając dane stanowisko warto przejrzeć oferty pracy, które za podobne umiejętności oferują konkretne stawki. Dzięki temu uniknie się sytuacji, w której ze względu na nierynkowe stawki ogłoszenie zostanie bez odzewu lub ze względu na dobrą sytuację firmy zaproponuje się mocno zawyżone stawki, co może zablokować rozwój finansowy na dalszych etapach pracy w firmie lub doprowadzić firmę do trudności w utrzymaniu płynności finansowej w dalszej perspektywie (np. przy zmianie klienta, który “opłaca” danego specjalistę). 

3. Przegląd raportów 

W Polsce funkcjonują grupy doradcze, np. Sedlak&Sedlak, HR czy Grupa Pracuj, które udostępniają raporty zawierające wynagrodzenia za poszczególne stanowiska. Część z nich jest odpłatna, ale można też znaleźć w pewnym zakresie bezpłatne raporty płacowe. Analiza takiego dokumentu pozwoli nam na ewentualne wyjście z bańki informacyjnej czy też z błędu poznawczego podyktowanego dostępem do wycinka rynku i ofert. 

Wszystkie te informacje oczywiście należy zestawić z budżetem oraz wpływem osoby, która ma pracować na danym stanowisku, na sytuację firmy. Tak wyciągnięte i zaakceptowane kwoty stanowią widełki płacowe w ofercie pracy.

Czas na copywriting! 

Mając wszystkie niezbędne informacje można przejść do mniej analitycznej, a zdecydowanie bardziej kreatywnej części, czyli przygotowania ogłoszenia rekrutacyjnego. 

Jeżeli jest na to czas, warto przygotować sobie personę (o której pisałam w artykule “Kim jest Karol? O tworzeniu person”), do której mówimy, a już koniecznie zastanowić się co kandydat chciałby usłyszeć. 

Od większości osób (o ile nie wszystkich) można usłyszeć na rozmowie o pracę, że chcą się rozwijać. I nie sądzę by mówili to, ponieważ rekruterzy chcą to usłyszeć – po prostu w pracy wszyscy szukamy ciekawych wyzwań. Dlatego warto jest dokładnie opisać rolę, a także wymagania, których brak zdyskwalifikuje kandydata. Oczywiście można i warto dodać język korzyści, pokazać klimat w pracy i nutkę kreatywności. Efektem powinno być ogłoszenie stanowiące kwintesencję miejsca pracy. Przykład?

Co dalej?

Przygotowanie ogłoszenia rekrutacyjnego może zamknąć fazę przygotowania do rekrutacji. 

Dzięki temu można podejść do tego procesu w sposób profesjonalny i rzetelnie informować kandydatów o czekającej ich rzeczywistości zawodowej, jaka spotka ich, jeśli przyjmą ofertę. To pozwoli obyć się bez przykrych niespodzianek i jest kwintesencją dobrego employer brandingu!

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.