HRakterna środa – jak przygotować się do rozmowy

10 lipca, 2019 Zespół redakcyjny

Rozmowa to jeden z kluczowych elementów procesu rekrutacyjnego. To podczas tego spotkania rekruter może zadać pytania, na podstawie których będzie podejmował decyzję co do dalszych losów kandydata. Z drugiej strony aplikujący ma okazję, żeby dowiedzieć się więcej o stanowisku, o które się ubiega oraz o samej firmie. I choć kandydatom przepytywanie kogoś może wydawać się łatwe – niekoniecznie tak jest. O czym rozmawiać? Jak się zachowywać? Zdalnie czy na miejscu? To tylko kilka kwestii, które należy przemyśleć przed rozmową.

Paulina Leja. Specjalistka do spraw rekrutacji IT i employer brandingu w NeuroSYS. Uwielbia kontakt z ludźmi i relacje społeczne. Chce zastanawiać się nad tym jak świat powinien wyglądać, a następnie takim go tworzyć i właśnie tę misję codziennie realizuje jako HR-owiec z wyboru. Bardzo ceni podejście projektowe oraz elastyczność w pracy. Karierę zawodową rozpoczynała w firmie outsourcingowej, następnie skoncentrowała się na działalności w software house’ach.

Spis treści

Niezależnie od odpowiedzi warto zadać sobie jeszcze jedno – być może najważniejsze pytanie: jak powinna wyglądać udana rozmowa rekrutacyjna? Dziś spróbuję pochylić się chronologicznie nad poszczególnymi jej elementami i podzielić spostrzeżeniami.

Zanim zaczniemy

Zdalna czy na miejscu?
Na to pytania nie ma uniwersalnej odpowiedzi. Do zalet rozmowy na miejscu zaliczyć można to, że z pewnością pozwala uniknąć problemów technicznych („czy mógłbyś/mogłabyś powtórzyć, sieć nam uciekła” albo próby zdzwonienia się przez 5-10 minut po rozpoczęciu spotkania). Dzięki spotkaniu na miejscu, kandydat może zobaczyć biuro oraz zaobserwować, choćby przelotnie, jak wygląda praca w firmie. Wielu osobom na żywo rozmawia się lepiej – łatwiej zwrócić uwagę na niewerbalne komunikaty, zinterpretować określone ruchy i łatwiej dopisać kontekst do słów. Niejednokrotnie po rozmowie face to face wychodzę z jasnym przekonaniem o team-ficie danej osoby, podczas gdy rozmowa zdalna pozostawia często niedosyt w zakresie tego, jak ta osoba się zachowywała. To samo może dziać się w drugą stronę – kandydat może nie być przekonany co do kultury organizacji, ze względu na to, że rekruter również będzie bardziej koncentrował się tym, żeby się dogadać, a nie nad tym jak się z drugą osobą komunikuje.
Z drugiej strony rozmowa zdalna ogranicza nakład czasu, który kandydat musi poświęcić na spotkanie, co daje większą wygodę w zarządzaniu swoim czasem, a to przekłada się często na przyspieszenie planowanego spotkania. W czasach, w których np. web developer jest w stanie zdobyć pracę w dwa dni (przyznaję – jest to mój prywatny rekord, włączając rozmowę “miękką”, techniczną i z CEO NeuroSYS-u – możliwe, że komuś się udało jeszcze szybciej!), jest to niewątpliwy atut. Ponadto aktywnie poszukujący pracy programista, niejednokrotnie uczestniczy w kilku procesach rekrutacji. Jeżeli nie jest zdecydowany na konkretną firmę, nic dziwnego, że nie ma ochoty poświęcać czasu dodatkowego, niż niezbędnie konieczny, na poznanie się z kilkoma, kilkunastoma firmami. Po pierwszych etapach, jeżeli obie strony rezonują – można wpaść do biura tych wybranych.

Pewnym rozwiązaniem jest dawanie dowolności kandydatowi i pozwolenie mu wybrać formy – w zależności od jego preferencji i potrzeb. Ważne jest jednak, żeby być gotowym na niedogodności, które obie formy ze sobą niosą.

Długość spotkania

Wspaniale byłoby zadać wszystkie interesujące pytania, jednak kandydat musi być uprzedzony o rozmowie, która ma trwać znacznie dłużej niż godzinę (idealnie byłoby zawsze uprzedzać o przybliżonym czasie trwania, jednak spotkanie trwające godzinę w rekrutacyjnym savoir vivrze jest dopuszczalne bez uprzedzenia). Dodatkowo, jeżeli ma trwać dłużej niż 2 godziny – warto zaplanować przerwę. Kandydat (i rekruter) mają swoją wytrzymałość (zwłaszcza w upały), a utrzymywanie pełni skupienia przed np. 3-4 godziny jest po prostu trudne i wpływa na jakość zaprezentowania się kandydata. Oczywiście – są wyjątki.
Mój najbardziej rozgadany kandydat w historii siedział na rozmowe rekrutacyjnej, która łączyła weryfikację “miękką” oraz techniczną 3 godziny i 45 minut. Żadna z osób weryfikujących nie wytrwała bez przerwy do końca (wody!), mimo że przepytywany twardo jej odmawiał (wychodziliśmy po kolei na chwilkę). Na koniec skwitował stwierdzeniem, że on tak standardowo siedzi 3 godziny, więc może za dużo mówi, ale że najdłużej siedział na rekrutacji 5 godzin.
Dlatego choć warto jest przemyśleć formę i długość spotkania, a następnie i odpowiednio zakomunikować te elementy kandydatowi, nie wszystko możemy zawsze przewidzieć. W związku z tym również, warto robić zakładkę na następujące po sobie rekrutacje. Około 15 minutowa przerwa może nie uratować przed opóźnieniem z kandydatem, którego rozmowa trwa klasycznie 3 godziny, ale w większości przypadków pozwoli uniknąć spóźnienia.

Zaczynamy

„Punkt 0”
Zanim odpowiemy na to pytanie, przyjrzyjmy się „punktowi 0” – czyli chwili przed rozpoczęciem rozmowy. Jeżeli rekruter jest profesjonalny, zapozna się z CV kandydata. Tym samym prześledzi rozwój jego kariery, począwszy od edukacji, na jego obecnej sytuacji zawodowej kończąc. Wie również czym się interesuje, jeżeli znalazł taką sekcję w CV. Natomiast kandydat, jeżeli zależy mu na zmianie pracy i jest dosyć świadomą osobą, która wie czego oczekuje od pracy, najprawdopodobniej poczytał już trochę o firmie i ma o niej ogólny pogląd. Bardzo możliwe również jest to, że odczuwa chociaż lekki stres, że znajdzie się w sytuacji, w której będzie oceniany, a co gorsza – nie wie, co dokładnie się zaraz wydarzy.
Mamy więc sytuację, w której spotkają się dwie osoby. Jedna na „własnym terenie”, przygotowana, czująca się swobodnie i pewnie, która wie z jaką osobą się spotka, pewnie wyrobiła sobie już o niej wstępną opinię. I druga – która nie wie co się zaraz stanie, ale wie, że to spotkanie może zdecydować o jej/jego życiu. Co należy z taką sytuacją robić? Zmniejszać dysproporcje!

Na dobry początek…

Na początku dobrze przeprowadzonej rozmowy rekrutacyjnej powinno mieć miejsce kilka wydarzeń, które służyć będą zmniejszaniu niepewności kandydata – czyli sprawianiu, żeby jego komfort i pewność siebie wzrastały.
Hello!
Na start – warto się… przedstawić. Ten element potrafi bardzo dobrze nadać ton rozmowie, powiedzieć wiele o kulturze organizacyjnej firmie. „Cześć, jestem Paulina, nie było problemu z dotarciem? Potrzebujemy jeszcze chwilki i możemy zaczynać. Skoczyć Ci w między czasie po coś do picia?” brzmi znacznie inaczej „Dzień dobry Panie Marcinie, za 7 minut rozpoczniemy spotkanie. Czy życzy Pan sobie wody, kawy lub herbaty?”. Osobiście jestem ogromną fanką przechodzenia na „Ty” z kandydatem, ale jestem świadoma, że musi być to spójne z kulturą organizacyjną firmy. Jeżeli w przedsiębiorstwie wszyscy są na „Pan” – nie widzę celu w takim zabiegu i należy po prostu wówczas postawić na uprzejmość i uśmiech.
Coś do picia?
Tu chyba wielu słów komentarza nie trzeba – ale rozmowa to często w mniejszym lub większym stopniu stresujące doświadczenie, podczas którego kandydat musi dużo powiedzieć. Warto mieć w pogotowie szklankę wody, żeby zwilżyć zaschnięte gardło. To oczywiście jest możliwe wyłącznie w przypadku rozmowy na miejscu. Niezależnie od formy dobrze i zdrowo jest pamiętać również o zapewnieniu wody sobie.
Rozkład jazdy
Kolejnym krokiem powinno być poinformowanie kandydata o tym, co będzie się działo w najbliższym czasie. To kto będzie na spotkaniu i jaki charakter będzie ono miało, kandydat powinien wiedzieć przed spotkaniem (np. rozmowa HR-owa, HR-owa i techniczna od razu, a może assessment center). Jako przykład podam historię o koleżance, która dotarła na rozmowę i okazało się, że tam czeka również 6 innych osób. Polecili im wykonać zadanie, wydające się obiektywnie rzecz ujmując, lekko absurdalne – jego częścią było przemieszczanie surowego jajka (w pionie) bez użycia rąk, w trakcie którego 3 osoby, bez słowa pilnie notowały. Wspominała to jako skrajnie stresujące przeżycie i chyba nie trzeba tłumaczyć, że jest ono raczej niewskazane, jeżeli chce się faktycznie dbać o doświadczenia pracowników.
Natomiast to jakie elementy będą następować po sobie – tzn. kiedy będziemy rozmawiać o firmie, przejdziemy do pytań o kandydacie, kiedy on będzie mógł zadawać pytania oraz jaki będą one miały cel – to warto wskazać na początku rozmowy, w ten sposób kandydat(ka) będzie mieć poczucie stabilizacji i pewności co do nadciągających wydarzeń.
Kilka słów o nas
Podczas rozmowy rekruterzy często pytają – co wiesz o firmie? Choć wiem, że to może pokazać poziom zaangażowania pracownika w dany proces, nie jestem zwolenniczką takiego rozwiązania. Po pierwsze przeczytane informacje, niekoniecznie łatwo jest przetworzyć i opowiedzieć w spójny sposób. Po drugie, uważam że HR ma możliwość w pełni „zaprojektować” to co kandydat o firmie się dowie, wyselekcjonować najważniejsze informacje oraz kolejność ich przekazywania. Takiej okazji nie można przepuszczać! W najlepszej wersji – będzie to usystematyzowanie wiedzy kandydata, a w najgorszym – nie tworzenia stresującej sytuacji, w której musi on na wstępie powiedzieć, że nie doczytał i nie wie o firmie nic.

Jak to ma wyglądać?

Żeby odpowiedzieć na pytanie jaka powinna być rozmowa rekrutacyjna, trzeba je postawić w następujący sposób: „Jaka ma wyglądać udana rozmowa?”. Wartościowa rozmowa, to taka, która jest interesująca i inspirująca, a obie strony traktują się z szacunkiem. Jak sprawić, żeby te przymiotniki odnosiły się do rozmowy o pracę? Przede wszystkim rozmowa musi mieć elementy właściwe dla rozmowy!
Oznacza to brak monologów lub traktowania kandydata, jak podejrzanego na przesłuchaniu. Warto jest się szczerze zainteresować się drugim człowiekiem. Dzięki temu nie pojawią się na rozmowie sztampowe pytania, które można znaleźć w internecie wpisując „pytania na rozmowie rekrutacyjnej” lub inne, mechanicznie odhaczane z listy, niezależnie od osoby, siedzącej po drugiej stronie stołu.
Natomiast dociekając motywacji dotychczasowych wyborów, można zachęcić rozmówcę do refleksji, której on do tej pory nie podjął w tej formie (zdarzało mi się to usłyszeć na rozmowie). Dzięki temu, takie spotkanie będzie bodźcem do kolejnych przemyśleń i będzie stanowić ogromną wartość w życiu kandydata.
Warto również pamiętać, że przebieg rozmowy zależy od dwóch osób, dlatego rekruter powinien zrobić co w jego mocy, żeby faktycznie zaangażować się w takie spotkanie, wykazując nieustające zainteresowanie odpowiedziami na jego pytania. To sprawi, że kandydat nie będzie miał poczucia, że zanudza drugą osobę, a tym samym traci czas. Dbanie o komunikację niewerbalną – taką jak uśmiech, otwarta postawa, potakiwanie głową, również może zaprocentować przyjemniejszym spotkaniem. Jest to również przyczyna, dla której warto pamiętać o byciu miłym i uprzejmym – taka postawa przynieść może wyłącznie same korzyści, wprowadzając atmosferę „fajnej rozmowy” do pomieszczenia.
W tym wszystkim nie wolno również zapominać o szacunku, który przejawia się w warstwie językowej spotkania, tego jak się zwracamy do drugiej osoby, powstrzymania się od niestosownych i nieprofesjonalnych pytań i komentarzy. Dobrym sposobem, na jego okazanie jest podziękowanie za poświęcony czas. Ta osoba mogłaby robić zupełnie inne rzeczy, w czasie tej rozmowy, ale postanowiła spotkać się z rekruterem i zainteresować właśnie tą firmą. Warto jest więc to docenić.

O czym rozmawiać?

Rozmowa rekrutacyjna (w swojej “miękkiej” części) odbywa się w bardzo konkretnym celu – przede wszystkim ma wstępnie zweryfikować kompetencje, motywację kandydata oraz zbadać jego team fit i dopasowanie do firmy, a także w miarę możliwości poznać osobowość potencjalnego, przyszłego pracownika. Zbadać ma również oczekiwania finansowe oraz dostępność kandydata. Część firm decyduje się również na weryfikację angielskiego, “rękami” rekrutera.
Tę wiedzę przekuć trzeba więc na działania. Pytania dotyczące kwestii zawodowych przede wszystkim zadawane będą w oparciu o CV – o zakres obowiązków, rolę w firmie czy projekcie lub pozyskane umiejętności. Dzięki temu poznać można o jakich kompetencjach można z kandydatem rozmawiać, zweryfikować czy oczekiwania firmy spójne są z tym, co prezentuje i czego doświadczył kandydat.
Często już tu wplata się pytania z obszaru motywacyjnego – to te o powody pozostawania lub rezygnacji z poprzednich miejsc pracy. Dodatkowo warto jest przygotować osobną część na pytania oczekiwań pracowników (tych w stosunku do przyszłego miejsca pracy) i preferowanych kierunków rozwoju. Dzięki temu mając perspektywę tego, jak sytuacja w firmie wygląda, rekruter jest w stanie zweryfikować czy dane miejsce pracy spełni oczekiwania kandydata i pozwoli mu się rozwijać. Jest to część rozmowy, w której tak naprawdę kandydat i rekruter grają do tej samej bramki.
W mojej ocenie dobry rekruter to taki, który chce, żeby wszystkie miejsca pracy zapełniły się kompetentnymi pracownikami, ale równocześnie, żeby każdy kandydat znalazł świetnie dopasowane miejsce pracy, zgodne ze swoimi oczekiwaniami. Dlatego jeżeli poszukuje się do zespołu pracownika, nie ma sensu koloryzować rzeczywistości i udawać, że praca wygląda inaczej, niż faktycznie jest. To przełoży się na dużą rotację i negatywną opinię o firmie. W dobie social media, kłamstwo ma bardzo krótkie nogi. A liczenie na pułapkę konsekwencji, w której “skoro już zmieniłem pracę, to w niej zostanę” – nie jest tego warte. Pracownik już zmotywował się do zmiany całkiem niedawno, nie zdążył się zasiedzieć. Dlatego też część badania motywacji kandydata jest tak ważna. Żeby móc wyłapać osoby, które szukają czegoś zgoła innego, niż firma jest w stanie zaproponować lub czego oczekuje.
Co jeżeli faktycznie zauważy się, że nie można sprostać oczekiwaniom kandydatom – warto jest w uprzejmy i szczery sposób poinformować jak sytuacja wygląda i co faktycznie jest możliwe. Następnie zadać pytanie kandydatowi, czy to jest coś co mu odpowiada. Nawet de facto nie odpowiadają, powie, że chce przemyśleć sprawę. To daje mu możliwość podjęcia samodzielnej decyzji, czy na konkretną pracę się zdecyduje (lub zrezygnuje z procesu, nie tracąc dalej niczyjego czasu).
Jeśli natomiast chodzi o osobowość – jest to niemalże niemożliwe, żeby poznać ją w trakcie krótkiej rozmowy (żeby ją zbadać niektóre firmy decydują się na assessment center). Mimo tego nie da się uciec od ogólnej oceny kandydata, jaki on jest, którą każdy HR-owiec podczas rozmowy sobie buduje. Z drugiej strony, zwłaszcza jako in-house, który pracuje z rekrutowanymi kandydatami, HR-owcy rozwijają swoje umiejętności w zakresie oceniania kandydatów i przekładania tej oceny na ich dalszą pracę.
Można obserwować czy kandydat faktycznie wpasował się w zespół i firmę oraz to czy współpraca okazała się długofalowa, czy kandydat po kilku miesiącach, znowu, bez głębszego powodu, zmienia pracę. W tym obszarze trzeba uważać, żeby nie wpadać w błędy poznawcze (o jednym z nich, efekcie Halo, który występuje w rekrutacji możecie poczytać tutaj). Dlatego warto jest usystematyzować rozmowę, zamykać konkretne tematy i starać się, żeby wcześniejsza część nie wpłynęła na kolejny obszar. Dzięki temu wiarygodność oceny wzrośnie, a to przekłada się na więcej sukcesów rekrutacyjnych.

Na deser

Na koniec warto jest zadbać o dwie kwestie – przestrzeń na pytania kandydata oraz poinformowanie go o dalszych krokach.
Pytania kandydata, na które uzyska odpowiedź, sprawią, że wyniesie on z rozmowy dodatkowe informacje, na wszystkie tematy, które go interesują – na temat pracy czy firmy. Trzeba bowiem pamiętać, że oferta pracy jest jak CV kandydata – jest to wyciąg najważniejszych kwestii, które przecież trzeba pogłębić podczas rozmowy. Dodatkowe szczegóły i opis są konieczne, ponieważ kandydat może źle zinterpretował przedstawione punkty lub wydawało mu się, że ma pewne zwroty rozumieć inaczej. Zresztą z ofertą jest jak z CV – rozmowa jest konieczna. Gdyby było inaczej, w przypadku oceny kandydata, każda akceptacja resume kończyłby się zatrudnieniem. Dlatego nie wszystkie informacje, które kandydat może znaleźć o stanowisku pracy czy o firmie (chociażby na stronie) muszą być i są w pełni jasne.
Natomiast przedstawienie dalszego planu na rekrutację, to kolejny raz redukcja stresu, czyli budowanie pozytywnych doświadczeń kandydata. Pozwala mu przygotować się na okres oczekiwania na feedback oraz na ewentualne kolejne kroki, które będą go czekać – tak aby nie lądował po rozmowie znowu w punkcie “0”. Oczywiście trzeba być gotowym na przekazanie feedbacku kandydatowi (niezależnie czy pozytywnego czy negatywnego) – ale to już temat na inny artykuł.
Et voilà!

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.