Czy urlop wypoczynkowy to zawsze rzecz święta? Rozwiewamy mity na temat twojego wolnego

Prawo pracy jest MEGA fajne / RocketJobs.pl

W dzisiejszych czasach odpoczynek od pracy w formie urlopu wypoczynkowego jest niezbywalnym przywilejem zatrudnionych. Jednak nie zawsze było to równie oczywiste! Na pierwsze płatne urlopy wypoczynkowe Polacy pojechali ponad 100 lat temu, czyli w 1922 roku, kiedy Sejm Rzeczpospolitej przyznał je pracownikom przemysłu i handlu. Wtedy, urzędnikom przysługiwał miesiąc w ciągu roku, zaś robotnikom fizycznym 15 dni roboczych. Wracając do przyszłości, jak wygląda to w obecnych czasach?

Lato lato, lato czeka… Śpiewaliśmy w czasach podstawówki, szykując się na upragniony okres wakacji, pełen zabawy i przeróżnych przygód. Niestety wejście w dorosłość brutalnie zweryfikowało nasze oczekiwania. Ciągły natłok obowiązków i zmęczenie skutecznie potrafią ugasić ten zapał. To nie znaczy jednak, że w dorosłości nie zasługujemy na chwilę odpoczynku. A wręcz należy się on nam prawnie! Warto zatem, podobnie jak w szkole, przysiąść przy biurku i zweryfikować wiedzę dotyczącą urlopu oraz wszystkich mitów, które wokół niego narosły. Korepetycji w tym zakresie udzieli nam Konstancja Gierba – kiedyś adwokatka specjalizująca się w prawie pracy, a obecnie pracująca w dziale HR międzynarodowej korporacji.

Co nam daje urlop wypoczynkowy?

Zobacz też

Zgodnie z prawem Dni wolne w 2023 roku. Jak zaplanować urlop, aby cieszyć się labą jak najdłużej?

Dzisiejszy świat gna nieustannie. Każdy, chcąc nie chcąc, biegnie w tym wyścigu szczurów. Łatwo w takich warunkach zapomnieć o potrzebie odpoczynku. Niemniej, faktem jest, że nasze ciało i umysł obowiązkowo potrzebują czasu na regenerację, aby działać w pełni wydajnie. Długotrwała praca bez przerwy może prowadzić do wycieńczenia lub chronicznego zmęczenia organizmu, a nawet do poważniejszych problemów zdrowotnych. Często nawet nie zdajemy sobie sprawy, jakie procesy zarówno fizyczne, jak i psychiczne zachodzą w naszym ciele.

Dlatego tak ważne jest, aby regularnie korzystać z urlopu wypoczynkowego. Każdy ma swój ulubiony schemat spędzania tego czasu. Urlop wypoczynkowy to okres, kiedy możemy odpocząć od codziennej rutyny i zrelaksować się w towarzystwie naszych bliskich, szansa na podróże i odkrywanie świata, naukę nowych języków, poświęcenie się ulubionym sportom czy też innym rodzajom hobby. Panuje jednak jedna kluczowa zasada: powinien być on poświęcony na regenerację sił witalnych. Grunt, że jest to przede wszystkim moment dla nas, a jego wykorzystanie nie powinno stanowić wyłącznie wymogu formalnego. Nie wszystko będzie można nadrobić na emeryturze.

Urlop wypoczynkowy. Czy obowiązkowo trzeba go wykorzystać?

Urlop jest prawem przysługującym pracownikom na UoP, bez względu na wymiar godzin, który realizują. Zależy od niego natomiast wymiar urlopu. Tradycyjnie, przy pracy na pełen etat pracownik może wykorzystać 20 lub 26 płatnych dni wolnych, jeżeli osiągnął wymagany staż pracy.

Kodeks pracy kładzie szczególny nacisk na konieczność korzystania ze swojej puli urlopu. Jego przestrzeganie jest dodatkowo okraszone potencjalnymi karami dla pracodawców, którzy nie dopilnowali, czy ich podwładni odpowiednio wypoczywali w skali roku. Z pewnością każdy zetknął się z regulacją dotyczącą obowiązku wzięcia przynajmniej jednego nieprzerwanego urlopu dwutygodniowego. Nie każdy jednak wie, że ten obowiązek nie dotyczy bezpośrednio pracownika, a właśnie pracodawcy i wcale nie jest aż tak niezbędny jak zazwyczaj nam się tłumaczy. Poprosiliśmy o wyjaśnienie tego zjawiska Konstancję Gierbę, specjalistkę z zakresu HR i prawa pracy.

Zasada wykorzystania co najmniej 14-dniowego, nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym ma zapewnić odpowiednią regenerację sił pracownika i wytchnienie od spraw służbowych. Konieczność zaplanowania dłuższego czasu wolnego jest obowiązkiem pracodawcy. Warto jednak wskazać, że zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy pracownik nie jest bezwzględnie zobowiązany do wnioskowania o co najmniej 14-dniowy urlop wypoczynkowy każdego roku. Jeśli pracownik jest zwolennikiem odpoczynku podczas częstszych przedłużonych weekendów, to ma prawo do wybrania takiej formy regeneracji. Warto jednak, by wyraźnie wskazał pracodawcy, najlepiej na piśmie, że nieudzielenie 14-dniowego urlopu wypoczynkowego odbywa się na jego wniosek.

– wyjaśnia Gierba.

A co jeśli nie wykorzystałem/am wszystkich dni? Przepisywanie urlopu na kolejny rok

Ta praktyka, chociaż popularna, okraszona jest też pewnym poświęceniem. Zazwyczaj za planowanie urlopu wypoczynkowego odpowiada przede wszystkim pracownik. Aczkolwiek pracodawca ma w tej kwestii wiele do powiedzenia i nie musi się zgodzić na dowolny termin. Od pewnego czasu role te odwracają się jednak w momencie, gdy nasz urlop wypoczynkowy dojrzeje, otrzymując przydomek „zaległy”.

Obecnie wciąż funkcjonują przepisy tzw. ustawy covidowej, które potwierdzają zasadę utrwaloną już w orzecznictwie Sądu Najwyższego, że pracodawca ma prawo dysponować urlopem zaległym pracownika bez jego zgody, by udzielić urlopu wypoczynkowego z poprzedniego roku najpóźniej do 30 września. Stąd też w praktyce w okresie końca wakacji i wczesnej jesieni pracownicy, którzy w poprzednich latach nie wykorzystali urlopu na bieżąco, mogą spodziewać się odgórnie udzielonego czasu wolnego

– podkreśla Gierba.

Czyli kto planuje ten urlop wypoczynkowy – ty czy twój pracodawca?

Niemniej, z reguły to właśnie od nas zależy jak, kiedy i ile urlopu wykorzystamy. Od wszystkiego znajdą się jednak wyjątki, o czym przypomina nam ekspertka prawa pracy i HR:

Pracownik tak samo nie jest zobowiązany do wykorzystania całej puli urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym. Musi się jednak liczyć z faktem, że z chwilą gdy urlop ten stanie się urlopem zaległym – tj. od 1 stycznia następnego roku – to pracodawca będzie jednostronnie uprawniony do decydowania, kiedy pracownik czas wolny wykorzysta.

Na wyróżnienie zasługują też sytuacje, kiedy nasza współpraca z daną firmą nieuchronnie zmierza ku końcowi.

Kodeks pracy bardzo dokładnie precyzuje okoliczności, w których to pracodawca jednostronnie nakazuje pracownikowi wykorzystanie urlopu w wybranym przez siebie terminie. Najbardziej typową sytuacją jest okres wypowiedzenia (wówczas pracodawca dysponuje zarówno zaległym, jak i bieżącym urlopem wypoczynkowym). Warto jednak pamiętać, że czas, w którym umowa dobiega końca, a strony już wiedzą, że nie będą jej przedłużać, nie jest okresem wypowiedzenia – jeśli pracownik poinformuje, że nie chce kontynuować z pracodawcą współpracy po zakończeniu obecnej umowy terminowej, to przełożony nie może wysłać go w tym czasie na urlop

– konkluduje ekspertka.

Kiedy można zażądać urlopu?

Według dobrej praktyki, plany urlopowe powinny być zazwyczaj zatwierdzane z wyprzedzeniem. Co zatem poczynić, gdy potrzeba wzięcia wolnego pojawia się nagle? Szczęśliwie, ustawodawca przewidział taką sytuację i stworzył szczególne rozwiązanie – urlop na żądanie. Aby go wykorzystać wystarczy, żeby pracownik skutecznie powiadomił pracodawcy o takiej potrzebie. W ciągu roku można z niego skorzystać jedynie cztery razy, dlatego warto porządnie się zastanowić przed skorzystaniem. Należy zauważyć, że nie są to dodatkowe dni wolne, lecz pochodzą z puli urlopu wypoczynkowego. Przyjęło się myślenie, że pracodawca nie ma sposobności odmówić takiemu wnioskowi. Niestety nie zawsze się to sprawdza. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, pracodawca może odmówić udzielenia takiego urlopu, a pracownik powinien wówczas stawić się do pracy.

Co więcej, istnieją pewne wyjątkowe okoliczności, w których można nawet zawrócić pracownika z takiego urlopu. Dotyczy to takich samych warunków jak w przypadku samego urlopu wypoczynkowego. Dyspozycja może zostać wydana tylko jeśli występuje szczególna potrzeba związana z ochroną ciągłości działalności lub żywotnym interesem przedsiębiorstwa.

Urlop wypoczynkowy. Czy zwolnienie lekarskie przerywa jego bieg?

Standardowa sytuacja: uczestniczycie w poniedziałkowym spotkaniu, a znajomy z zespołu właśnie wrócił z urlopu. Każdy dopytuje, jak spędził ten okres, a tymczasem okazuje się, że w łóżku i to zagrypiony z paczką chusteczek i termoforem. Zachorowanie podczas zaplanowanego urlopu wypoczynkowego bywa nie lada utrapieniem. Odwołanie już ustalonych planów i wyjazdów oznacza znaczące straty. A wypoczynek lub aktywne zwiedzanie przy 40 stopniach gorączki dość odlegle mija się z planem idealnego wyjazdu. Do tego pozornie wydaje się, że marnujemy cenny zasób urlopu, na który tak ciężko pracowaliśmy. Czy to na pewno jedyne rozwiązanie?

Na szczęście, uzyskanie zwolnienia lekarskiego przerywa nie tylko wykonywanie przez nas czynności służbowych, ale także trwanie urlopu wypoczynkowego. Zaplanowane dni urlopu od momentu uzyskania zaświadczenia powracają do puli, dzięki czemu można je ponownie wykorzystać w innym terminie. Co prawda nie wynagrodzi to pokrzyżowanych planów wypoczynkowych, ale niekiedy umożliwi ich realizację w późniejszym czasie. Warto także pamiętać o aspekcie finansowym, gdyż on również ma w tym swoje odbicie. Za czas spędzony na urlopie wypoczynkowym, pracownik otrzymuje 100 proc. wynagrodzenia, zaś podczas zwolnienia lekarskiego tylko 80 proc. Dlatego przejście na popularnie zwane L4 wiąże się z pewnym zmniejszeniem miesięcznej wypłaty.

Urlop rzecz święta. Czy aby na pewno?

Choroba chorobą, tego się nie przewidzi. Można co najwyżej pozłorzeczyć na pieski los i wiatr w oczy. Poziom frustracji jednak znacząco wzrasta, gdy w nasze plany relaksu zaczynają ingerować osoby trzecie. A przede wszystkim jedna konkretna osoba, czyli pracodawca. Przecież już się zgodził na nasz urlop wypoczynkowy. Nieobecność jest przyklepana, szef nie ma prawa teraz raptownie zmienić zdania i przekreślić wszystkich podjętych planów spędzenia wolnego czasu! Czy aby na pewno?

Przede wszystkim należy rozróżnić dwie sytuacje: przesunięcie zaplanowanego urlopu, który jeszcze się nie rozpoczął, z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, oraz odwołanie pracownika, który już korzysta z czasu wolnego, z uwagi na nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu okoliczności.
Podkreślenia wymaga, że takie działanie pracodawcy uzasadniają wyłącznie sytuacje szczególne, gdy nieobecność pracownika grozi poważnymi zakłóceniami toku pracy. Dobrym przykładem jest niespodziewana awaria komputerów lub innych urządzeń technicznych w biurze, podczas gdy jedyny pracownik IT aktualnie przebywa na urlopie.

– wyjaśnia Gierba.

A co z kosztami, kiedy urlop trzeba odwołać?

I chociaż opisana sytuacja raczej w żadnych okolicznościach nie będzie napawać nas optymizmem, to przełożenie leniwego działkingu połączonego z aktywnym grillowaniem na następny tydzień nie powinno jeszcze doprowadzić nas na skraj rozpaczy. Gorzej, jeśli „widzimisię” szefa wiąże się dla nas z ogromnymi stratami finansowymi, przykładowo przez konieczność odwołania egzotycznej wycieczki. W takiej sytuacji kusi, żeby ubiegać się o maksymalnie rekompensujące odszkodowanie poniesionych strat. Konstancja Gierba podkreśla, że jest to w pełni uzasadnione żądanie, jednak wyłącznie w przypadku spełnienia następujących warunków.

Kwestię wypłaty odszkodowania wprost reguluje tylko przepis Kodeksu pracy dotyczący odwołania z urlopu, a nie jego przesunięcia, jednak przyjmuje się, że jeśli pracownik przed wyjazdem poniósł już koszty związane z wypoczynkiem (np. opłacił bilety lotnicze bez opcji zmiany terminu), to pracodawca także w przypadku przesunięcia urlopu powinien takie koszty zrekompensować. Z kolei gdy pracownik jest już na wyjeździe i w trakcie otrzyma polecenie powrotu do pracy – będzie mu przysługiwał zwrot kosztów proporcjonalnie do okresu pobytu niewykorzystanego z powodu odwołania. Jeśli zatem zdążyliśmy spędzić jeden z dwóch tygodni w luksusowym hotelu, to pracodawca zwróci nam koszt połowy, a nie całej rezerwacji noclegu.

Po przesunięciu lub odwołaniu z urlopu, pracownik jest uprawniony do żądania zwrotu wyżej omówionych kosztów. Pomocne będzie przygotowanie rachunków czy faktur potwierdzających wydatki, by uniknąć dyskusji co do wysokości zwracanej kwoty, gdyż co do zasady obowiązek udokumentowania poniesionych kosztów spoczywa na pracowniku. Dla celów dowodowych, polecam złożyć do pracodawcy pisemny wniosek o zwrot kosztów, wraz z wyszczególnieniem kwot podlegających zwrotowi i dowodami potwierdzającymi ich poniesienie.

– tłumaczy ekspertka.

Zawrócenie pracownika z rozpoczętego wyjazdu

Czy to zatem oznacza, że możemy zostać zawróceni nawet w trakcie trwającego urlopu? Przecież niektóre warunki nie zapewniają nam możliwości nagłego powrotu. Czy sącząc z kokosa rum gdzieś na białej plaży Antigui mamy nagle porzucić wszystko, wsiąść do samolotu i wracać do biura? Niestety, taka konieczność może się zdarzyć.

Przepisy dają pracodawcy uprawnienie do odwołania pracownika z urlopu bez względu na to, gdzie pracownik urlop spędza. Jedyną przesłanką legalności takiego działania jest omawiany już fakt, że obecności pracownika w pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu. Oczywiście, pracownik ma jak najbardziej możliwość poinformowania pracodawcę, gdzie w danej chwili się znajduje, by pracodawca miał świadomość, jak wysokie może być odszkodowanie za natychmiastowe wezwanie pracownika np. z Karaibów do biura w Polsce. Jeśli jednak pracodawca utrzymuje, że obecność pracownika w pracy jest niezbędna, i bierze odpowiedzialność za pokrycie kosztów, to pracownik niestety powinien polecenie powrotu z urlopu wykonać, nawet jeśli wiąże się to dla niego z dużymi niedogodnościami. Dobrą praktyką jest, by od razu ustalić z przełożonym, w jakim terminie będzie można wykorzystać pozostałą część urlopu

– zarysowała nam przykrą okoliczność Konstancja Gierba.

Zatem na wyjazdach pamiętajmy lepiej o maksymie Carpe Diem! I chwytajmy każdy dzień urlopu na ile tylko możemy, bo nigdy nie wiadomo, kiedy „sprawy niecierpiące zwłoki” nas z niego zawrócą.

Na czym polega urlop bezpłatny?

Nawiązawszy stosunek pracy pozostajemy z przysługującym nam wymiarem 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego. Biorąc pod uwagę tylko dni robocze oznacza to około 4 do 5 tygodni wolnych w skali roku. Co jednak zrobić, gdy takie rozwiązanie nam nie wystarcza? A nie ukrywajmy, że nie jest to zawrotna ilość. Może planujemy podróż dookoła świata, albo nagle dowiadujemy się o możliwości nieoczekiwanego wyjazdu rodem z naszych snów .

Jednym z rozwiązań może być skorzystanie z bezpłatnego urlopu, udzielanego jedynie na pisemny wniosek pracownika. Jest jednak pewien haczyk oprócz tego, że oczywiście w tym czasie nie otrzymamy wynagrodzenia. Takowa forma przerwy oznacza de facto zawieszenie stosunku pracy na uzgodniony okres. Należy zaznaczyć, że pracodawca nie musi zgodzić się na takie rozwiązanie i może zawetować cały projekt. W takiej sytuacji pozostaje pożegnać się z Karaibami, a tropikalne słońce nadrobić kładąc się w ciemnych okularach pod lampką biurkową. Niemniej w większości sytuacji osiągnięcie konsensusu jest jak najbardziej możliwe, szczególnie gdy informujemy o sprawie z odpowiednim wyprzedzeniem.

Dłuższa nieobecność. Ile dni może trwać bezpłatny urlop?

Nie ma wyznaczonego górnego limitu na długość potencjalnego bezpłatnego urlopu. Anonimowy rozmówca podzielił się z nami swoją historią:

W latach 90. mój ojciec pracował naprzemiennie przez pół roku, po czym brał pół roku bezpłatnego urlopu. I tak przez kilka lat. Twierdził, że jest przytłoczony obowiązkami. Z perspektywy czasu sądzę, że to był przejaw wypalenia zawodowego. Albo nawet czegoś poważniejszego, jednak wtedy takie rozwiązanie było najkorzystniejsze dla wszystkich

– wspomina mężczyzna.

Niestety, długi przestój pociąga za sobą również pewne nieprzyjemne konsekwencje. Niewypłacanie wynagrodzenia wiąże się z zaprzestaniem wpłaty składek zdrowotnych, emerytalnych i chorobowych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jeżeli taki urlop trwa więcej niż 30 dni, zatrudniony traci prawo do ubezpieczenia zdrowotnego. Co za tym idzie, nie może korzystać z bezpłatnych świadczeń medycznych NFZ, chyba że samodzielnie opłaci składki w inny sposób.

Podobnie wygląda sytuacja z innymi osobami podlegającymi pod jego ubezpieczenie, czyli wychowywanymi dziećmi lub niepracującym małżonkiem. Taka osoba nie może również uzyskać owych świadczeń poprzez rejestrację w urzędzie pracy jako bezrobotny. Warto także zauważyć, że trwający dłużej niż jeden miesiąc bezpłatny urlop obniża wymiar płatnego urlopu wypoczynkowego proporcjonalnie do długości nieobecności. Z tych względów, najlepiej szczegółowo rozważyć wszystkie plusy i minusy przed wnioskowaniem o ponad miesiąc bezpłatnej przerwy w ciągu roku.

Czy pracującym w oparciu o umowę zlecenie lub B2B przysługuje urlop wypoczynkowy?

Przepisy kodeksu pracy stosują się do osób zatrudnionych na umowie o pracę. A co za tym idzie, kwestia, jak powinien być regulowany urlop wypoczynkowy. Według analizy Polskiego Instytutu Ekonomicznego, aż 20-30 proc. zatrudnionych Polaków pracuje w oparciu o inne formy umowy. Do najważniejszych schematów należą umowy cywilnoprawne, takie jak umowa zlecenia czy kontrakt B2B. Domyślnie, osoby z nich korzystające nie posiadają ustawowego prawa do płatnych dni wolnych od pracy. Oznacza to, że obie strony mogą ustalić przerwy na określone dni, jednak nie są one dodatkowo opłacane.

Co prawda możliwość wyznaczenia pracownikom płatnych dni wolnych nie jest całkowicie wykluczona. Wynika ona jednak wyłącznie z dobrej woli kontrahenta, który zdecyduje się na uwzględnienie stosownej klauzuli w umowie w umowie. Chociaż nie ma żadnego obowiązku coraz więcej firm decyduje się na wpisywanie ich do kontraktów. Celem takich działań jest próba wyrównania warunków zatrudnionych na różnych formach umowy, żeby uniknąć konkurencji lub zawiści wewnątrz zespołu.

Prawo pracy jest MEGA fajne – nowa kampania RocketJobs.pl

Więcej o swoich prawach dowiesz się dzięki naszej kampanii – Prawo pracy jest MEGA fajne. RocketJobs.pl, wychodząc naprzeciw potrzebom swojej społeczności, wystartował z serią materiałów dotyczących praw pracowniczych.

Sprawdź: prawopracyjestMEGAfajne.pl

A dodatkowo sprawdź oferty pracy w nowej kategorii na RocketJobs.pl – Prawo. Znajdziesz tam oferty pracy z tej branży, np. jako prawnik czy radca prawny.

Oferty pracy z

Magdalena Desperak

Redaktorka

Z wykształcenia filolog języka francuskiego, jednak od najmłodszych lat emocjonalnie związana z dziennikarstwem i działalnością literacką. Interesuje się szerokim wachlarzem tematycznym, zaczynając od kwestii językowych, kulturowych i społecznych, poprzez finanse i ekonomię, aż po naukę i prawo. Można powiedzieć, że w życiu podąża za iście renesansową definicją bycia "humanistą".