Czy pracodawca może pytać o powód zwolnienia (L4)?

Polacy przebywają na zwolnieniach lekarskich coraz częściej, a od kwietnia 2026 roku ZUS ma szersze narzędzia do ich kontroli. Nic dziwnego, że część pracodawców z większą uwagą przygląda się absencjom w firmie. Czy jednak zakład pracy może znać przyczynę nieobecności i o nią wypytywać?

Statystyki ZUS nie pozostawiają wątpliwości co do skali zjawiska. W 2025 roku zarejestrowano 27,5 mln zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy, co przełożyło się na 290,5 mln dni absencji – o 8 mln dni więcej niż w 2021 roku. Przeciętne zwolnienie trwało 11 dni. Najszybciej rośnie absencja związana ze zdrowiem psychicznym: z tytułu zaburzeń psychicznych i zaburzeń zachowania wystawiono 1,8 mln zaświadczeń, odpowiadających za 14,1 proc. wszystkich dni absencji – więcej niż choroby układu oddechowego (13,6 proc.) i urazy (13,1 proc.). W ciągu siedmiu lat liczba takich zwolnień wzrosła o ponad połowę.

• Czytaj również: Graphic designer — kurs, który naprawdę ułatwi ci start w 2026 roku

Kod L4. Co to jest i jakie ma znaczenie?

Zanim poznasz odpowiedź na pytanie, czy pracodawca ma prawo żądać od pracownika ujawnienia informacji o stanie zdrowia, warto wyjaśnić, co oznacza kod L4. Na zwolnieniu znajdują się trzy różne oznaczenia, które łatwo ze sobą pomylić. Pierwsze to wskazanie lekarskie w formie cyfry: 1 oznacza, że chory powinien leżeć, 2 – że może chodzić. To zalecenie medyczne co do zakresu aktywności, a nie regulamin kontroli. Drugie to numer statystyczny choroby, odpowiadający zdiagnozowanemu schorzeniu zgodnie z Międzynarodową Klasyfikacją Chorób. Trzecie to kod literowy od A do E, który pojawia się tylko w określonych sytuacjach.

Kod choroby na L4 ma szczególne znaczenie. To od niego zależy nie tylko wysokość zasiłku chorobowego, ale i prawo do jego otrzymania. Przykładowo kod B oznacza niezdolność do pracy przypadającą w okresie ciąży i wiąże się z prawem do świadczenia w wysokości 100 proc. podstawy wymiaru. Warto wiedzieć, że działa tu mechanizm ochronny: zgodnie z art. 57 ust. 2 ustawy zasiłkowej, na pisemny wniosek ubezpieczonego w zaświadczeniu lekarskim nie umieszcza się kodu „B” ani „D”. Można więc poprosić lekarza, by nie ujawniał pracodawcy ciąży ani gruźlicy. Konsekwencja jest jednak taka, że przy braku kodu „B” zasiłek przysługuje w wysokości 80 proc. podstawy wymiaru, a wyrównanie do 100 proc. wymaga przedłożenia odrębnego zaświadczenia stwierdzającego stan ciąży w okresie orzeczonej niezdolności do pracy. Natomiast kod C świadczy o niezdolności do pracy spowodowanej nadużyciem alkoholu. W wyniku czego choremu nie przysługuje prawo do wynagrodzenia ani zasiłku chorobowego przez pierwsze 5 dni od daty rozpoczęcia zwolnienia.

• Sprawdź także: Ile zarabia kelner w 2026 roku?

Łącznie wyróżniamy 5 kodów chorobowych, które lekarze mogą wpisać na zwolnieniu lekarskim, są to:

• A (niezdolność do pracy powstała po przerwie trwającej do 60 dni, spowodowana tą samą chorobą, która była przyczyną niezdolności do pracy przed przerwą),
• B (niezdolność do pracy w czasie ciąży),
• C (niezdolność do pracy spowodowana nadużyciem alkoholu),
• D (niezdolność do pracy spowodowana gruźlicą),
• E (niezdolność do pracy spowodowana chorobą zakaźną, z okresem wylęgania dłuższym niż 14 dni, lub inną infekcją, której objawy ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby).

Znaczenie praktyczne kodu A jest dziś mniejsze niż kiedyś – od 2022 roku okres zasiłkowy liczy się łącznie także wtedy, gdy kolejna choroba jest inna, o ile przerwa nie przekroczyła 60 dni.

• Zobacz również: Jak budować kulturę otwartego feedbacku w branży mediowo-marketingowej?

Czy pracodawca może pytać o powód L4?

Zanim odpowiemy, czy pracodawca może pytać o powód zwolnienia, potrzebne jest ważne rozróżnienie, bo krąży wokół tego dużo nieporozumień. Pracodawca nie widzi numeru statystycznego choroby – wersja e-ZLA, która trafia do płatnika składek, po prostu go nie zawiera. Konkretna diagnoza (np. F32 czy M54) pozostaje między pacjentem, lekarzem i ZUS-em. Pracodawca widzi natomiast kody literowe A–E, bo są mu one niezbędne do prawidłowego rozliczenia świadczenia – 80 czy 100 proc. podstawy wymiaru. Oznacza to, że kod B (ciąża) czy D (gruźlica) co do zasady nie są przed szefem tajemnicą – chyba że złożysz lekarzowi pisemny wniosek o ich pominięcie, o czym pisaliśmy wyżej. Same kody nie mówią jednak nic o przebiegu ani szczegółach schorzenia.

Czy wobec tego pracodawca może zapytać o przyczynę nieobecności w pracy? Zgodnie z art. 22¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.) – nie. Zakład pracy nie może żądać podania informacji o stanie zdrowia, zadawać pytań na temat tego, kiedy pracownik wróci do pracy ani też, kiedy skończy się jego choroba. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy sam zdecydujesz się takie informacje przekazać. Zgodnie z art. 22¹b Kodeksu pracy przetwarzanie danych o zdrowiu na podstawie zgody jest dopuszczalne wtedy, gdy przekazanie następuje z inicjatywy pracownika – a więc pytanie zadane przez szefa i uzyskana pod jego wpływem „zgoda” tego warunku nie spełniają. Brak zgody nie może być przy tym podstawą jakichkolwiek negatywnych konsekwencji.

Ciąża jest jedyną sytuacją, w której temat kodu warto przemyśleć samodzielnie – masz tu bowiem realny wybór między prywatnością a wysokością świadczenia. Warto przy tym rozdzielić dwie sprawy. Dla uprawnień pracowniczych związanych z ciążą podstawą jest art. 185 § 1 Kodeksu pracy, według którego stan ciąży powinien być stwierdzony świadectwem lekarskim, wydawanym według wzoru Mz/L-1. W praktyce orzecznictwo jest łagodniejsze – Sąd Najwyższy przyjął, że zaświadczenie o ciąży nie musi spełniać szczególnych wymagań formalnych, byleby wydał je lekarz i stwierdzało fakt ciąży; nie musi to być ginekolog. Dla wypłaty świadczenia w wysokości 100 proc. istotne jest natomiast oznaczenie zwolnienia kodem B albo – gdy kodu nie ma – odrębne zaświadczenie o ciąży. Sam wynik USG w żadnym z tych trybów nie wystarczy.

Zmiany w L4 od 13 kwietnia 2026 roku

Nowelizacja, która weszła w życie 13 kwietnia 2026 roku, doprecyzowuje pojęcia pracy zarobkowej i aktywności niezgodnej z celem zwolnienia oraz rozszerza uprawnienia kontrolne ZUS. Do art. 17 ustawy zasiłkowej dodano ustęp, według którego pracą zarobkową jest każda czynność mająca charakter zarobkowy, niezależnie od podstawy prawnej jej wykonania, z wyłączeniem czynności incydentalnych, których podjęcia wymagają istotne okoliczności – przy czym istotną okolicznością nie może być polecenie pracodawcy. To zmiana na korzyść pracownika, bo wcześniej nawet kilkuminutowa aktywność zawodowa mogła oznaczać utratę zasiłku za cały okres zwolnienia.

Równolegle wzmocniono kontrolę. ZUS może kierować ubezpieczonych na badania do lekarzy orzeczników lub konsultantów, zarówno w wyznaczonych placówkach, jak i w miejscu pobytu chorego, a także żądać dokumentacji medycznej od podmiotów udzielających świadczeń zdrowotnych.

Kolejny etap zmian jest już zaplanowany. Od 1 stycznia 2027 roku osoby posiadające więcej niż jeden tytuł do ubezpieczenia będą mogły korzystać ze zwolnienia tylko w jednym miejscu pracy, a w innym kontynuować obowiązki zawodowe, o ile pozwoli na to stan zdrowia.

Spotkanie z pracodawcą na mieście podczas L4

Mimo że wychodzenie z domu na L4 celem zrealizowania podstawowych potrzeb życiowych jest dozwolone, niektórzy pracownicy mogą czuć zakłopotanie, gdy w tym czasie spotkają przypadkowo na mieście swojego pracodawcę. W takiej sytuacji nie należy jednak panikować, ponieważ wizyta w aptece, zakupy czy spacer z psem nie stanowią nadużycia. Wskazanie 1 („chory powinien leżeć”) również nie jest bezwzględnym zakazem opuszczania mieszkania. Dopuszczalne pozostają wyjścia uzasadnione leczeniem lub sytuacją losową – wizyta u lekarza, badania diagnostyczne czy nagłe zdarzenie w rodzaju awarii w mieszkaniu. Wskazanie 2 nie jest z kolei przepustką do dowolnej aktywności. Jak wskazuje ZUS, adnotacja o możliwości chodzenia nie usprawiedliwia wykonywania pracy – dotyczy to w równym stopniu wskazania 1 i 2. Kluczowe jest jedno kryterium, wpisane wprost do przepisów od kwietnia 2026 roku: czy dana czynność nie jest sprzeczna z celem zwolnienia, czyli z powrotem do zdrowia.

Napotkany na mieście pracodawca może zadać kurtuazyjne pytanie o samopoczucie, warto wtedy uprzejmie na nie odpowiedzieć, bez wdawania się w szczegóły choroby, przebyte zabiegi czy też badania diagnostyczne. Jako pracownik nie masz obowiązku tłumaczyć się przed szefem ani wyjaśniać, ile jeszcze potrwa L4 i nieobecność w pracy. Jeśli relacja z szefem jest dobra, nic nie stoi na przeszkodzie, byś opowiedział o swojej sytuacji – ale to musi być Twoja decyzja i Twoja inicjatywa, a nie odpowiedź na dopytywanie.W obu przypadkach spotkanie nie powinno wpłynąć na dalsze zatrudnienie w firmie po powrocie ze zwolnienia lekarskiego.

Pracodawca ma pretensje o L4 – co robić?

Bywa, że pracodawca ma pretensje o L4 i próbuje naciskać na szybszy powrót do pracy. Czy ma do tego prawo? Nie. Niedozwolone jest również wyciąganie konsekwencji z L4, np. próba zwolnienia lub zaszantażowania zatrudnionego z powodu spotkania go na mieście. Takie zachowania mogą stanowić mobbing w rozumieniu art. 94³ Kodeksu pracy – a te przepisy zmieniają się w trakcie 2026 roku, więc kluczowa jest data. Do 4 listopada 2026 roku obowiązuje dotychczasowa, rozbudowana definicja, wymagająca wykazania m.in. długotrwałości nękania oraz jego skutków w postaci zaniżonej oceny przydatności zawodowej. Od 5 listopada 2026 roku obowiązuje definicja nowa i znacznie prostsza. Wprowadza ją ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ogłoszona 4 sierpnia 2026 r.

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 94³ § 2 mobbing oznacza zachowania polegające na uporczywym nękaniu pracownika, a uporczywość polega na tym, że nękanie jest powtarzalne, nawracające lub stałe. W praktyce oznacza to, że nękanie pracownika na zwolnieniu lekarskim – powtarzające się telefony z żądaniem powrotu, groźby czy złośliwe komentarze po każdej absencji – będzie łatwiej wykazać niż dotychczas. Zachowania incydentalne mobbingiem nie są, choćby stanowiły naruszenie dóbr osobistych pracownika. Z definicji zniknęły trzy elementy, z których każdy był dotąd osobnym progiem dowodowym do pokonania przez pracownika: wymóg długotrwałości, wymóg wystąpienia konkretnego skutku oraz wymóg intencjonalności sprawcy. Dochodzenie zadośćuczynienia nie zależy już od wykazania rozstroju zdrowia, a ustawa określa jego minimalną wysokość: sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę, czyli ok. 28 836 zł brutto w 2026 roku.

Zmiany dotyczą też obowiązków po stronie firmy. Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników musi ustalić reguły, procedury i częstotliwość działań w zakresie przeciwdziałania naruszaniu godności pracownika, dyskryminacji i mobbingowi. Na wprowadzenie regulaminu antydyskryminacyjnego lub odpowiednią zmianę regulaminu pracy pracodawcy mają 6 miesięcy od wejścia ustawy w życie.

Jeśli czujesz się dręczony z powodu przebywania na zwolnieniu chorobowym, możesz zgłosić się po poradę do Państwowej Inspekcji Pracy, a po zgromadzeniu odpowiednich dowodów – skierować sprawę do sądu pracy.

Rolą Państwowej Inspekcji Pracy (w skrócie PIP) jest przeprowadzanie postępowań wyjaśniających w przypadku zgłoszenia skargi pracownika na wystąpienie zjawisk niepożądanych, takich jak np. mobbing. Organ ten ma za zadanie przekazać poszkodowanemu wiedzę co do jego praw, przeprowadza również czynności kontrolne w zakładzie pracy. Natomiast jedynym organem uprawnionym do ostatecznej weryfikacji tego, czy pracownik został poszkodowany w miejscu pracy oraz, czy przysługuje mu odszkodowanie, jest sąd.

Dlaczego warto uprzedzić pracodawcę o planowanym L4?

W trosce o dobre relacje w pracy warto wspomnieć pracodawcy o planowanym L4 (np. z powodu zabiegu). Dzięki temu firma będzie mogła zaplanować z wyprzedzeniem działania na czas nieobecności pracownika – przydzielić zastępstwa, zaplanować inaczej zadania zawodowe itd. Samo przejście na L4 nie może być powodem zwolnienia, a w trakcie usprawiedliwionej nieobecności pracownik jest chroniony przed wypowiedzeniem. Wyjątkiem są nadużycia.

Nadużyciem, które wiąże się z dezorganizacją pracy pozostałych zatrudnionych osób lub nawet stratami dla pracodawcy, może być wielokrotne przebywanie na chorobowym bez istotnych wskazań medycznych czy też regularne krótkie zwolnienia, np. co 2 tygodnie. Uprawnienia do kontroli zależą przy tym od wielkości firmy. Każdy pracodawca może kontrolować sposób wykorzystywania zwolnienia w okresie, za który sam wypłaca wynagrodzenie chorobowe, natomiast szersze uprawnienia mają pracodawcy zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 ubezpieczonych – oni mogą weryfikować także zwolnienia, za które wypłacają zasiłki. Mniejsi pracodawcy muszą wystąpić o taką kontrolę do właściwego oddziału ZUS. Jeśli nieprawidłowości rzeczywiście zostaną potwierdzone, konsekwencją może być zwolnienie z pracy, a także utrata prawa do zasiłku chorobowego.

Nadużycia nie są jednak jedyną sytuacją, w której zatrudnienie może się zakończyć. Art. 53 Kodeksu pracy pozwala rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, gdy niezdolność do pracy przedłuża się ponad okres ochrony. Przy stażu krótszym niż 6 miesięcy ochrona trwa 3 miesiące, a przy stażu co najmniej 6 miesięcy – przez cały okres pobierania wynagrodzenia i zasiłku chorobowego oraz pierwsze 3 miesiące świadczenia rehabilitacyjnego. To rozwiązanie niezawinione, ale skutek dla zatrudnienia jest ten sam.

Jak poinformować szefa o zwolnieniu?

W dobie elektronicznych L4 (zwanych także e-ZLA) pracownik nie musi już dostarczać zwolnienia lekarskiego do zakładu pracy w formie papierowej. Fakt, iż wszystkie dane są przesyłane automatycznie, nie zwalnia jednak z obowiązku poinformowania pracodawcy o swojej nieobecności. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy zawiadomienie powinno nastąpić najpóźniej w drugim dniu nieobecności, chyba że regulamin pracy w danej firmie przewiduje inne zasady.

Jak powiedzieć pracodawcy o zwolnieniu lekarskim? Możesz tego dokonać osobiście, telefonicznie, SMS-em lub przez inną osobę (np. kogoś z rodziny lub kolegę z pracy). Dozwolone jest również przesłanie informacji o nieobecności z powodu choroby e-mailem albo listem poleconym, w zależności od ustaleń wynikających z regulaminu pracy danego zakładu. Nawet w sytuacji, gdy musisz skorzystać z kilkutygodniowego zwolnienia lub planujesz złożyć wypowiedzenie w niedługim czasie po powrocie z L4, nie warto palić za sobą mostów, ponieważ plany mogą ulec zmianie. Potraktuj pracodawcę z szacunkiem i krótko wyjaśnij sytuację, bez wdawania się w nieistotne dla sprawy szczegóły.