Pranie i spacer z psem na zdalnym? Nie zawsze się to uda. Ustalmy z góry, jak nasz zespół ma pracować na home office

fot. Shutterstock.com / Krakenimages.com

Choć pracujemy zdalnie już od paru lat, wciąż nie zawsze oczywiste jest, na co możemy sobie pozwolić na home office. Pracownicy widzą w pracy z domu okazję do pogodzenia życia prywatnego z zawodowym. Działy HR z kolei głowią się, jak wprowadzić skuteczne zasady i zakomunikować jasno oczekiwania co do pracy z domu. 

Odkąd praca zdalna stała się częścią zawodowej codzienności, mocno podkreśla się, jak wiele taki tryb pracy potrafi oszczędzić czasu. Koniec ze staniem w porannych korkach i z tłoczeniem się w popołudniowym ścisku w komunikacji miejskiej! Dość prasowania koszul i spodni w kant, niech żyją niewymagające dłuższej pielęgnacji, wygodne domowe ubrania!  

Praca zdalna zmieniła nasze zarządzanie czasem

W niektórych wypadkach home office wręcz trwale zmienił rytm dnia, który dotychczas był jasno podzielony między etat i obowiązki domowe. Nagle poczuliśmy pokusę, by uniknąć kolejek i wizytę z pupilem u weterynarza załatwić w samo południe. A służbowe zadania? Te można przecież dokończyć na spokojnie wieczorem. Obiady z kolei gotowaliśmy ze świeżo kupionych na sąsiedzkim bazarze składników. Dotychczas było to niemożliwe, bo stragany zamykały się znacznie wcześniej niż nasze biura. Niespodziewany telefon z przedszkola nie podnosił ciśnienia aż tak, gdy wiedzieliśmy, że możemy od razu wsiąść do samochodu. I w kilkanaście minut być w placówce na wezwanie nauczyciela.

Powyższe brzmi jak bajka gwarantująca elastyczność idealnie dopasowaną do naszych potrzeb. Z tego też względu rośnie popularność użycia filtrów „praca zdalna” lub „praca hybrydowa” w wyszukiwarkach portali publikujących oferty pracy. Mało kto jest chętny na spędzenie ośmiu godzin w biurze. Tam przerwy od pracy spędza się co najwyżej na plotkach przy biurowym ekspresie do kawy, a nie na wstawieniu domowej zmywarki czy wywieszeniu prania. Pracownicy widzą, jak wiele czasu konsumuje praca w pełni stacjonarna i coraz częściej chcą wynegocjować chociaż tzw. „hybrydę”. Po prawie trzech latach home office’u, trudno znieść wizję powrotu do domu grubo po 18, gdy po niewygodnej podróży autobusem, trzeba jeszcze ogarnąć kuchnię zdradzającą oznaki pośpiesznego przygotowania śniadania dla całej rodziny.

Praca zdalna w organizacji. Jak ją poukładać?

Opisane wyżej wyobrażenia na temat organizacji pracy zdalnej stanowią jednocześnie nie lada wyzwanie dla managerów i działów HR. Pracownikom potrafi umknąć fakt, że praca zdalna nie zawsze jest synonimem elastycznego czasu pracy. Zdarza się, że niektórzy traktują ten rodzaj organizacji pracy jako wyjątkowo elastyczny zawód, pozwalający wykonać dowolną ilość pracy w wybranym przez siebie czasie. Coraz częściej widać wrzucane do sieci ogłoszenia z serii „szukam pracy zdalnej”. Te punktują przede wszystkim domowe obowiązki uzasadniające pracę zdalną, a nie umiejętności i doświadczenie potencjalnego kandydata. Dla takich osób informacja, że podczas pracy z domu można nie mieć czasu zjeść kanapki pomiędzy callami, może być niezłym szokiem. 

Zobacz też

Praca zdalna Praca zdalna to nie zawód. Chcesz pracować zdalnie? Okej, ale zastanów się, co chcesz robić

W ramach przygotowania do wprowadzenia nowych przepisów o pracy zdalnej, które wchodzą w życie już 7 kwietnia 2023 roku, warto więc zdefiniować potrzeby organizacji. A tym samym oczekiwania co do czasu pracy pracowników świadczących pracę z domu. Co więcej, trzeba zadbać, by wszystkich skutecznie poinformować o systemach czasu pracy, jakimi poszczególne zespoły są objęte. 

Rzecz jasna, można poprzestać na wpisaniu ustalonych zasad w treść regulacji wewnętrznych lub umów o pracę. I uznać, że wykonaliśmy niezbędne minimum. Warto jednak włożyć dodatkowy wysiłek i upewnić się, że reguły są zrozumiałe, a w konsekwencji będą stosowane przez naszych pracowników. Przecież dobry manager jasno komunikuje swoim podwładnym nie tylko co mają robić, ale przede wszystkim jak. By uniknąć nieporozumień na tym polu – i niechybnie związanych z nimi rozczarowań, skutkujących falą zwolnień z inicjatywy jednej, jak i drugiej strony – trzeba te kwestie wyjaśnić od razu na etapie rozpoczynania pracy zdalnej. I to zarówno nowo zatrudnionej osobie, jak i pracownikowi związanemu z organizacją już jakiś czas.

System czasu pracy zależy od jej rodzaju, a nie miejsca

Pierwszym krokiem do wprowadzenia przejrzystych zasad jest wybranie odpowiedniego systemu czasu pracy. Zastanówmy się, czy rodzaj wykonywanych obowiązków wymaga od pracowników ciągłej pracy lub gotowości do niej przez cały dzień roboczy. Nie można przecież wykluczyć, że nawet przy pracy całkowicie zdalnej będą obowiązywały sztywno wyznaczone godziny rozpoczęcia i zakończenia. Ba, a nawet z góry określona pora korzystania z przerw. Jeśli w naszej firmie są stanowiska polegające na przykład na obsłudze klienta na infoliniach przychodzących, powinniśmy przypisać do nich tzw. podstawowy system czasu pracy. 

Wówczas może się okazać, że mimo pracy z domu pracownik podlega dokładnie tym samym regułom, które obowiązują w biurze. Musi więc wyraźnie zaznaczyć w programie każde swoje „wejście i wyjście”. A odejście od komputera będzie możliwe wyłącznie wtedy, gdy przypadną godziny wyznaczonej przerwy i system przestanie w tym okresie przypisywać połączenia do obsługi. W takim układzie nie do zrealizowania okaże się szybka wycieczka po bułki do pobliskiej piekarni. Brak aktywności z dużym prawdopodobieństwem zostanie zarejestrowany, a przełożony będzie miał prawo domagać się wyjaśnień.

Ale 8 godzin przy domowym biurku to nie zawsze całkowite maksimum.

Praca zdalna nie jest żadną przeszkodą dla wprowadzenia tzw. równoważnego systemu czasu pracy. Pracodawca ma prawo stwierdzić, że ze względu na rodzaj pracy potrzebuje wydłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do maksymalnie 12 godzin dziennie. Wówczas, niezależnie od tego, czy pracownik jest w domu, czy w biurze, może mieć wyznaczoną zmianę dwunasto lub czterogodzinną. Ważne, by dłuższy czas pracy w niektórych dobach był „równoważony” krótszym w innych. W rezultacie może to skutkować siedzeniem przy domowym biurku przez równą połowę doby, z uwzględnieniem odgórnie wyznaczonych przez pracodawcę przerw. W takim układzie pracownik napotka jeszcze większe trudności z pogodzeniem pracy z domu ze zwyczajowym dłuższym spacerem z psem po południu.

Przy sztywnych godzinach świadczenia pracy, trzeba pamiętać, że pracownik musi być wyraźnie poinstruowany, jak komunikuje rozpoczęcie i zakończenie dnia roboczego. 

Jeśli managerowi wystarczy zwykłe „cześć” i „na razie” wysłane rano i popołudniu na czacie, nie ma problemu. Jednak gdy w organizacji używany jest program do oznaczania obecności, należy przeszkolić z jego obsługi pracowników. A także zapewnić plan B na okoliczność ewentualnej awarii systemu. Wiadomo, że raczej bezproblemowo zgłasza się obecność w pracy w razie problemów technicznych (szybkie machnięcie ze swojego biurka „hej, jestem, tylko coś mi się zawiesiło!”). Jednak podczas pracy zdalnej może być to nie lada wyzwaniem. Na tym polu HR we współpracy z managerem powinien wypracować optymalne rozwiązania. I zadbać o to, by każdy pracownik został z nimi zapoznany. A w przypadku zajścia zmian w procesie przeszkolony z tej aktualizacji. 

Praca zdalna a elastyczny czas pracy. Zadaniowcy – czy na zdalnej mogą wszystko?

Jakie są inne możliwości? Coraz chętniej pracodawcy wprowadzają zadaniowy system czasu pracy. Ten dla większości pracowników jest wręcz wymarzony do pogodzenia zajęć prywatnych ze służbowymi. Pracownik zadaniowy nie ma sztywno wyznaczonych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, a jedynie wyznaczoną listę zadań, które powinien realizować. W zależności od charakteru stanowiska, czas ich realizacji może być mniej lub bardziej dowolny. Od większej swobody w wyznaczaniu sobie przerw podczas dnia roboczego, aż do nieskrępowanego przerzucenia sobie części pracy na godziny nocne lub weekend. 

Jeśli nie chcemy ryzykować, że pracownik w ramach swojego work-life balance wyznaczy sobie odgórnie wolne poniedziałki, podczas których nie będzie logować się do poczty służbowej ani odbierać telefonów od klientów, lepiej ustalić z nim od razu, jakiej aktywności w ramach zadaniowego systemu czasu pracy oczekujemy. Może być tak, że osoba na danym stanowisku otrzymuje wyznaczony katalog zadań na początku miesiąca, które ma zrealizować niezależnie od innych osób w ustalonym terminie, np. przygotowanie analiz, prezentacji czy raportów. Wówczas jak najbardziej na miejscu jest duża samodzielność pracownika w zarządzaniu swoim czasem pracy. 

Jeśli jednak zadania są wykonywane wspólnie z zespołem lub polegają na współpracy z klientem, to wizje spania do południa i rozpoczęcia pracy po późnym brunchu na mieście mogą pozostać w strefie marzeń. Nawet gdy pracodawca nie narzuca konieczności meldowania się codziennie punkt o 9 rano, wciąż ma prawo oczekiwać, że powierzone zadania będą realizowane terminowo i sprawnie. A współpracownicy nie będą siedzieć bezczynnie, bo akurat zadaniowy kolega postanowił wyjść na dwie godziny do lasu pooddychać świeżym powietrzem… i jest nieuchwytny z powodu braku zasięgu w telefonie. 

Zatrudniając pracowników zadaniowych, HR powinien przypomnieć managerowi o konieczności jasnego komunikowania względem pracownika oczekiwań dotyczących jego dostępności.

Z jednej strony pracownik nie jest ograniczony jedną piętnastominutową przerwą i w zasadzie może obejrzeć odcinek serialu w godzinach pracy, ale nie powinien też ignorować pękającej w szwach skrzynki mailowej, bo akurat miał ochotę na dłuższą przerwę. Przypomnijmy sobie, jak wyglądał zadaniowy system czasu pracy stacjonarnie. Nikt nikomu nie wypominał godziny spędzonej na kawie czy papierosie, jeśli tylko zadania były wykonane. Jeśli jednak pracownik był potrzebny natychmiast, bo właśnie zjawił się ważny klient albo ktoś naniósł na prezentację poprawki wymagające pilnego uwzględnienia, manager jak najbardziej miał możliwość wezwać pracownika z powrotem do biurka. Taką samą zasadę zastosujmy przy zadaniowej pracy zdalnej. Długa przerwa jest okej, jeśli nie powoduje obniżenia jakości lub nieterminowości w wykonywaniu zadań. 

Kontrola na zdalnej ostrzejsza niż w biurze 

Mówiąc o pracy z domu, nie sposób nie poruszyć istotnego tematu sprawowania przez pracodawcę kontroli na odległość. Od dłuższego czasu duże kontrowersje wzbudza kwestia monitoringu aktywności pracownika na sprzęcie służbowym podczas pracy zdalnej. W warunkach biurowych pracodawca zazwyczaj ograniczał się do ewentualnej kontroli przeglądanych stron internetowych lub służbowej skrzynki pocztowej. Odkąd jednak pracownicy przestali być w zasięgu szefowskiego wzroku, w niektórych organizacjach zaistniała potrzeba wprowadzenia dodatkowego rodzaju monitoringu. 

Już na początku pandemii pojawiały się kierowane do pracodawców reklamy aplikacji rejestrujących ruchy myszką. Te podnosiły stosowny alarm w sytuacji, gdy pracownik zbyt długo pozostawał „nieaktywny”. Jeśli zamierzamy korzystać z tego typu narzędzi, należy bezwzględnie poinformować pracowników o stosowaniu wszelkiego rodzaju monitoringu zarówno w biurze, jak i na home office. Manager nie może sprawdzać podwładnych w tajemnicy, gromadząc po cichu listę przewinień, by ostatecznie triumfalnie rozwiązać umowę o pracę. Kwestie monitoringu powinny zostać jasno opisane w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu (a wkrótce także w regulaminie pracy zdalnej). Przede wszystkim warto się zastanowić, czy taka forma kontroli jest organizacji rzeczywiście niezbędna. Abstrahując od jej zasadności – w końcu nie zawsze praca, zwłaszcza umysłowa, jest wykonywana jedynie pod warunkiem dotykania klawiatury laptopa – może być ona odbierana przez pracowników jako opresyjna. A także dowodząca braku zaufania pracodawcy do zespołu.

Jaki jest zatem plan działania HR na najbliższe tygodnie?

Przede wszystkim ustalmy potrzeby zarówno całej organizacji, jak i poszczególnych zespołów. Może się zdarzyć, że w zależności od stanowiska, w jednej firmie część pracowników będzie mogła ucinać regenerujący power nap we własnym łóżku, a inni nie zdążą nawet załadować małej pralki. Następnie utrwalmy ustalone reguły czasu pracy oraz ewentualnie kwestie dotyczące monitoringu w odpowiednich regulaminach. Pamiętajmy jednak, by jasno poinformować o nich pracowników. Dobrym pomysłem może być osobne szkolenie dla managerów, aby wiedzieli, czego mogą wymagać i jak komunikować swoje oczekiwania. A przede wszystkim, jeśli praca na danym stanowisku nie wymaga ciągłej obecności pracownika w sztywnych godzinach, przemyślmy wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy tam, gdzie to tylko możliwe. Pozwoli to pracownikom na większą swobodę w zarządzaniu swoim work-life balance i z pewnością podniesie poziom satysfakcji. 

Prawo pracy jest MEGA fajne – nowa kampania RocketJobs.pl

Więcej o swoich prawach dowiesz się dzięki naszej kampanii – Prawo pracy jest MEGA fajne. RocketJobs.pl, wychodząc naprzeciw potrzebom swojej społeczności, wystartował z serią materiałów dotyczących praw pracowniczych.

Sprawdź: prawopracyjestMEGAfajne.pl

A dodatkowo sprawdź oferty pracy w nowej kategorii na RocketJobs.pl – Prawo. Znajdziesz tam oferty pracy z tej branży, np. jako prawnik czy radca prawny.

Oferty pracy z

Konstancja Gierba

Ekspertka od prawa pracy

Z zawodu adwokatka specjalizująca się w prawie pracy, obecnie eksplorująca branżę HR z wewnętrznej perspektywy międzynarodowych firm. Łączy twardą wiedzę prawniczą z umiejętnościami miękkimi. Jej ulubiona część HR to employee relations, HR compliance i efektywna komunikacja wewnątrz organizacji.