Nigdy nie jest za późno, by rozstać się z klasą. Co może zrobić HR, by ukoić żal zawodowy, kiedy pracownik żegna się z firmą?

Rozstania generalnie bywają trudne. Nie inaczej bywa w sytuacjach zawodowych. Tutaj również, zupełnie jak w związkach, decyzja o zakończeniu relacji może mieć podłoże w braku satysfakcji, rozczarowaniu czy żalu. Nie oznacza to, że wszelkie szanse na rozejście się z klasą już przepadły. Są pewne kroki, które można podjąć, aby rozwiązanie umowy przebiegło w możliwie dobrej atmosferze wzajemnego szacunku.

Decyzja o rozstaniu z obecnym pracodawcą może być podejmowana spontanicznie. Zwłaszcza jeśli na horyzoncie pojawi się niespodziewanie wymarzona oferta. W innych okolicznościach potrafi być wynikiem wielomiesięcznych przemyśleń i ostrożnych rozważań wszystkich opcji za i przeciw. W ekstremalnych przypadkach będzie spowodowana narastającą frustracją i niezadowoleniem z warunków pracy. 

Respondenci raportu „Jak pracować, by nie żałować?” opracowanego przez RocketJobs.pl wskazują, że w ramach swojej aktywności zawodowej żałują m. in. tego, że nie walczyli o podwyżkę (24 proc. ankietowanych). A także że nie negocjowali wyższego wynagrodzenia w trakcie podejmowania zatrudnienia (21 proc. ankietowanych), brali na siebie zbyt dużo obowiązków (18 proc. ankietowanych) czy nie starali się o awans (17 proc. ankietowanych). 

Jak się rozstać z pracownikiem, żeby zmniejszyć żal zawodowy?

Przywołane powody z pewnością mogą skutkować obniżeniem satysfakcji z wykonywanej pracy, a w konsekwencji także złożeniem wypowiedzenia. Niezwykle istotne będą wówczas środki podejmowane przez HR. Osoba rozczarowana swoją rolą i całą organizacją może – a nawet w większości przypadków powinna! – zostać otoczona odpowiednią opieką w okresie offboardingu. W przeciwnym razie utwierdzi się w przekonaniu, że firma nie tylko nie dbała o nią w okresie trwania umowy. Ale też że zakończenie współpracy nie zrobiło na nikim żadnego wrażenia. 

Trzeba jednak pamiętać, że nie ma uniwersalnej instrukcji pożegnania z pracownikiem.

HR każdy przypadek powinien ocenić możliwie indywidualnie i tak dopasować wszystkie kroki procesu, by zadbać o jak najlepszy employee experience. Bo na to nigdy nie będzie za późno. 

Wczoraj się nie dało, ale dzisiaj już można

Często naturalnym odruchem po stronie managera i HR jest próba negocjacji z odchodzącym pracownikiem i błyskawiczne stworzenie kontroferty. Konkurencyjny pracodawca dał 15 proc. wynagrodzenia więcej? Dobra, to my dorzucimy kolejne dwa procenty i będzie po temacie. A może jednak uda się przyspieszyć ten awans, który pierwotnie planowaliśmy wdrożyć dopiero za dwa lata? Albo zaistnieje możliwość wewnętrznego transferu do innego działu, jeśli pracownik poinformował nas, że zamierza całkowicie zmienić ścieżkę kariery? 

Zanim padnie jakakolwiek oficjalna propozycja, lepiej wziąć trzy oddechy i zastanowić się, jakie potrzeby pracownik komunikował nam w ostatnich miesiącach. Jeśli kilkakrotnie zgłaszał prośby o podwyżkę i zawsze był zbywany mało konkretną odpowiedzią, że obecnie nie są przewidywane żadne rewizje wynagrodzenia w jego dziale, to nagła zmiana zdania po stronie pracodawcy może zostać kiepsko odebrana. Tym bardziej w przypadku, gdy pracownik odchodzi z uwagi na fakt, że w trakcie zatrudnienia nie został odpowiednio doceniony. Tak gwałtownie podejmowane ruchy jedynie utwierdzą go w przekonaniu, że nikt nie traktował jego sugestii poważnie. A firma podjęła działania wyłącznie dlatego, że wszystkich przeraża perspektywa szukania zastępcy na to stanowisko. 

Co powinien zatem zrobić HR, zanim zaleje taką osobę serią propozycji nie do odrzucenia?

Najlepiej zacząć od ustalenia, czy decyzja pracownika jest ostateczna i czy istnieje cokolwiek, co mogłoby wpłynąć na jej zmianę. Jeśli pracownik potwierdzi, że definitywnie chce się rozstać z firmą, wówczas należy zakończyć wszelkie negocjacje. Taką postawą okażemy, że słuchamy pracownika z uwagą, zrozumieniem i szanujemy jego zdanie. Nawet jeśli pociągnie ono za sobą określone niedogodności dla managera czy zespołu. 

Jednak gdy pracownik jest zainteresowany ewentualnym cofnięciem wypowiedzenia, to spytajmy, co konkretnie musiałoby się zmienić, by zdecydował się zostać w naszej organizacji. Postawmy na uczciwość w tych rozmowach – nie obiecujmy złotych gór, jeśli nie mamy pewności, że uda się sprostać tym oczekiwaniom. Jeżeli szczęśliwie wrócimy do niego z dobrą wiadomością i będziemy mogli spełnić stawiane przez niego warunki, wskażmy jasno, dlaczego w tym momencie jest to możliwe, a pół roku temu (gdy przecież prosił o to samo!) jeszcze nie było. To może być też dobra okazja do szczerego feedbacku, którego prawdopodobnie w poprzednich miesiącach zabrakło. Na przykład: „Aniu, bardzo chcemy, byś została z nami i przepraszamy, że dopiero wizja twojego odejścia uświadomiła nam, jak cenny jest twój wkład w to co robimy”. Takie słowa, jeśli tylko są prawdziwe, pomogą odbudować zaufanie i ukoić nieco żal wywołany wcześniejszymi decyzjami pracodawcy. 

By rozstanie było dobre, niezbędne jest domknięcie wszystkich spraw

Pracownik ostatecznie oznajmił, że nie ma możemy zrobić niczego, co wpłynie na zmianę decyzji o odejściu z pracy. Przestaliśmy zatem szukać możliwych rozwiązań i opracowywać strategie negocjacyjne. Czy to znaczy, że rola HR jest już w tym procesie zakończona i możemy skupić się jedynie na szukaniu godnego zastępcy na zwalniający się wkrótce wakat? Absolutnie! Oficjalne rozpoczęcie procesu offboardingu to unikalna okazja do tego, by przyjąć rzetelną informację zwrotną od pracownika na temat naszej organizacji. W tym celu HR powinien zorganizować tzw. exit interview, czyli rozmowę podsumowującą cały okres zatrudnienia i perspektywę pracownika na jego przebieg. 

Przygotowując exit interview należy zadbać przede wszystkim o odpowiednio dyskretne miejsce. Rozmowa w open spejsie zdecydowanie nie będzie sprzyjać szczeremu feedbackowi, który chcemy usłyszeć od pracownika. Na spotkanie wybierzmy dzień, w którym ani pracownik, ani my nie będziemy się nadmiernie spieszyć. W końcu nie chodzi o to, by z niecierpliwością patrzeć na zegarek, zamiast skupić się na tym, co powinniśmy powiedzieć bądź usłyszeć. Koniecznie zapewnijmy też pracownika o naszej dyskrecji. Musi mieć pewność, że to co powie zostanie między nim a HR. I że szczegóły tej rozmowy nie staną się zaraz obiektem najgorętszych biurowych plotek. 

Niewykluczone, że podczas tego spotkania nie zawsze będzie miło.

Prawdopodobnie bezlitośnie wypunktowane zostaną wszystkie zastrzeżenia do firmy czy niedociągnięcia managera. Nie powinniśmy jednak od takiej szczerości uciekać ani tym bardziej próbować z nią dyskutować, przedstawiając nasze stanowisko czy usprawiedliwienia dla pewnych działań. Pamiętajmy, że pracownik ma prawo odczuwać żal. Może uważać, że momentami nie był traktowany fair czy nie zgadzać się z podejmowanymi przez nas decyzjami. Możliwość podzielenia się swoją perspektywą jest niezwykle ważna dla odpowiedniego zakończenia procesu pożegnania z organizacją. Tak jak rozstając się z osobą partnerską należy zadbać o właściwe closure (pol. zamknięcie, zakończenie) relacji, również w przypadku sytuacji zawodowych najlepiej jest iść do kolejnej pracy z poczuciem, że z poprzednim pracodawcą wszystko sobie wyjaśniliśmy. Zatem stworzenie bezpiecznej przestrzeni dla podzielenia się tym, co pracownika bolało, wkurzyło czy zawiodło, jest jednym z najważniejszych zadań HR podczas terminacji umów. 

Uważny HR-owiec będzie potrafił także zidentyfikować obszary wymagające poprawy czy nawet zauważyć nieprawidłowości wymagające interwencji.

Może podczas exit interview okaże się, że obowiązujący proces oceny rocznej nie uwzględnia żadnych możliwości awansu, co jest kluczowe dla części naszej kadry? Albo między słowami wybrzmi, że w danym zespole nie dzieje się najlepiej i zdarzają się sytuacje potencjalnie mobbingowe? Jest spora szansa, że od osoby, która zaraz odejdzie z organizacji, dowiemy się znacznie więcej na temat jej funkcjonowania niż od całej reszty pracowników. Ci mogą nie czuć się dość komfortowo ze zgłaszaniem nieprawidłowości. 

Szansa na poprawę relacji na ostatniej prostej

Wypowiedzenie złożone, decyzja o zakończeniu współpracy podjęta, exit interview przeprowadzony. Teraz trzeba tylko przepracować jeszcze te parę miesięcy do czasu rozwiązania umowy. Nie jest to zwykle ulubiony okres w cyklu życia pracownika, zwłaszcza gdy ma już na horyzoncie upatrzoną nową pracę. Aby zminimalizować ryzyko rosnącej frustracji („nie dość, że nie chcieli się ze mną dogadać, to jeszcze teraz muszę tu siedzieć trzy miesiące bez sensu!”), HR powinien przeanalizować z managerem różne możliwości zarządzenia okresem wypowiedzenia. W każdym scenariuszu HR może też zaoferować wsparcie w procesie sprawnego przekazania obowiązków. Niewykluczone, że świeże spojrzenie kogoś spoza działu pomoże zmodyfikować dotychczasowy plan na zamknięcie bieżących zadań i ewentualne przeszkolenie wskazanego zastępcy.

Jeśli tylko nie zagrozi to ciągłości prowadzonych projektów ani nie obciąży nadmiernie pozostałych członków zespołu, warto zaoferować opcję skrócenia okresu wypowiedzenia. Szczególnie gdy czujemy, że pracownik stracił już wszelką motywację i odlicza skrupulatnie dni, które mu pozostały do przepracowania. 

Wyjście naprzeciw oczekiwaniom szybszego zakończenia stosunku pracy ma szansę być czynnikiem, który poprawi nasze relacje na ostatniej prostej przed metą.

Bo usilne trzymanie pracownika do samego końca okresu wypowiedzenia, bez większego uzasadnienia biznesowego, z pewnością na te stosunki dobrze nie wpłynie. A może nawet pogłębić poczucie żalu odczuwanego względem pracodawcy.

Szczególne wsparcie dla zwalnianych z powodów leżących po stronie pracodawcy

Dotychczasowe wskazówki dotyczą sytuacji, w której to pracownik inicjuje zakończenie stosunku pracy. Niestety, w ostatnim czasie coraz częściej bywa, że to pracodawca wypowiada umowę. I to niekoniecznie z powodów leżących po stronie pracownika. 

Otrzymanie wypowiedzenia z uwagi na likwidację stanowiska pracy czy redukcję etatów może wywołać skrajne emocje. Przede wszystkim wzmaga poczucie niesprawiedliwości („dlaczego padło akurat na mnie?!”) i potęguje wcześniej odczuwany żal. Choć decyzje o zwolnieniach czasem są nieuniknione, istnieje kilka sposobów, by wesprzeć pracowników dotkniętych ich skutkami w tym trudnym czasie. 

Świetną praktyką jest przygotowanie pracownikowi szczerych, osobistych referencji, w których podkreślimy jego osiągnięcia zawodowe i zalety charakteru.

Taki list rekomendacyjny może okazać się pomocny przy szukaniu kolejnego zatrudnienia i wyróżni daną osobę spośród innych kandydatów. HR może też pomóc w odświeżeniu CV, by bardziej przyciągało uwagę rekruterów. Gdy zwolnieniami dotknięta została większa grupa, dobrym pomysłem jest zakomunikowanie – oczywiście za zgodą wszystkich zainteresowanych – w mediach społecznościowych, że mamy do polecenia świetnych specjalistów z określonych branż, z którymi niestety musimy się rozstać z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. 

Powyższe działania, nawet jeśli nie zniwelują całkowicie poczucia żalu, z pewnością pomogą pracownikom poradzić sobie ze zmianą lub odejść z pracy z podniesioną głową. Nie pozostawiając ich całkowicie samych w okresie wypowiedzenia, damy wyraz temu, że są dla nas istotni. A także że zależy nam na ich samopoczuciu i przyszłości zawodowej. Zatem jeśli przegapiliśmy żółte flagi, którymi machali nam przed nosem przez ostatnich kilka miesięcy, wciąż mamy jeszcze szansę na zadbanie o dobre, jakościowe pożegnanie.

Jak pracować, by nie żałować? Raport RocketJobs.pl

Jako RocketJobs.pl opublikowaliśmy raport „Jak pracować, by nie żałować?”, w którym sprawdziliśmy, czego żałują pokolenia Z i Y w związku ze swoimi decyzjami zawodowymi. Przeprowadziliśmy wiele rozmów z przedstawicielami obu generacji i spytaliśmy o ich wyzwania, bolączki w pracy, a także o to, co daje im satysfakcję. Odpowiedzi na te pytania, znajdziecie w raporcie, którego partnerem merytorycznym jest SWPS Innowacje.